Nota del editor: Registra el dominio para usar con tu correo:
Saber cuál es el viaje de un email desde que hacen clic en enviar, y las características que debe cumplir todo buen servicio de correo electrónico profesional, les ayudará a comprender mucho mejor su funcionamiento y la importancia de este tipo de servicio para cualquier empresa latinoamericana.
Enviar y recibir correos de forma digital ya es un hábito común, pero detrás de tu programa de gestión de emails, hay todo un proceso que además de interesante, resulta indispensable conocer para saber elegir cuál es proveedor de servicio de correo electrónico ideal para ti.
Lo que debes saber sobre el servicio de correo electrónico
La ruta de servidor a servidor:
Al hacer clic en “send” o “enviar”, tu correo electrónico recorre un largo camino que comienza en tu servidor y termina en el servidor del receptor.
Los Emails viajan entre servidores gracias a los llamados MTA, en sus siglas en inglés “Mail Transport Agent”. Existe un MTA que se encarga de enrutar el correo electrónico hacia otro MTA que se ocupa de recibirlo. Ambos MTA se comunican a través de protocolos, por ejemplo el SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), que seguramente conoces como “servidor de correo saliente”.
Una vez que el MTA del receptor recibe el correo electrónico, lo almacena en un servidor de correo entrante que se conoce como MDA, en sus siglas en inglés “Mail Delivery Agent” hasta que éste es aceptado por el usuario. Entre el MTA y el MDA también hay protocolos de comunicación, los más comunes se encuentran: POP3 e IMAP, el primero, significa “Post Office Protocol” y el segundo “Internet Message Access Protocol”. Ambos se usan para recuperar el correo electrónico que llegó y si así se programan, pueden almacenar una copia en el servidor.
Entonces, en términos muy simples, los correos electrónicos que se envían se van a través de un servidor MTA que usa un protocolo SMTP y los correos que llegan lo hacen mediante un servidor MDA que usa un protocolo POP o IMAP. El protocolo POP recupera el correo, lo almacena y guarda una copia en el servidor. El protocolo IMAP recupera el correo, lo almacena y coordina estados como “eliminado”, “movido”, “leído” entre varios clientes de correo electrónico de forma automática.
El gestor de correo electrónico:
Mientras el correo electrónico es almacenado por el MDA y aguarda que el usuario abra su casilla, lo lea y decida qué hacer con él, el servidor debe mantener segura la información para que nadie excepto aquel a quien va dirigido el Email, tenga acceso. Lo anterior se consigue con un nombre de usuario y una contraseña. Una vez que la persona a la que va dirigida el correo electrónico está lista para leerlo, se activa el proceso que corresponde a la gestión de Email, el cual se lleva a cabo a través de un software que en términos técnicos se llama MUA, en sus siglas en inglés “Mail User Agent”. Los programas más comunes para gestionar correos electrónicos son Microsoft Outlook, Thunderbird y Apple Mail.
La seguridad de tu información:
Para que tus Emails viajen seguros y se mantengan así, es fundamental que elijas un proveedor de servidor profesional que te ofrezca la garantía de que cuenta con los recursos y los conocimientos técnicos necesarios para mantener en excelentes condiciones el servidor que se encarga de tu servicio de correo electrónico.
Lo anterior lo puedes comprobar si el proveedor es el dueño del servidor y no un tercero que solo se ocupa de vender el servicio. También es buena idea que investigues si el proveedor del servicio de correo electrónico cuenta con herramientas que te permitan gestionar tus Emails desde cualquier lugar, por ejemplo con Microsoft Office 365 puedes aumentar tu productividad si utilizas la versión en línea para crear, editar, almacenar y compartir documentos en la nube, incluyendo el gestor de correo electrónico de Microsoft.
Revisa que los planes que te ofrece tu proveedor digital incluyan filtros de virus y correo no solicitado, así como funciones que te permitan ahorrar tiempo como la sincronización entre dispositivos, es decir, que sin importar desde donde gestiones tu correo electrónico todas las acciones que realices se sincronicen en los dispositivos que utilizas. Por ejemplo, si eliminaste un correo desde tu teléfono móvil, que éste también quede eliminado en tu computadora de escritorio.
Por último, pero no por ello menos importante, asegúrate de contar con asistencia técnica profesional en todo momento para que sin importar el día o la hora en que necesites apoyo, tengas la tranquilidad de que habrá un experto dispuesto a resolver tus dudas o cualquier inconveniente que pueda presentarse con tu servicio de correo electrónico.
Si quieres saber más sobre las herramientas que existen para tener un correo profesional y cómo puedes usarlo para aumentar tus ventas, continúa navegando por aquí.
Tipos de servicios de correo electrónico y sus ventajas
Si han llegado hasta aquí preguntándose cómo crear un correo electrónico profesional, lo primero que deben saber es cómo diferenciar entre sus diferentes clases para tener claro cuál de ellas elegir y, más importante aún, por qué hacerlo.
- Correo alojado en hosting (IMAP/POP3/SMTP): Los paquetes de hosting incluyen cuentas de correo a las que se accede vía webmail o cliente. Permiten llevar un control de dominios y costes bajos, donde IMAP sincroniza bandejas entre dispositivos, POP3 descarga al equipo y SMTP gestiona el envío. Este modelo es perfecto para pymes que buscan simplicidad y redirecciones, aunque requiere de una buena configuración antispam y de copias de seguridad del servidor para evitar pérdidas al migrar..
- Correo empresarial gestionado con dominio propio: Servicios como Microsoft 365 o Google Workspace ofrecen buzones profesionales con el nombre de su empresa tras la ‘@’, lo que otorga mayor credibilidad de marca, paneles de administración, políticas de seguridad, archivado y acceso desde web, móvil y Outlook. Escalan bien, incluyen SLA y funciones colaborativas como calendario, salas y grupos. Sin duda, una de las mejores ideas para correo electrónico profesional.
- Plataformas de correo seguro y cifrado de extremo a extremo: Una opción ideal si necesitan proteger comunicaciones sensibles, pues este tipo de servicios prioriza la privacidad con un cifrado fuerte y una arquitectura de acceso cero. Es recomendable, por ejemplo, para despachos de abogados, redacciones periodísticas y equipos que valoran reducir la cantidad de metadatos y reforzar la seguridad por defecto.
- Correo transaccional (API/SMTP) para apps y e-commerce: Garantizan alta entregabilidad, IPs dedicadas opcionales, métricas, plantillas y APIs que se integran con su backend, y todo sin necesidad de mantener un MTA propio. Además gestionan reputación y autenticación para mejorar la entrada a inbox. Suele complementarse con el correo de trabajo, permitiendo que el equipo utilice su buzón normal mientras la aplicación envía por la plataforma transaccional.
- Servidor propio o VPS autogestionado: Si necesitan control total, pueden desplegar su propio servidor de correo. Esto les permitirá personalizarlo al máximo, pero en contrapartida es una solución de mayor complejidad y que obliga a realizar copias de respaldo y una monitorización constante.
Con esto ya se hacen una idea sobre cómo debe ser un correo electrónico profesional, ¿pero y si les decimos que aún pueden sacarle mucho más provecho a este recurso sin exponer por ello los datos privados que intercambien a través de él? ¡Sigan leyendo para descubrirlo!
Mejores prácticas para usar el correo electrónico de forma segura
El correo electrónico profesional es el puente entre sus cuentas, sus finanzas y sus clientes. Por eso la seguridad debe estar presente en todo momento, desde cómo escribir un correo electronico profesional hasta cómo almacenar los mensajes enviados y recibidos. ¡Es importante que tengan claro cómo evitar fraudes y errores humanos que pueden llegar a salirles muy caros!
- Activar MFA resistente al phishing (llaves FIDO): La verificación en dos pasos frena el uso de contraseñas robadas. Utilicen FIDO/WebAuthn frente a SMS o apps. Actívenla en su correo y sus cuentas administrativas, les ayudará a evitar SIM swap y ataques de ‘push bombing’.
- Contraseña única y gestor: Usen una contraseña única, larga y aleatoria, y procuren guardarla en un gestor fiable. Activar el relleno automático en sus dispositivos y cambiar la clave si hay filtraciones o inicios de sesión sospechosos les ayudará a proteger su información privada de posibles ciberatacantes.
- Verificar pagos y cambios por un canal alterno: Antes de realizar transferencias o cambios de IBAN, confirmen por llamada a un número conocido o acudiendo en persona a un punto de información físico. No respondan al hilo de correo, y desconfíen de urgencias, dominios parecidos y solicitudes de sigilo.
- Desconfíar de enlaces y adjuntos: Pasen siempre el cursor para ver la URL y no abran adjuntos inesperados. Además, asegúrense de mantener bloqueadas macros de Office descargadas de internet. Si aún así no tienen otro remedio que abrir documentos, utilicen la previsualización en la nube o sandbox corporativo y confirmen con TI el origen y el propósito.
- SPF + DKIM + DMARC en su dominio: Si gestionan un dominio, publiquen SPF, firmen con DKIM y apliquen DMARC. Esto frenará posibles suplantaciones y mejorará la entregabilidad. Además, procuren utilizar herramientas externas para validar políticas e incluir plataformas transaccionales y de marketing autorizadas.
- Parcheo y limpieza continua: Actualicen sus clientes de correo, navegadores, sistemas y extensiones, priorizando parches críticos y activando reinicios programados. Eliminen también software obsoleto y accesos heredados. Muchas campañas de phishing escalan privilegios explotando fallos ya corregidos, pero sin aplicar en endpoints.
- No enviar información demasiado importante por email: Eviten enviar contraseñas, códigos o datos de tarjetas por email. Para este tipo de información, utilicen gestores con intercambio seguro o mensajería cifrada de extremo a extremo. En caso de no quedar otra, cifren los archivos adjuntos usando un programa externo compartan la contraseña para desbloquearlos utilizando un canal diferente y, a poder ser, con caducidad definida.
Con estos tips, estarán más que preparados para sacarle el máximo jugo posible a su correo electrónico profesional y disfrutar de todas las ventajas que puede aportar a su empresa. Se acabó eso de usar un proveedor de correo electrónico gratuito, ¡ha llegado la hora de dar un salto de calidad!
