Las aplicaciones en la nube colaborativas han modificado la forma en la cual trabajamos.
Evidentemente las oficinas no son lo que eran antes y el trabajo remoto es más y más común hoy en día. Atrás quedaron los días de papeles, agendas, teléfonos descompuestos con horarios de reuniones, olvidos de cuadernos o carpetas con los temas a tratar, memos o apuntes que no llegaban a nadie porque se perdían e infinidad de situaciones que sucedían.
Hoy en día los celulares, tablets y notebooks son parte esencial de nuestra infraestructura de trabajo y cada vez menos lo son equipos de escritorio. ¿Por qué sucede este fenómeno? Esto sucede por las aplicaciones en la nube colaborativas.
¿Qué son estas aplicaciones y por qué residen en la nube? Estas aplicaciones pueden ser clientes de correo, almacenamiento remoto de archivos, agendas grupales, planificadores de proyectos por nombrar algunas, ya que son miles y con las más diversas utilidades.
Cómo funcionan las aplicaciones en la nube colaborativas
Al generarnos un grupo de trabajo el cual, probablemente estará disperso por todo el país, si es que no está disperso por el mundo. Este grupo puede ser que, al estar repartido por el mundo, tenga distintos horarios de trabajo, por ejemplo, si estamos residiendo en Latinoamérica y una persona de nuestro grupo reside en Japón y otra en Italia, muy seguramente cuando uno esté despierto los otros estarán dormidos y viceversa.
Para mantener, por ejemplo, el esquema de trabajo “follow the sun” o “siguiendo el sol” nuestras aplicaciones colaborativas en la nube nos ayudan a tener todo sincronizado sin importar donde estemos, desde donde accedamos a la información o en qué dispositivo la veamos.
¿Por qué son “colaborativas”? La razón de esto reside en la famosa y misteriosa “nube”. Al estar nuestro grupo vinculado por una aplicación en un grupo de trabajo la “nube” opera como un concentrador que no importa donde está ubicado. Cualquier dato que modifiquemos en nuestra aplicación y al tener una conexión a internet, nuestra aplicación informará al servidor alojado en la nube que nuestro contenido ha sido editado o modificado haciendo que impacte en nuestro servidor los cambios haciéndolos visibles para todas las personas que estén relacionadas con nuestro grupo.
Esto permite que haya notificaciones y modificaciones en tiempo real, permitiendo que la noticia no tarde en llegar. Al suceder esto nos da la flexibilidad que las personas que toman las decisiones estén informadas en tiempo real de lo que sucede y ayudando a ganar tiempos que antes parecían imposibles.
Muchas de estas aplicaciones están programadas para hacer coincidir agendas a personas que están en distintas partes del mundo. Como ejemplo clave está en el cambio del uso horario y la facilidad de que la aplicación haga la conversión en tiempo real permitiendo que no haya errores en la hora de la junta o llamada.
Muchas veces, sucedía que las minutas de las juntas se perdían en emails, no se tenía una orden del día para la reunión o llegaba cuando la reunión había concluido. Esto va dejando de pasar, las reuniones se crean en la aplicación y el dispositivo móvil se encarga de avisarnos con antelación para que no se nos pase la hora y nos informa en tiempo real quienes estarán atendiendo la junta o si la misma se canceló.
Además de la junta, nos llegan por sincronización con la nube los temas a tratar, lo que nos permite manejar de manera más efectiva los tiempos de nuestros proyectos evitando reuniones que no se coordinan de forma eficaz y que terminan siendo un dolor de cabeza.
Estas aplicaciones en la nube colaborativas también tienen almacenamiento compartido de documentos, avisándonos quién ha editado y con qué, permitiéndonos saber si lo que se modificó en el documento es acorde a los documentos a entregar al cliente. Lo importante de este tipo de aplicaciones es saber quién y qué ha modificado en nuestro documento permitiendo un seguimiento más efectivo de los cambios en nuestro trabajo.
Con los puntos mencionados arriba, podemos darnos cuenta de que esta forma de trabajo ha venido para quedarse y probablemente con el tiempo haya una mejora sustancial y un aprendizaje más acelerado sobre esta forma de trabajo que hoy nos ocupa.
De momento no le vemos puntos en contra a esta forma de trabajo, ya que ayuda a reducir los caros espacios de oficina, reduce el tráfico y ayuda a tener un balance más armónico entre la vida profesional o laboral con la vida personal y familiar.
Espero que cada vez más empresas opten por esta forma nueva de trabajo con aplicaciones en la nube colaborativas y que muchos que aún no adoptaron esta forma de trabajo reflexionen, vean la velocidad y prontitud que sus negocios tomarían aquí y en cualquier parte del mundo.
Beneficios de usar aplicaciones en la nube colaborativas
Las apps para trabajo colaborativo en la nube impulsan la productividad, pues permiten realizar trabajo simultáneo, centralizar las comunicaciones y acceder de forma segura desde cualquier dispositivo. Ahora bien, si hay que concretar sus principales ventajas, ¿cuáles son?
- Coedición en tiempo real en documentos, hojas y presentaciones, lo que evita conflictos de versiones y acelera la coordinación del equipo.
- Acceso desde cualquier dispositivo y ubicación, facilitando el trabajo remoto e híbrido con archivos y comunicación siempre disponibles en la nube.
- Seguridad y cumplimiento de nivel empresarial, con controles de acceso, cifrado y administración centralizada que permite proteger datos y reuniones.
- Integraciones nativas y automatización de flujos con miles de herramientas de colaboración en línea conectables, reduciendo tareas repetitivas y ahorrando tiempo.
- Menos hilos de correo y revisiones, ya que la colaboración simultánea de estas aplicaciones para equipos de trabajo simplifica comentarios y aprobaciones, agilizando las entregas.
- Actualizaciones automáticas del software de colaboración empresarial, pues el hecho de estar en la nube permite que expertos lo hagan por ustedes.
Mejores aplicaciones en la nube para empresas en LATAM
Tanto si eligen herramientas colaborativas gratuitas como si las prefieren con planes premium que les aporten mayores garantías, aquí encontrarán soluciones de calidad, en español y que les facilitarán el trabajo remoto, la comunicación y la gestión de proyectos en Latinoamérica.
- Google Workspace: Suite cloud con Drive, Documentos, Hojas, Meet y Chat, con apps para trabajo colaborativo en tiempo real y seguridad avanzada.
- Microsoft 365: Word, Excel, PowerPoint muchas otras herramientas de colaboración en línea, incluida la IA de Copilot, con coautoría en tiempo real y suscripción flexible para empresas.
- Slack: Mensajería empresarial, canales y automatizaciones. Integra miles de aplicaciones para equipos de trabajo que permiten acelerar todo tipo de decisiones.
- Zoom Workplace: Videoreuniones, chat y telefonía VoIP en una sola plataforma, con colaboración con funciones potenciadas por IA.
- Asana: Gestión de proyectos y tareas, cronogramas y objetivos. Alinea equipos y agiliza procesos interdepartamentales.
- Trello: Tableros Kanban, listas y tarjetas, todos ellos perfectos para coordinar equipos y flujos con visibilidad clara.
- Notion: Documentos, wikis y bases de datos colaborativas en un solo espacio, con control de permisos y edición simultánea.
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Retos y consideraciones de la nube colaborativa
Para sacar partido a las apps para trabajo colaborativo es necesario superar desafíos técnicos, legales y operativos que pueden afectar a la seguridad, la continuidad y los costos.
- Identidad, acceso y MFA: Aplicar 2SV/MFA, mínimos privilegios y tener un control continuo reduce las posibilidades de sufrir secuestro de cuentas y brechas de seguridad.
- Residencia de datos y soberanía: Definir regiones de almacenamiento y procesamiento, y reportar transferencias, permite cumplir con normativas y requisitos sectoriales.
- Modelo de responsabilidad compartida: Ser plenamente conscientes de qué protege el proveedor y qué gestiona su equipo (datos, identidades, configuración).
- Continuidad y SLAs: Revisar garantías de disponibilidad, planes de DR y créditos por caídas, así como comprobar la continuidad operativa de forma periódica.
- Lock-in y portabilidad: Exigir exportación de datos, estándares abiertos e incluir cláusulas de salida y reversibilidad en contratos.
- Costos y sombra de TI: Controlar proliferación de apps con CASB/SaaS management y prácticas FinOps para visibilidad.
En cuanto al reto que supone usar la nube para crear páginas web y contenidos, nuestro servicio de Inteligencia Artificial GoDaddy Airo se lo pondrá más fácil que nunca: está incluido con la compra de su dominio, y genera páginas web desde cero y las llena de contenidos coherentes en apenas unos minutos.
Preguntas frecuentes sobre aplicaciones en la nube
¿Mis datos están cifrados en tránsito y en reposo?
Sí, Google Workspace y Microsoft 365 aplican cifrado fuerte por defecto en tránsito (TLS) y en reposo (AES), con opciones como cifrado del lado del cliente para casos de mayor control de claves.
¿Dónde se almacenan y procesan los datos?
Las suites empresariales permiten elegir regiones para almacenamiento y, cada vez más, para procesamiento, con informes de residencia y transferencias.
¿Quién es responsable de la seguridad?
En la nube rige la responsabilidad compartida: el proveedor asegura la infraestructura, mientras que ustedes deben gestionar la configuración, las identidades, los datos y el cumplimiento. Saber esto es lo que evita brechas por errores de permisos, exposición pública o mala gobernanza.
¿Qué fiabilidad garantizan estas plataformas?
Google Workspace y Microsoft 365 ofrecen compromisos de disponibilidad respaldados a nivel económico mediante SLA. Conviene revisarlos y probar planes de continuidad y recuperación ante desastres para escenarios de interrupciones, así como medir RTO/RPO internos en función de la importancia de los procesos.
