Las herramientas de comunicación son esenciales para el crecimiento empresarial y, entre ellas, WhatsApp Business ha emergido como una solución innovadora, ya que se adapta a la perfección a las necesidades de las empresas mexicanas modernas. De ahí que queramos mostrarles cómo esta plataforma empresarial de WhatsApp puede transformar la manera en que interactúan con sus clientes y maximizar el potencial de sus negocios. ¿Están preparados para unirse a la revolución de la comunicación en tiempo real?
¿Qué es WhatsApp Business?
WhatsApp Business es una aplicación perfecta para pequeñas y medianas empresas, aunque lo cierto es que cada vez es más habitual encontrar a grandes empresas que la utilizan con maestría para estar más cerca de su público.
Lanzada en enero de 2018, esta plataforma se ha convertido en un canal indispensable para la comunicación empresarial, especialmente en mercados emergentes como México. Este WhatsApp de empresa centra su actividad en facilitar la interacción entre empresas y clientes, ofreciendo herramientas adaptadas a las necesidades comerciales.
En México, donde WhatsApp es una de las aplicaciones de mensajería instantánea más utilizadas, saber cómo funciona WhatsApp Business o para qué sirve representa una oportunidad significativa para las empresas de conectar con una amplia base de usuarios que ya conocen este entorno digital y lo usan a diario.
La importancia del WhatsApp para negocios radica en su capacidad para ofrecer un servicio al cliente, más eficiente y personalizado, y en su potencial para impulsar las ventas y fortalecer la presencia de marca en el mercado mexicano y del mundo entero.
Diferencias entre WhatsApp y WhatsApp Business
Aunque WhatsApp y WhatsApp Business comparten muchas funcionalidades, existen diferencias clave entre ambos servicios que benefician a las empresas.
- Perfil de empresa: WhatsApp Business permite crear un perfil de empresa con información valiosa como dirección, descripción del negocio, correo electrónico y página web.
- Herramientas de mensajería automatizada: Esta versión de WhatsApp empresarial ofrece respuestas automáticas, mensajes de bienvenida y mensajes de ausencia con los que poder mejorar la comunicación con los clientes.
- Etiquetas para organizar chats: También facilita la gestión de conversaciones y clientes mediante etiquetas totalmente personalizables.
- Estadísticas: La herramienta proporciona estadísticas básicas sobre los mensajes para ayudar a analizar la efectividad de la comunicación mediante WhatsApp Business.
Estas diferencias están diseñadas para mejorar la eficiencia y profesionalismo en la comunicación empresarial.
Funcionalidades y ventajas
WhatsApp Business está repleto de funcionalidades que ofrecen ventajas significativas para las empresas mexicanas.
- Permite a las empresas mostrar sus productos o servicios directamente en la aplicación, facilitando a los clientes la visualización y consulta de lo que ofrecen sin tener que instalar una app específica o acceder a una página web concreta.
- Sus mensajes automatizados y sus respuestas rápidas mejoran la eficiencia en la comunicación, permitiendo a las empresas responder a consultas comunes de manera rápida y mantener a los clientes informados incluso fuera del horario laboral.
- Las etiquetas permiten segmentar a los clientes, ofreciendo la posibilidad de enviar mensajes personalizados y promociones dirigidas desde WhatsApp Business.
- Es posible integrar el WhatsApp de empresa con otras herramientas como un CRM para conseguir una gestión más eficiente del cliente.
Estas funcionalidades de WhatsApp Business no solo ahorran tiempo y recursos a las empresas, sino que también mejoran la experiencia del cliente, un factor crucial en el competitivo mercado mexicano. Al utilizar este WhatsApp para negocios, las empresas pueden aumentar su visibilidad y mejorar sus ventas, posicionándose de manera mucho más efectiva en el mercado.
Cómo empezar con WhatsApp Business
Ahora que saben qué es, les conviene saber cómo hacer un WhatsApp de empresa para empezar a trabajar con él. El proceso es sencillo y esencial para cualquier empresa que busque mejorar su comunicación con los clientes, por eso vamos a contarles cómo estar presentes en una de las mejores redes sociales para emprendedores y negocios de México y cómo usar WhatsApp Business en su beneficio.
- Descargar la aplicación de WhatsApp Business, disponible en Google Play Store y Apple App Store.
- Verificar el número de teléfono que utilizarán, que puede ser móvil o fijo. Recibirán un código de verificación para continuar.
- Configurar un perfil de empresa ingresando su nombre, categoría y otra información relevante, como la dirección, el horario de atención y cualquier otro detalle que consideren oportuno.
- Personalizar la cuenta añadiendo una foto de perfil que represente a su negocio y completar la descripción de la compañía.
- Configurar la herramienta de mensajería estableciendo respuestas automáticas, mensajes de bienvenida y mensajes de ausencia para mejorar la interacción con los clientes.
- Crear un catálogo de productos o servicios para que los clientes puedan acceder a ellos de forma sencilla, aunque este paso es opcional y puede realizarse más adelante.
¿Cómo migrar una cuenta de WhatsApp a WhatsApp Business?
Tener claro cómo cambiar a WhatsApp Business es muy recomendable para empresas que ya utilizan WhatsApp para comunicarse con sus clientes.
- Lo primero es realizar una copia de seguridad de los chats en WhatsApp.
- Descargar WhatsApp Business e instalar la aplicación en su dispositivo.
- Iniciar el proceso de migración verificando el mismo número de teléfono que usaban en su cuenta de WhatsApp estándar.
- Restaurar la copia de seguridad para transferir los chats antiguos a WhatsApp Business.
- Configurar el perfil empresarial de WhatsApp completando la configuración de la empresa como les hemos descrito anteriormente.
Con esta sencilla guía paso a paso sobre cómo configurar WhatsApp Business podrán mantener su historial de chats y comenzar a disfrutar de las ventajas que WhatsApp Business ofrece a cualquier tipo de empresa.
¿Cómo instalar y configurar WhatsApp Business?
Instalar y configurar WhatsApp Business es fácil si tienen claros los pasos a seguir, por eso hemos elaborado para ustedes una breve guía paso a paso con la que podrán comenzar a sacar el máximo partido a esta herramienta desde hoy mismo.
- Acceder a la Google Play Store de Android o la App Store de Apple y buscar ‘WhatsApp Business’.
- Descargar WhatsApp Business e instalar la aplicación en su celular o tableta.
- Aceptar los términos y condiciones del servicio y registrar el teléfono de su negocio. Para ello, solo deben ingresar el número que desean asociar con su cuenta de WhatsApp Business y confirmarlo mediante el código que recibirán por SMS o llamada.
- Restaurar una copia de seguridad si ya han utilizado WhatsApp Business anteriormente y disponen de una en Google Drive o iCloud.
- Configurar su perfil de empresa completando la información de su negocio con datos como el nombre de la empresa, la categoría del negocio, una descripción breve, una dirección física, su horario de atención y un enlace al sitio web. Además, también podrán añadir una imagen de perfil, que podrá ser el logotipo de su negocio.
- Permitir acceso a contactos y archivos multimedia para facilitar la comunicación con sus clientes, permite que la aplicación acceda a tus contactos y archivos multimedia.
- Configurar mensajes automáticos en la sección de herramientas de empresa, lo que les permitirá programar mensajes de bienvenida, mensajes de ausencia y respuestas rápidas para mejorar la atención al cliente y ofrecer soporte incluso cuando ustedes no puedan estar al otro lado.
- Usar etiquetas para organizar chats, crear catálogos de productos y explotar las estadísticas de los mensajes para ajustar al detalle la gestión de su negocio.
Una vez hayan llegado hasta aquí, su cuenta de WhatsApp Business estará lista para interactuar con sus clientes a nivel profesional. ¿Ven como era más fácil de lo que parecía? ¡Casi tanto como contratar un alojamiento web de calidad para sus proyectos en línea!
¿WhatsApp Business es gratis o tiene costo?
Ahora que saben cómo configurar WhatsApp Business y para qué sirve, deben saber que, aunque su uso básico es gratuito, esta herramienta de comunicación en tiempo real ofrece también algunas funcionalidades avanzadas que requieren una suscripción de pago.
La versión gratis ofrece herramientas básicas que pueden resultar apropiadas para pequeñas empresas, pero si su negocio necesita características más avanzadas o escalabilidad garantizada, es posible que deban considerar contratar las funcionalidades de WhatsApp Business Premium que les detallamos a continuación.
- Conexión de múltiples dispositivos: Permite vincular hasta 10 dispositivos, facilitando que varios empleados gestionen las conversaciones con clientes desde diferentes aparatos.
- Asignación de chats a empleados: Ofrece la posibilidad de asignar conversaciones concretas a distintos miembros del equipo, mejorando así la organización y la eficiencia en la atención al cliente.
- Enlace personalizado de la empresa: Proporciona un enlace corto y personalizado (por ejemplo, wa.me/suempresa), que redirige a los clientes directamente al chat con su negocio.
- WhatsApp Business API: Plataforma para empresas medianas y grandes que facilita enormemente el uso de la plataforma de mensajería instantánea a nivel profesional.
- Integración con sistemas empresariales: Permite conectar WhatsApp con sistemas CRM, plataformas de atención al cliente y otras herramientas para negocios.
- Automatización y chatbots: Facilita la implementación de respuestas automáticas y chatbots con los que poder gestionar grandes volúmenes de mensajes.
- Envío de mensajes masivos: Ofrece la posibilidad de enviar mensajes promocionales o informativos a una amplia base de clientes siempre y cuando se cumplan las políticas de WhatsApp.
En cuanto al costo de WhatsApp Business y su API, lo cierto es que puede variar en función de la región en la que se encuentren, por lo que lo más recomendable es confirmarlo en el sitio web oficial del servicio.
Pueden aplicarles tarifas por conversación, que varían según el tipo de mensaje y el país, tarifas mensuales por el uso de la plataforma, e incluso tarificarles costos adicionales por configuración e integración con sistemas de los que ya dispongan.
Eso sí, antes de pensar siquiera en cómo instalar WhatsApp Business o en cómo funciona, asegúrense de tener claras las necesidades de su negocio para saber si es la mejor solución que pueden encontrar.
Cómo usar WhatsApp Business
Para comenzar a usar WhatsApp Business de manera efectiva, es crucial realizar una configuración inicial adecuada.
Tras instalar la aplicación y configurar su perfil empresarial, es importante personalizar las configuraciones según las necesidades de su negocio. Establezcan un mensaje de bienvenida automático para nuevos clientes y un mensaje de ausencia para cuando no estén disponibles.
Además, aprovechen la información que aportan las estadísticas de este WhatsApp empresarial para analizar la efectividad de sus comunicaciones. Para maximizar su utilidad, mantengan actualizado su catálogo de productos o servicios y utilicen las herramientas de segmentación de clientes para enviar promociones y novedades de manera personalizada.
¿Cómo utilizar etiquetas y respuestas rápidas en WhatsApp Business?
Las etiquetas y respuestas rápidas en WhatsApp Business son herramientas esenciales para la gestión eficiente de la comunicación. Utilicen etiquetas para categorizar sus chats y clientes, lo que facilita su seguimiento y la organización. Por ejemplo, pueden tener etiquetas como “Nuevo cliente”, “Pedido pendiente” o “Consulta resuelta”.
Las respuestas rápidas, por otro lado, les permitirán guardar y reutilizar mensajes que envían frecuentemente, ahorrando tiempo en la redacción de respuestas a preguntas comunes. Establezcan atajos de teclado para estas respuestas rápidas y agilizarán aún más este proceso.
¿Es posible usar WhatsApp Business en múltiples dispositivos?
Sí, es posible usar WhatsApp Business en múltiples dispositivos. Esto permite a los miembros del equipo gestionar la comunicación con los clientes desde diferentes ubicaciones y dispositivos, mejorando la eficiencia y la capacidad de respuesta del negocio.
En cuanto a si puedo tener WhatsApp y WhatsApp Business en un mismo dispositivo, la respuesta es afirmativa, pero deben estar asociados a números de teléfono diferentes. Esto permite separar las comunicaciones personales de las empresariales.
WhatsApp Business para PC y versión web
Es importante que sepan que el uso de WhatsApp Business no se limita únicamente a los dispositivos móviles, sino que la herramienta ofrece versiones para escritorio y web, lo que les facilitará muchísimo la gestión de comunicaciones empresariales desde una computadora.
Estas opciones les permitirán responder a clientes, pero también compartir archivos y organizar conversaciones de forma más eficiente, sobre todo cuando necesiten gestionar distintas interacciones de forma simultánea.
Comencemos con WhatsApp Business Web, versión para navegadores de la herramienta a la que se accede a través de la dirección web.whatsapp.com. Para utilizarla, solo tendrán que vincular su cuenta escaneando un código QR desde la aplicación móvil para que se sincronicen los mensajes y contactos.
Tras esto, podrán enviar y recibir mensajes en tiempo real, compartir archivos, imágenes y documentos de hasta 2 GB, organizar chats con etiquetas personalizadas, utilizar respuestas rápidas para consultas frecuentes y gestionar catálogos de productos y servicios.
Esta versión es especialmente útil para pequeñas empresas que buscan una solución rápida y manejable sin necesidad de instalar software más complejo.
En cuanto a cómo hacer para usar WhatsApp web en Windows y Mac sin recurrir al navegador web, les gustará saber que este software cuenta con una aplicación de escritorio disponible para dichos sistemas operativos. Se puede descargar desde la Microsoft Store o la App Store, y tras instalarse se vincula de forma parecida similar a la versión web, escaneando un código QR desde la aplicación móvil.
La aplicación de escritorio proporciona funcionalidades adicionales como notificaciones nativas del sistema operativo, atajos de teclado para una navegación más rápida y una mayor estabilidad y rendimiento en comparación con la versión web.
Sin embargo, algunas configuraciones, como la edición del perfil de empresa o la gestión de contactos, deben realizarse sí o sí desde la aplicación móvil.
¿Y cuándo merece la pena recurrir a estas versiones de WhatsApp Business?
- Si necesitan centralizar la atención al cliente desde una computadora.
- Reciben un volumen alto de mensajes y necesitan responder de la forma más eficiente posible.
- Requieren compartir documentos o archivos con frecuencia.
- Buscan aprovechar herramientas como etiquetas y respuestas rápidas para organizar conversaciones.
Estas versiones complementan la aplicación móvil de WhatsApp Business ofreciendo flexibilidad y mejorando la productividad en la gestión de comunicaciones empresariales. No se cierren a utilizarlas, ¡les aseguramos que se convertirán en sus mejores aliadas!
Casos de éxito y testimonios
Son muchas las empresas mexicanas que han reportado mejoras significativas en su gestión y comunicación con clientes gracias a WhatsApp Business.
Por ejemplo, La Tortillería, una pequeña empresa de tortillas artesanales, logró aumentar sus ventas y mejorar la atención al cliente implementando pedidos y consultas a través de WhatsApp Business. Esto les permitió conseguir una gestión más rápida y personalizada de los pedidos.
Otro caso es Coppel, una de las cadenas de tiendas departamentales más grandes de México. Coppel integra WhatsApp Business en su página web para facilitar la comunicación con los clientes, permitiéndoles hacer consultas sobre productos, verificar disponibilidad, y recibir atención al cliente de manera rápida y eficiente directamente a través de WhatsApp para empresas.
Estos ejemplos demuestran cómo diferentes tipos de negocios pueden aprovechar las funcionalidades de WhatsApp Business para mejorar su relación con los clientes y aumentar sus ventas.
Ahora bien, si de verdad quieren disfrutar de las ventajas de WhatsApp Business en su negocio en línea, asegúrense de contar con una hosting para e-Commerce de calidad, ¡es la única forma de que todo funcione como debe!
