--- title: "9 dicas de Outlook para organizar suas tarefas" date: "2025-05-26T08:00:00" url: "https://www.godaddy.com/resources/br/artigos/dicas-de-outlook" --- # 9 dicas de Outlook para organizar suas tarefas Quando falamos de sistema operacional para PC, o Windows continua como o [mais utilizado no mundo](https://gs.statcounter.com/os-market-share/desktop/worldwide). Mas a Microsoft não se destaca apenas pelo software: o Microsoft 365 conta com diversas ferramentas indispensáveis em uma empresa. Para seus e-mais, por exemplo, algumas **dicas de Outlook**vão fazer toda a diferença na sua rotina. O sistema, porém, não serve somente para organizar e-mails. Dá para criar grupos de trabalho, organizar tarefas, marcar reuniões, acompanhar prazos e manter a rotina sob controle. Muitas dessas funções estão escondidas — mas você descobrirá todos os segredos agora! Confira 9 dicas de como organizar as tarefas no MS Outlook e ganhar tempo no dia a dia! ## 9 dicas de como usar o outlook para organizar tarefas essenciais para uma empresa Veja como usar o Outlook para otimizar seu dia a dia de trabalho: 1. Crie grupos de contatos; 2. Organize e-mails e pautas; 3. Adicione feriados e eventos esportivos; 4. Insira o calendário de outra pessoa ao seu; 5. Arraste arquivos para o Teams automaticamente; 6. Ative a Caixa de Entrada Focada; 7. Agende seus e-mails; 8. Use o Clutter para classificar mensagens; 9. “Varra” todos os e-mails de um mesmo autor. Ao entender como usar o Outlook, você não apenas organiza seus e-mails, mas tem à disposição diversas dicas de produtividade no trabalho. Veja, com detalhes, como proceder com cada uma. ### 1. Crie grupos de contatos Uma das primeiras dicas de como organizar o Outlook é criar grupos de contato, recurso que ajuda a enviar mensagens mais precisas. Você pode categorizar, por exemplo, entre setores da empresa ou níveis do fundo de funil. Veja como fazer: - no canto esquerdo do seu Outlook, clique no ícone Grupos > Novo grupo; - insira o nome e a descrição. Depois, clique em Criar; - coloque todos os contatos desejados no grupo. Na hora de [enviar um e-mail](https://www.godaddy.com/resources/br/artigos/como-escrever-um-email) ou marcar uma reunião, todos os participantes que você adicionou receberão a notificação. ### 2. Organize e-mails e pautas Uma das dicas de Outlook mais simples, porém essenciais, é a de [organizar](https://www.godaddy.com/resources/br/artigos/ferramentas-para-organizar-tarefas) suas pastas por categoria. Dessa forma, você separa suas mensagens por projeto ou cliente, por exemplo. A organização é simples: basta selecionar um e-mail, clicar com o botão direito e escolher a opção “Categorizar”. Por padrão, o Outlook nomeia as categorias por cores — verde, amarela e vermelha, por exemplo —, mas você pode alterá-las em “Gerenciar categorias’’. Também é possível arrastar e-mails para pastas específicas. ### 3. Adicione feriados e eventos esportivos Se você trabalha com uma multinacional, conhecer datas importantes de outros países é muito importante para marcar reuniões e horários adequados. Para tal, siga as dicas no seu Outlook: - clique no ícone de calendário > Adicionar calendário; - nos ícones do canto esquerdo, clique em Feriados; - selecione os países nos quais a sua empresa trabalha. Para empresas que atuam no setor esportivo ou acompanham eventos da área, o Outlook oferece uma função útil: o calendário de esportes. Dá para adicionar competições automaticamente e acompanhar os jogos direto na agenda. Siga o passo a passo: - acesse a opção “Adicionar calendário” e selecione “Esportes”; - escolha a categoria desejada (futebol, basquete, etc.); - veja a lista de campeonatos em andamento e clique no que deseja acompanhar; - filtre por time específico ou adicione o campeonato completo. ### 4. Insira o calendário de outra pessoa ao seu Ainda no assunto calendário, outra das dicas de Outlook que facilitam o dia a dia de uma empresa é o de adicionar a agenda de outra pessoa. Assim, toda vez que ocorrer uma alteração, você acompanhará automaticamente. Em **“****Adicionar calendário****”**, clique em **“****Assinar da web****”******e cole a URL do calendário que você deseja seguir. Também é possível importar eventos de um arquivo; para tal, selecione **“****Carregar do arquivo****”** e envie o documento. ### 5. Arraste arquivos para o Teams automaticamente Se você ainda não trabalha com o Teams, é uma questão de tempo. Segundo o [Statista](https://www.statista.com/statistics/1033742/worldwide-microsoft-teams-daily-and-monthly-users/), a plataforma alcançou 320 milhões de usuários ativos em 7 anos. Como é uma ferramenta nativa da Microsoft, você não precisa salvar arquivos do Outlook para enviá-los durante uma reunião. Basta arrastar o documento até a plataforma e enviar. É possível fazer o mesmo com e-mails: selecione a mensagem que deseja mandar e arraste até o Teams. ### 6. Ative a Caixa de Entrada Focada Uma das principais dicas de como organizar a caixa de entrada no Outlook é por meio da categoria “Destaques (Focused Inbox)”, ou caixa de entrada focada. Basicamente, é um recurso que divide os e-mails entre “destaques” e “outros”. Assim, sua página inicial mostrará somente as mensagens importantes para seu trabalho. Para ativá-la, siga o passo a passo: - clique no ícone de Configurações, localizado no canto superior direito da página inicial; - vá em E-mail > Layout; - a primeira categoria será Caixa de Entrada Destaques. Clique em Classificar mensagens em Destaques e Outros. Termine em Salvar, no final da página. Já para classificar os e-mails entre “destaques” e “outros”, clique no e-mail com o botão direito, selecione Mover > Mover para a caixa de entrada Destaques/Outros. ### 7. Agende seus e-mails Você precisa enviar uma mensagem, mas não quer mandar de madrugada ou fora do horário de expediente? Uma das dicas essenciais do Outlook é justamente a possibilidade de agendar seus e-mails. Veja como fazer: - escreva seu e-mail normalmente; - no botão de envio, clique na seta apontada para baixo, logo à direita da palavra Enviar; - clique em Tempo personalizado; - a ferramenta abrirá um calendário, com dia e horário à sua escolha. Após selecioná-los, clique em Enviar. ### 8. Use o Clutter para classificar mensagens Boa parte das dicas de Outlook têm como objetivo organizar seus e-mails. Com a enorme quantidade de mensagens recebidas diariamente — boa parte spam —, esses recursos ajudam a otimizar o tempo e a focar no que realmente importa. Uma dica simples de como organizar a caixa de entrada do Outlook é por meio do Clutter, ferramenta que classifica determinados e-mails como de baixa prioridade e os armazena sem notificar o usuário. Para utilizá-la, é preciso usar Mac e ter uma conta de e-mail em um servidor do Exchange, além do Microsoft 365. O problema é que, por ser uma inteligência artificial, o Clutter classifica a baixa prioridade conforme os próprios critérios de programação. Portanto, vale dar uma olhada no final do dia para ter certeza de que o recurso limpou sua caixa de entrada da maneira correta. Para tal, siga o passo a passo: - no painel esquerdo do Outlook, selecione sua conta do Exchange; - selecione a pasta Clutter para ver suas mensagens. ### 9. “Varra” todos os e-mails de um mesmo autor Para se livrar dos e-mails de um mesmo autor de uma vez só, selecione a mensagem e clique no ícone de vassoura localizado na barra de tarefas. A partir daí, o Outlook permite escolher entre: - mover todas as mensagens atuais da caixa de entrada; - mover todas as mensagens atuais e futuras da caixa de entrada; - sempre manter a mensagem mais recente, mas remover as antigas; - sempre mover mensagens com mais de 10 dias. Você também pode escolher em qual pasta colocar essas mensagens. ## Microsoft 365: todos os dias com você Agora que você entendeu como organizar o Outlook, percebeu que a ferramenta não é apenas uma caixa de e-mails. É possível estruturar todas as tarefas do seu dia a dia, criar grupos de trabalho e conferir feriados do mundo inteiro. E é nessa lógica que Microsoft 365 trabalha: tudo o que você precisa em uma única plataforma. Tenha Word, Excel, Teams e, claro, Outlook. Conte com um [e-mail com o domínio](https://www.godaddy.com/resources/br/artigos/o-que-e-dominio-de-email) da sua empresa e todo o suporte especializado que só a Microsoft oferece. Faça já sua assinatura do [Microsoft 365](https://www.godaddy.com/pt-br/business/microsoft-office-365).