Desde que comenzamos a utilizar computadoras, la idea de digitalizar documentos para poder editarlos de forma sencilla ha sido un deseo común que nos habría facilitado enormemente la vida a todos. Imaginen lo útil que sería escanear un documento en papel y trabajar directamente sobre él, ¡sin tener que volver a escribirlo desde cero!
Pues bien, esto es posible desde hace unos años gracias a las herramientas de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), que permiten convertir documentos escaneados en archivos digitales editables para gestionar grandes volúmenes de texto e imágenes facilitando su almacenamiento y búsqueda. ¡Descubran cómo sacarle el máximo partido a un software para escanear OCR!
Qué es OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
El OCR (de Optical Character Recognition) es una tecnología que permite identificar y extraer texto de imágenes, archivos escaneados o fotografías de documentos, y convertirlo en texto editable por una computadora o dispositivo móvil.
Su funcionamiento se basa en analizar los caracteres en una imagen y compararlos con patrones predefinidos o utilizar reglas que le permitan identificar las formas de las letras y los números. Este proceso es muy útil a la hora de digitalizar documentos en papel, haciendo posible su edición, búsqueda y almacenamiento electrónico.
Aplicaciones comunes del OCR en distintos sectores
El OCR tiene un gran número de aplicaciones tanto a nivel personal como profesional.
A nivel personal, la principal aplicación de un OCR es convertir documentos escaneados en archivos de texto para poder editarlos y almacenarlos de forma digital.
Por otro lado, a nivel profesional, un lector OCR puede usarse en sectores como el financiero para procesar formularios y contratos de la forma más eficiente posible, en el sector salud para digitalizar historiales médicos y en el sector legal, para gestionar grandes volúmenes de expedientes judiciales. Además, su uso se extiende a la digitalización de libros antiguos, reconocimiento de matrículas y la verificación de documentos de identidad en procesos gubernamentales. ¡Y eso por citar tan solo algunos ejemplos!
¿Qué es el número o código OCR del INE o en nómina?
Aunque ya hemos visto que el acrónimo OCR proviene del inglés Optical Character Recognition, lo cierto es que en Latinoamérica también se utiliza en otros contextos, como por ejemplo en México, donde está presente en documentos oficiales y nóminas y hace referencia a códigos únicos de identificación.
¿Qué es el OCR en el INE? Pues se trata de un identificador numérico que aparece en la credencial del Instituto Nacional Electoral y que permite a los ciudadanos votar. Este código, compuesto por 12 o 13 dígitos según el año de expedición del documento, se encuentra en el reverso de la credencial, y su función principal es la de facilitar la lectura automatizada de los datos del elector, permitiendo así su incorporación eficiente en sistemas digitales y bases de datos.
Además, en el ámbito laboral latinoamericano, el término OCR también se utiliza para referirse a códigos presentes en las nóminas o recibos de pago. Estos códigos permiten la digitalización y gestión automatizada de la información salarial, facilitando procesos como la contabilidad, auditorías y el cumplimiento de obligaciones fiscales.
La implementación de sistemas de OCR en la gestión de nóminas contribuye a la eficiencia del trabajo y a la reducción de errores administrativos. Y hablando de optimizar, ¡no sigan leyendo sin antes descubrir todo lo que puede aportarl el hosting WordPress de GoDaddy a su sitio web si utilizan esta plataforma!
Uso del OCR en administración pública y documentos oficiales
Las administraciones públicas en Latinoamérica han adoptado el uso de tecnologías OCR como una herramienta de gran utilidad para la digitalización de documentos oficiales.
Esta tecnología permite convertir grandes volúmenes de documentos impresos en formatos digitales, facilitando su almacenamiento, su búsqueda y también su recuperación. Por ejemplo, en México, la Agencia de Transformación Digital ha implementado sistemas que permiten la digitalización de trámites y documentos, reduciendo la carga administrativa para los ciudadanos y mejorando la eficiencia gubernamental.
Eso sí, la digitalización masiva de documentos conlleva ciertas preocupaciones sobre la seguridad de los datos, ¿están realmente protegidos? La información contenida en documentos oficiales es altamente sensible, y su protección contra accesos no autorizados y ciberataques es fundamental.
Por eso es importante que los sistemas de OCR se integren con soluciones de seguridad informática de alta fiabilidad y seguridad contrastada, que cuenten con medidas como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y las auditorías de acceso.
Además, la implementación de políticas de ciberseguridad y la capacitación del personal en buenas prácticas digitales son pasos imprescindibles para garantizar la integridad y la confidencialidad de la información en el ámbito gubernamental, ¡que no se les olvide!
Herramientas y software populares para OCR
Al igual que ha ocurrido con softwares de diseño en línea como GoDaddy Studio, las herramientas OCR han avanzado mucho en los últimos años. Ya saben qué es un OCR y cómo funciona, ¿qué les parece si enumeramos algún que otro software para escanear OCR que pueda serles de utilidad?
- Adobe Acrobat Pro DC: Ofrece una solución completa de OCR que convierte documentos escaneados en archivos PDF editables y de búsqueda. Esto lo hace perfecto para usuarios que necesitan opciones avanzadas, como anotaciones y compresión.
- ABBYY FineReader: Es un software avanzado de OCR que soporta más de 190 idiomas y que destaca por su precisión en la conversión de documentos complejos. Esto hace que cada día sea más utilizado en entornos profesionales.
- Tesseract: Es un software para escanear OCR gratuito de código abierto que soporta un gran número de idiomas y ofrece funciones avanzadas como el análisis de diseño de página y la exportación de archivos en distintos formatos.
Además, también es posible usar Google Docs como OCR. Esta herramienta gratuita permite subir archivos PDF e imágenes y extraer su texto, haciendo clic derecho sobre ellos y seleccionando la opción ‘Abrir con Google Docs’. ¡Así de sencillo!
Beneficios de usar OCR para digitalización de documentos
El uso de herramientas OCR en la digitalización de documentos aporta una gran cantidad de ventajas, que pueden transformar la forma en que se trabaja con volúmenes de información que resultarían inabarcables de ninguna otra manera.
- Automatiza la conversión de documentos impresos a digitales, eliminando la necesidad de transcribir manualmente y ahorrando una gran cantidad de tiempo.
- Al convertir documentos físicos en archivos digitales, reduce la necesidad de almacenamiento físico.
- Los archivos digitalizados son más fáciles de proteger, con sistemas de cifrado y control de accesos.
- Además, los documentos digitalizados pueden compartirse y ser editados en equipo desde cualquier lugar con acceso a internet.
Cómo mejorar la precisión del OCR
La precisión de un OCR es clave a la hora de utilizarlo, y por fortuna hay algunas acciones que les ayudarán a afinarla aún más. Por ejemplo, hay herramientas de OCR que utilizan Inteligencia Artificial (IA), como Nanonets, que ofrecen una precisión superior al aprender de patrones y mejorar con el uso.
Procuren utilizar imágenes claras, que sean de alta calidad y estén bien alineadas, para que el software pueda identificar mejor los caracteres. Seleccionar el idioma correcto en la configuración del software OCR, ya que esto reducirá los posibles errores de conversión.
Además, procuren limpiar el fondo y ajustar el contraste del documento antes de escanearlo. ¡Así mejorarán la precisión del OCR de forma considerable!
Y ahora que saben qué es un OCR y qué posibilidades ofrece utilizarlo, ¿a qué esperan para agilizar su trabajo con una aplicación OCR de las que les hemos recomendado en estas mismas líneas? ¡Ahora ya no tienen excusa para ser mucho más productivos!
