كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي؟ – دليل كامل + أمثلة.

الأعمالالفئة
1 دقائق قراءة
ادم العشا

99٪ من مستخدمي البريد الإلكتروني يفتحو من بريدهم الإلكتروني كل يوم، وبعضهم يفتح حتى 20 مرة في اليوم! غالبًا ما يكون هذا هو أول شيء يفعله الأشخاص عبر الإنترنت ؛ 58٪ من المستخدمين يفحصون بريدهم الإلكتروني قبل أن يطلعوا على وسائل التواصل الاجتماعي أو الأخبار. يوضح لك هذا فقط أهمية تعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي يجذب انتباه القراء. خطوتك الأولى هي إنشاء بريد إلكتروني احترافي يفتحه الأشخاص ويردون عليه.

إذا كنت تبحث عن طريقة رخيصة لتسويق نفسك وتحويل العملاء، فإن التسويق عبر البريد الإلكتروني الاحترافي هو الأداة المناسبة لك. وفقًا لـ Campaign Monitor، مقابل كل دولار يتم إنفاقه على التسويق عبر البريد الإلكتروني، كان العائد مذهلًا قدره 44 دولارًا. هذا هو 4400٪ عائد استثمار.

ما هو البريد الإلكتروني الاحترافي؟

blue and white logo guessing game

البريد الإلكتروني الإحترافي هو عنوان بريد إلكتروني يُستخدم لأغراض تجارية أو مهنية. يتضمن عادةً اسم المرسل ومعلومات الاتصال المهنية، مثل عنوان بريده الإلكتروني ورقم هاتفه، ويتم كتابته بنبرة رسمية ومهنية. عادةً ما يتم استخدام البريد الإلكتروني الاحترافي للتواصل مع الزملاء والعملاء وجهات الاتصال المهنية الأخرى، ويمكن استخدامه لمجموعة متنوعة من الأغراض، مثل إرسال طلبات العمل أو جدولة الاجتماعات أو تقديم معلومات حول منتج أو خدمة. وعادة ما يعتمد على اسم الدومين المهني الخاص بك.

هناك الكثير من الفوائد لعنوان بريد إلكتروني احترافي مرتبط بدومينك ولكن أكبرها هو اكتساب ثقة عميلك.

تنسيق البريد الإلكتروني الاحترافي (العناصر الرئيسية).

العناصر الرئيسية لتنسيق البريد الإلكتروني الاحترافي هي عنوان الموضوع والتحية ومحتوى البريد الإلكتروني والإغلاق / إنهاء والتوقيع. يجب أن يكون سطر الموضوع واضحًا وموجزًا، ويجب أن يلخص بإيجاز الموضوع الرئيسي للبريد الإلكتروني. يجب أن تكون التحية رسمية ومهذبة، ويجب أن تتضمن اسم المستلم. يجب أن يكون نص البريد الإلكتروني منظمًا جيدًا ويسهل قراءته، ويجب أن يتضمن جميع المعلومات الضرورية بطريقة واضحة وموجزة. يجب أن يكون الإغلاق مهنيًا ومهذبًا، ويجب أن يتضمن التوقيع اسم المرسل ومعلومات الاتصال وأي معلومات أخرى ذات صلة، مثل المسمى الوظيفي أو اسم الشركة.

دعونا نناقشها بعمق:

(1)  عنوان الموضوع / عنوان البريد الإلكتروني

سطر موضوع البريد الإلكتروني هو الملخص المختصر الذي يظهر أعلى رسالة البريد الإلكتروني، أسفل معلومات المرسل مباشرة. إنه مهم لأنه أول ما يراه المستلم عند تلقي بريد إلكتروني، ويمكن أن يؤثر على قرار فتح البريد الإلكتروني وقراءته أم لا. يجب أن يكون سطر موضوع البريد الإلكتروني الجذاب واضحًا وموجزًا وملفتًا للانتباه، ويجب أن يمنح المستلم فكرة عن موضوع البريد الإلكتروني.

تتضمن بعض الأمثلة الجيدة لعناوين موضوعات البريد الإلكتروني الإحترافية على ما يلي:

  • "جدول الاجتماع للأسبوع القادم"
  • "تحديث مهم لمشروع XYZ"
  • "حسومات جديدة على موقعنا"
  • "دعوة للانضمام إلى برنامج VIP للعملاء"
  • "تعرف على خط منتجاتنا الجديد"
  • "تهانينا على ترقيتك الأخيرة"

عناوين الموضوع هذه واضحة وموجزة وغنية بالمعلومات، وتعطي المستلم فكرة جيدة عما يمكن توقعه من البريد الإلكتروني. من المحتمل أيضًا أن يجذبوا انتباه المستلم ويشجعونهم على فتح وقراءة البريد الإلكتروني.

(2)  التحية

تحية البريد الإلكتروني الرسمي هي التحية التي تظهر في بداية رسالة البريد الإلكتروني، بعد معلومات المستلم. إنه مهم لأنه يحدد النغمة لبقية البريد الإلكتروني، ويمكن أن يساعد في إقامة علاقة مع المستلم. يجب أن تكون التحية الجيدة عبر البريد الإلكتروني مهذبة ومهنية ومناسبة للعلاقة مع المستلم.

تتضمن بعض الأمثلة الجيدة لتحيات البريد الإلكتروني الإحترافية على ما يلي:

  • "عزيزي [الاسم]،"
  • "مرحبًا [الاسم]،"
  • "صباح الخير [الاسم]،"
  • "مساء الخير [الاسم]،"

هذه التحيات مهذبة ومهنية، وهي مناسبة لمعظم الأعمال أو المواقف المهنية. كما أنها مخصصة (لأنها تستخدم الاسم الكامل للشخص للقارئ)، مما يساعد على إنشاء اتصال شخصي أكثر مع المستلم.

إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا إلى هذا الشخص ولم تكن متأكدًا من كيفية مخاطبة المستلم، فمن الآمن عادةً استخدام تحية عامة، مثل "سيدي أو سيدتي" أو "لمن يهمه الأمر". ومع ذلك، إذا كان ذلك ممكنًا، فمن الأفضل دائمًا محاولة معرفة اسم المستلم واستخدامه في التحية لجعل البريد الإلكتروني أكثر تخصيصًا وجاذبية.

(3) محتوى البريد الإلكتروني

نص الرسالة الإلكترونية هو المحتوى الرئيسي للرسالة، حيث تقدم جميع المعلومات والتفاصيل اللازمة. إنه مهم لأنه الجزء الرئيسي من البريد الإلكتروني الذي سيقرأه المستلم ويتفاعل معه، لذلك يجب أن يكون مكتوبًا بشكل جيد ويسهل فهمه. يجب أن تكون هيئة البريد الإلكتروني الجيدة منظمة وموجزة وواضحة، ويجب أن تتضمن جميع المعلومات الضرورية بطريقة منطقية وسهلة المتابعة.

فيما يلي بعض الأمثلة على هيئات البريد الإلكتروني الجيدة:

  • "شكرا لك على طلبك الأخير. تمت معالجة طلبك وجاري تحضيره للشحن. تجدون مرفقًا بفاتورتك ومعلومات التتبع. إذا كانت لديك أي أسئلة، فلا تتردد في الاتصال بنا. شكرا لك مرة أخرى لإختيارك لنا."
  • "هذه الرسالة لطلب اجتماع لمناقشة التقدم المحرز في مشروع XYZ. هل يمكنك إعلامي ببعض التواريخ والأوقات المناسبة لك، حتى نتمكن من تحديد موعد اجتماع في الوقت الذي يناسبك؟ شكرًا لك مقدمًا على الوقت والتفكير. أتطلع إلى مناقشة المشروع معك أكثر. "
  • "كما تعلم، تقدم شركتنا حاليًا خصمًا خاصًا على منتجاتنا لفترة محدودة. أكتب إليك لأدعوك للاستفادة من هذا العرض والتوفير في عملية الشراء التالية. يرجى العثور على رمز القسيمة المرفق الذي يمكنك استخدمه للحصول على الخصم. شكرًا لك. نأمل أن نسمع منك قريبًا. "

محتويات البريد الإلكتروني هذه مكتوبة جيدًا وسهلة الفهم. أنها توفر جميع المعلومات اللازمة بطريقة واضحة وموجزة، وهي منظمة بطريقة منطقية وسهلة المتابعة. هم أيضًا مهذبون ومهنيون، مما يساعد على إقامة علاقة إيجابية مع المتلقي.

من آداب البريد الإلكتروني الجيدة استخدام نفس الخط عبر نص بريدك الإلكتروني.

(4) الإغلاق / إنهاء

يعد إغلاق البريد الإلكتروني هو الجزء الأخير من الرسالة، حيث يُقدم نهاية مهذبة واحترافية للبريد الإلكتروني. إنه مهم لأنه يساعد في إنهاء البريد الإلكتروني وترك انطباع إيجابي لدى المستلم. يجب أن يكون إغلاق البريد الإلكتروني الجيد مهذبًا ومهنيًا ومناسبًا للموقف.

تتضمن بعض الأمثلة على عمليات إغلاق البريد الإلكتروني الجيدة ما يلي:

  • "أشكركم على اهتمامكم بهذا الأمر. وأتطلع إلى جواب منكم قريبًا."
  • "إذا كانت لديك أي أسئلة أو استفسارات، فالرجاء عدم التردد في الاتصال بي. يسعدني تقديم المساعدة بأي طريقة ممكنة."
  • "أشكرك مرة أخرى على وقتك واهتمامك. آمل أن نتمكن من العمل معًا في المستقبل."
  • "أنا متواجد في أي وقت لمناقشة هذا الأمر بمزيد من التفصيل. يُرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية."
  • "شكرا لك على تعاملك معنا. يوماً سعيدا."

هذه الأمثلة مهذبة واحترافية ولطيفة. يظهرون للمتلقي أنك تقدر وقتهم واهتمامهم، ويساعدون في إنهاء البريد الإلكتروني بملاحظة إيجابية. كما أنها مناسبة لمعظم الأعمال أو المواقف المهنية.

(5) التوقيع.

توقيع البريد الإلكتروني هو كتلة نصية تظهر في نهاية رسالة البريد الإلكتروني، بعد فقرة إغلاق البريد الإلكتروني. يتضمن عادةً اسم المرسل ومعلومات الاتصال والمعلومات الأخرى ذات الصلة، مثل المسمى الوظيفي أو اسم الشركة. يجب أن يكون التوقيع الجيد للبريد الإلكتروني احترافيًا وغنيًا بالمعلومات ومتوافقًا مع العلامة التجارية الشخصية أو المهنية للمرسل.

تتضمن بعض الأمثلة على توقيعات البريد الإلكتروني الجيدة ما يلي:

  • "مع أطيب التحيات، [الاسم]"
  • "مع خالص الشكر، [الاسم]"
  • "شكرا [الاسم]"
  • "مع تحياتي الحارة، [الاسم]"
  • "مع أطيب التحيات، [الاسم]"

توقيعات البريد الإلكتروني هذه مهذبة ومهنية ومناسبة لمعظم الأعمال أو المواقف المهنية. تتضمن أيضًا اسم المرسل، مما يساعد على إنشاء اتصال شخصي مع المستلم.

بالإضافة إلى اسم المرسل، يجب أن يتضمن توقيع البريد الإلكتروني الجيد أيضًا معلومات الاتصال الخاصة بالمرسل، مثل عنوان بريده الإلكتروني ورقم هاتفه وموقعه على الويب. يساعد هذا المستلم على التواصل بسهولة مع المرسل، ويوفر طريقة للمستلم لمعرفة المزيد عن المرسل وأعماله أو مؤسسته. على سبيل المثال، قد يتضمن توقيع البريد الإلكتروني لمالك العمل اسمه وعنوان بريده الإلكتروني ورقم هاتفه وموقعه على الويب، بالإضافة إلى اسم الشركة وشعارها.

كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي في 8 خطوات بسيطة.

سأقدم لك 8 خطوات بسيطة لكتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية:

  1. الخطوة (1): استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافي
  2. الخطوة (2): سطر موضوع موجز وهادف
  3. الخطوة (3): تحقق من حقول المستلم (إلى، نسخة إلى ونسخة مخفية الوجهة)
  4. الخطوة (4): تحية مناسبة
  5. الخطوة (5): قم بصياغة نص بريدك الإلكتروني
  6. الخطوة (6): وضّح الهدف من الرسالة بسرعة
  7. الخطوة (7): أضف توقيعًا احترافيًا
  8. الخطوة (8): قراءة بريدك الإلكتروني عدة مرات قبل إرساله.

فلنبدأ بدراستهم:

person pointing white paper on wall

الخطوة (1): استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافي

عنوان البريد الإلكتروني المهني هو عنوان بريد إلكتروني يُستخدم لأغراض تجارية أو مهنية. وعادةً ما يتضمن اسم الشخص أو اسمًا مختلفًا له واسم الدومين لشركته أو مؤسسته. على سبيل المثال، قد يكون عنوان بريد إلكتروني احترافي لشخص يدعى محمد مصطفى يعمل في شركة ABC Corporation هو mohammad.mustafa@abc.com.

يعد استخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي أمرًا مهمًا لأنه يساعد على ترسيخ مصداقيتك واحترافك. كما أنه يسهل على الأشخاص الاتصال بك وتذكر عنوان بريدك الإلكتروني. يساعد عنوان البريد الإلكتروني المهني أيضًا في حماية عنوان بريدك الإلكتروني الشخصي والحفاظ عليه خاصًا، وهو أمر يمكن أن يكون مهمًا بشكل خاص إذا كنت تستخدم عنوان بريدك الإلكتروني الشخصي لأغراض تجارية أو مهنية.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد استخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي في إنشاء علامة تجارية متسقة ومتماسكة لعملك أو مؤسستك. باستخدام نفس اسم الدومين لجميع عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بك، يمكنك إنشاء صورة احترافية ومتسقة من شأنها أن تساعد في بناء الثقة والمصداقية مع عملائك وزملائك. يمكن أن يكون هذا مهمًا بشكل خاص للشركات الصغيرة أو المنظمات التي قد لا تمتلك نفس الموارد أو السمعة مثل الشركات الكبيرة.

يجب أن يكون البريد الإلكتروني الاحترافي المثالي متطابقاً مع الدومين الخاص بك.

الخطوة (2): سطر موضوع موجز وهادف

يعد عنوان الموضوع الهادف والمختصر مهمًا لأنه أول ما يراه المستلم عند تلقي بريد إلكتروني، ويمكن أن يؤثر على قرار فتح البريد الإلكتروني وقراءته أم لا. يجب أن يكون سطر الموضوع الجيد واضحًا وموجزًا وملفتًا للانتباه، ويجب أن يمنح المستلم فكرة عن موضوع البريد الإلكتروني.

باستخدام سطر موضوع هادف ومختصر، يمكنك المساعدة في ضمان ملاحظة بريدك الإلكتروني وقراءته من قبل المستلم. يمكن أن يكون هذا مهمًا بشكل خاص إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا مهمًا، أو إذا كنت تحاول جعل المستلم يتخذ إجراءً محددًا، مثل الرد على طلب وظيفة أو حضور اجتماع.

يمكن أن يساعد سطر الموضوع الهادف والموجز أيضًا في تحسين التنظيم العام وكفاءة اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك. من خلال توفير ملخص واضح وموجز للموضوع الرئيسي للبريد الإلكتروني، يمكنك مساعدة المستلم على فهم الغرض من البريد الإلكتروني بسرعة وتحديد كيفية تحديده من بين المهام ورسائل البريد الإلكتروني الأخرى. يمكن أن يوفر هذا الوقت والجهد لك وللمتلقي، ويمكن أن يساعد في الحفاظ على اتصالات البريد الإلكتروني الفعالة. الخطوة (3): تحقق من حقول المستلم (إلى، نسخة إلى ونسخة مخفية الوجهة)

الخطوة (3): تحقق من حقول المستلم (إلى، نسخة إلى ونسخة مخفية الوجهة).

حقول المستلمين في رسالة بريد إلكتروني هي الأقسام التي تكتب فيها عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين سيتلقون البريد الإلكتروني. حقول المستلم الرئيسية هي الحقل "إلى" وحقل "CC" (نسخة إلى) وحقل "BCC" (نسخة غير مرئية إلى).

الحقل "إلى" هو المكان الذي تدخل فيه عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين الأساسيين للبريد الإلكتروني. هؤلاء هم الأشخاص الذين تمت مخاطبتهم مباشرة في البريد الإلكتروني والذين من المتوقع أن يتلقوا وقراءة البريد الإلكتروني.

حقل "نسخة إلى" هو المكان الذي تدخل فيه عناوين البريد الإلكتروني لأي مستلم إضافي ممن يجب أن يتلقوا نسخة من البريد الإلكتروني. لا يتم التعامل مع هؤلاء المستلمين بشكل مباشر في البريد الإلكتروني، ولكن يتم تضمينهم في البريد الإلكتروني حتى يتم إعلامهم بموضوع البريد الإلكتروني.

حقل "BCC" هو المكان الذي تدخل فيه عناوين البريد الإلكتروني لأي مستلم يجب أن يتلقى نسخة من البريد الإلكتروني دون أن يكون عنوان بريدهم الإلكتروني مرئيًا للمستلمين الآخرين. هذا مفيد إذا كنت تريد الاحتفاظ بعناوين البريد الإلكتروني لمستلمي BCC خاصة، أو إذا كنت ترسل البريد الإلكتروني إلى عدد كبير من المستلمين ولا تريد إرهاق المستلمين الآخرين بقائمة طويلة من عناوين البريد الإلكتروني.

باختصار، الاختلافات الرئيسية بين الحقول "إلى" و "نسخة إلى" و "نسخة مخفية الوجهة" هي:

  • • حقل "إلى" مخصص للمستلمين الأساسيين للبريد الإلكتروني، والذين يتم توجيههم مباشرةً في البريد الإلكتروني والذين يُتوقع منهم قراءة البريد الإلكتروني.
  • • حقل "CC" مخصص للمستلمين الإضافيين الذين يجب أن يتلقوا نسخة من البريد الإلكتروني، لكن لم يتم التطرق إليهم مباشرةً في البريد الإلكتروني.
  • • حقل "BCC" مخصص للمستلمين الذين يجب أن يتلقوا نسخة من البريد الإلكتروني دون أن يكون عنوان بريدهم الإلكتروني مرئيًا للمستلمين الآخرين.

الخطوة (4): تحية مناسبة

person holding babys hand

لتُلق تحية مناسبة، يجب أن تبدأ البريد الإلكتروني بتحية رسمية ومهذبة، مثل "عزيزي [الاسم]" أو "مرحبًا [الاسم]،" وقم بتضمين اسم المستلم إن أمكن. يساعد هذا في تكوين نغمة احترافية ومهذبة للبريد الإلكتروني، ويظهر للمتلقي أنك تقدر وقته واهتمامه.

إذا لم تكن متأكدًا من اسم المستلم، أو إذا كنت ترسل البريد الإلكتروني إلى مجموعة من الأشخاص ولا تعرف جميع أسمائهم، فيمكنك استخدام تحية عامة، مثل "سيدي أو سيدتي"، أو " إلي من يهمه الامر." ومع ذلك، إذا كان ذلك ممكنًا، فمن الأفضل دائمًا محاولة معرفة اسم المستلم واستخدامه في التحية لجعل البريد الإلكتروني أكثر تخصيصًا وجاذبية.

بالإضافة إلى التحية، يجب عليك أيضًا مراعاة الأسلوب العام للبريد الإلكتروني وأسلوبه. يجب أن يكون البريد الإلكتروني المهني مهذبًا ومحترمًا، كما يجب أن يتجنب استخدام لغة عامية أو لغة غير رسمية. باستخدام نغمة احترافية ومهذبة، يمكنك البدء في بناء علاقة إيجابية مع المتلقي وترك انطباع جيد.

الخطوة (5): قم بصياغة نص بريدك الإلكتروني

لصياغة نص بريدك الإلكتروني بشكل احترافي وإبداعي، يجب عليك اتباع الخطوات التالية:

  1. ابدأ بتنظيم محتوى البريد الإلكتروني بطريقة واضحة ومنطقية. استخدم العناوين والنقاط لتقسيم النص وتسهيل قراءته، وتأكد من تضمين جميع المعلومات الضرورية بطريقة موجزة وسهلة المتابعة.
  2. استخدم نبرة مهنية ومهذبة، وتجنب استخدام لغة عامية أو لغة غير رسمية. سيساعد ذلك على إقامة علاقة إيجابية مع المتلقي وترك انطباع جيد.
  3. كن موجزا وغدخل إلى صلب الموضوع. تجنب استخدام الكلمات أو المصطلحات غير الضرورية، وحاول أن تجعل البريد الإلكتروني قصيرًا قدر الإمكان مع الاستمرار في تقديم جميع المعلومات الضرورية. سيؤدي ذلك إلى تسهيل قراءة البريد الإلكتروني وفهمه، وسيساعد على تجنب إغراق المستلم بمعلومات كثيرة جدًا.
  4. استخدم القواعد النحوية والإملائية الصحيحة، وصحح البريد الإلكتروني قبل إرساله للتأكد من خلوه من الأخطاء. سيساعد هذا على تجنب سوء الفهم والحفاظ على صورة مهنية.
  5. ضع في اعتبارك استخدام الصور أو الرسومات أو عناصر الوسائط المتعددة الأخرى لجعل البريد الإلكتروني أكثر جاذبية وإثارة للاهتمام. يمكن أن يساعد ذلك في جذب انتباه المستلم وجعل البريد الإلكتروني أكثر قابلية للتذكر. ومع ذلك، تأكد من استخدام هذه العناصر باعتدال وفقط إذا كانت ذات صلة ومناسبة لموضوع البريد الإلكتروني. الخطوة (6): وضّح الهدف من الرسالة بسرعة

باتباع هذه الخطوات، يمكنك صياغة نص رسالتك بطريقة احترافية ومبتكرة تساعد على إشراك المستلم وإيصال رسالتك بشكل فعال.

الخطوة (6): وضّح الهدف من الرسالة بسرعة

person holding eyeglasses

للوصول إلى هذه النقطة بسرعة في بريدك الإلكتروني، يجب أن تبدأ البريد الإلكتروني بسطر موضوع واضح ومختصر يلخص بإيجاز الموضوع الرئيسي للبريد الإلكتروني. سيعطي هذا المستلم فكرة عن موضوع البريد الإلكتروني ولماذا يجب عليهم قراءته، وسيساعدهم في تحديد كيفية ترتيب أولويات البريد الإلكتروني بين المهام ورسائل البريد الإلكتروني الأخرى الخاصة بهم.

في نص البريد الإلكتروني، يجب أن تكون موجزًا ومباشرًا. تجنب استخدام الكلمات أو المصطلحات غير الضرورية، وحاول أن تجعل البريد الإلكتروني قصيرًا قدر الإمكان مع الاستمرار في تقديم جميع المعلومات الضرورية. سيؤدي ذلك إلى تسهيل قراءة البريد الإلكتروني وفهمه، وسيساعد على تجنب إغراق المستلم بمعلومات كثيرة جدًا.

توضيح الهدف بسرعة في بريدك الإلكتروني يُعد أمرًا مهمًا لعدة أسباب. أولاً، يُظهر للمتلقي أنك تقدر وقته واهتمامه، وأنك لا تحاول إضاعة وقته بمعلومات غير ضرورية أو غير ذات صلة. يمكن أن يساعد ذلك في إقامة علاقة إيجابية مع المتلقي وترك انطباع جيد.

ثانيًا، يمكن أن يؤدي توضيح الهدف بسرعة إلى تحسين التنظيم العام وكفاءة اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك. من خلال توفير المعلومات الضرورية بطريقة واضحة وموجزة، يمكنك مساعدة المستلم على فهم الغرض من البريد الإلكتروني بسرعة ولتحديد كيفية الرد أو اتخاذ إجراء. يمكن أن يوفر هذا الوقت والجهد لك وللمتلقي، ويمكن أن يساعد في تحسين كفاءة وإنتاجية اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة  بك.

أخيرًا، يمكن أن يساعد توضيح الهدف بسرعة في تجنب سوء الفهم وسوء الاتصال. من خلال توفير المعلومات الضرورية بطريقة واضحة وموجزة، يمكنك المساعدة في التأكد من أن المستلم يفهم رسالتك وأنه يستجيب أو يتخذ إجراءً بالطريقة التي تريدها. يمكن أن يساعد ذلك في تجنب الالتباس والحفاظ على علاقة مهنية وفعالة مع المتلقي.

الخطوة (7): أضف توقيعًا احترافيًا.

يمكن أن تساعدك إضافة توقيع احترافي إلى بريدك الإلكتروني في الظهور بمظهر أكثر مهنياً، ويمكن أن يساعد أيضًا في توفير معلومات مهمة للأشخاص الذين يتلقون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. لإضافة توقيع احترافي إلى بريدك الإلكتروني، ستحتاج أولاً إلى إنشاء التوقيع نفسه. يمكن القيام بذلك عادةً باستخدام قائمة الإعدادات أو التفضيلات في برنامج البريد الإلكتروني أو الخدمة. ستحتاج إلى تحديد المعلومات التي يجب تضمينها في توقيعك، مثل اسمك والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال وأي تفاصيل أخرى ذات صلة. بمجرد إنشاء توقيعك، يمكنك بعد ذلك إضافته إلى بريدك الإلكتروني عن طريق تحديده من قائمة التوقيع في برنامج البريد الإلكتروني أو الخدمة. سيسمح لك هذا عادةً بإدراج التوقيع في الجزء السفلي من رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا، أو إدراجه يدويًا متى أردت استخدامه.

الخطوة (8): قراءة بريدك الإلكتروني عدة مرات قبل إرساله.

يعد التدقيق اللغوي لرسائل البريد الإلكتروني خطوة مهمة في عملية كتابة البريد الإلكتروني، حيث يمكن أن يساعد في ضمان أن تكون رسائلك واضحة وموجزة وخالية من الأخطاء. عند تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، من المهم قراءة الرسالة بالكامل بعناية للتحقق من وجود أي أخطاء إملائية أو نحوية أو أخطاء أخرى. يجب عليك أيضًا التأكد من أن نغمة بريدك الإلكتروني مناسبة، وأن الرسالة سهلة الفهم. بالإضافة إلى ذلك، قد ترغب في التحقق من أن أي روابط أو مرفقات مضمنة في بريدك الإلكتروني تعمل بشكل صحيح، وأن البريد الإلكتروني منسق بشكل صحيح.

أمثلة البريد الإلكتروني المهنية:

فيما يلي نموذج بريد إلكتروني لـ كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي يمكنك استخدامه لإخطار عملائك بزيادة الأسعار:

الموضوع: إشعار زيادة السعر

عزيزي [اسم العميل]،

نكتب إليك لإبلاغك أنه نظرًا لظروف السوق الأخيرة، سنعمل على زيادة أسعارنا على الفور. نعتذر عن أي إزعاج قد يسببه هذا الأمر، لكننا نعتقد أن هذه الزيادة ضرورية للحفاظ على المستوى العالي من الجودة والخدمة التي نقدمها.

نحن نقدر عملك ونقدر تفهمك لهذا الأمر. إذا كانت لديك أية أسئلة أو استفسارات، فلا تتردد في الاتصال بنا.

مع خالص التقدير، [اسمك]

[شركتك]

إليك نموذج بريد إلكتروني يمكنك استخدامه لإرسال خطاب يمكنك استخدامه عند تقديمك لوظيفة ما:

الموضوع: طلب [الوظيفة]

عزيزي السيد [اسم مدير التوظيف]،

أكتب لتقديم طلب للحصول على [المنصب الذي تتقدم له] في [اسم الشركة]. أنا مهتم جدًا بهذه الفرصة، وأعتقد أن مهاراتي وخبراتي تجعلني مرشحًا قويًا للوظيفة.

في منصبي الحالي في [الشركة]، اكتسبت خبرة في [المهارات والخبرات ذات الصلة]. أنا واثق من أن هذه التجربة، إلى جانب [مهاراتي وخبراتي الإضافية]، تجعلني مناسبًا تمامًا للوظيفة في [الشركة].

بالإضافة إلى خبرتي المهنية، أنا [سمة أو مؤهل شخصي ذي صلة]. أنا متحمس للغاية بشأن إمكانية الانضمام إلى الفريق في [الشركة]، وأنا حريص على المساهمة في نجاح المنظمة.

أشكركم على النظر في طلبي. إنني أتطلع إلى فرصة مناقشة هذا المنصب بمزيد من التفصيل ومعرفة المزيد عن الفريق في [الشركة].

مع أطيب التحيات، [اسمك]

[معلومات الاتصال الخاصة بك]

[خطاب الغلاف المرفق]

نصيحة للمحترفين: يمكنك العثور على اسم مدير التوظيف من LinkedIn.

أسئلة مكررة:

إليك بعض الإجابات عن أسئلتك الشائعة:

ما هي الخطوات الثماني لـ كتابة بريد إلكتروني احترافي؟

  1. الخطوة (1): استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافي
  2. الخطوة (2): سطر موضوع موجز وهادف
  3. الخطوة (3): تحقق من حقول المستلم (إلى، نسخة إلى ونسخة مخفية الوجهة)
  4. الخطوة (4): تحية مناسبة
  5. الخطوة (5): قم بصياغة نص بريدك الإلكتروني
  6. الخطوة (6): وضّح الهدف من الرسالة بسرعة
  7. الخطوة (7): أضف توقيعًا احترافيًا
  8. الخطوة (8): قراءة بريدك الإلكتروني عدة مرات قبل إرساله.

ما هي آداب كتابة بريد إلكتروني احترافي السبعة؟

آداب كتابة بريد إلكتروني هي سبعة وهم عبارة عن مجموعة من الإرشادات التي يمكن أن تساعدك في كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة ومهنية. تتضمن هذه الإرشادات ما يلي:

  1. واضح: يجب أن يكون بريدك الإلكتروني واضحًا وموجزًا، ويجب ألا يحتوي على أي معلومات غير ضرورية أو محيرة.
  2. صحيح: يجب أن يكون بريدك الإلكتروني خاليًا من الأخطاء، ويجب أن يستخدم القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم الصحيحة.
  3. مكتمل: يجب أن يتضمن بريدك الإلكتروني جميع المعلومات والتفاصيل الضرورية، ويجب ألا يترك أي أسئلة مهمة دون إجابة.
  4. موجز: يجب أن يكون بريدك الإلكتروني موجزًا ومباشرًا، ويجب ألا يحتوي على أي معلومات غير ضرورية أو غريبة.
  5. مهذب: يجب أن يكون بريدك الإلكتروني مهذبًا ومهنيًا، ويجب أن تتجنب استخدام لغة يمكن اعتبارها فظة أو غير مهنية.
  6. مراعاة: يجب أن يأخذ بريدك الإلكتروني في الاعتبار احتياجات وتوقعات المستلم، ويجب كتابته بطريقة يسهل عليهم فهمها والاستجابة لها.
  7. ذات مصداقية: يجب أن يكون بريدك الإلكتروني موثوقًا وجديرًا بالثقة، ويجب ألا يحتوي على أي معلومات خاطئة أو مضللة.

ما هي الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الأشخاص أثناء كتابة بريد إلكتروني احترافي؟

تتضمن بعض الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الأشخاص عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني ما يلي:

  1. عدم التدقيق اللغوي: عدم قراءة البريد الإلكتروني بعناية للتحقق من وجود أخطاء قد يؤدي إلى أخطاء تجعل البريد الإلكتروني يبدو غير مهني أو مهمل.
  2. استخدام عنوان موضوع غامض أو غير محدد: قد يجعل عنوان الموضوع الواسع جدًا أو الغامض من الصعب على المستلم فهم الغرض من البريد الإلكتروني.
  3. عدم تضمين عبارة واضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء: إذا كنت تريد أن يتخذ المستلم إجراءً محددًا، مثل الرد على بريدك الإلكتروني أو اتباع رابط، فتأكد من تضمين عبارة واضحة وموجزة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.
  4. استخدام نبرة وقحة أو غير احترافية: رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة بنبرة وقحة أو غير مهنية يمكن أن تسيء إلى المتلقي وتضر بسمعتك.
  5. إرسال البريد الإلكتروني إلى المستلم الخطأ: يمكن أن يساعد التحقق المزدوج من المستلم قبل إرسال البريد الإلكتروني في تجنب إرسال الرسالة بطريق الخطأ إلى الشخص الخطأ.
  6. تضمين الكثير من المرفقات: قد يؤدي إرسال عدد كبير جدًا من المرفقات إلى صعوبة فتح البريد الإلكتروني وقد يؤدي أيضًا إلى انسداد صندوق الوارد الخاص بالمستلم.
  7. عدم توفير سياق كافٍ: إذا لم يكن المستلم على دراية بالموضوع أو الموقف الذي تكتب عنه، فتأكد من توفير سياق كافٍ لمساعدته على فهم رسالتك.
  8. المتابعة: خذ الوقت الكافي دائمًا لتذكير المستلمين ببريدك الإلكتروني بعض الوقت بعد إرسالها.