Um erfolgreich in deinem Geschäftsfeld zu sein, brauchst du Kund:innen, die sich für deine Angebote entscheiden. Du kannst zwar Beauftragungen sogar mündlich entgegennehmen, denn auch solche Zusagen sind rechtsgültig (mit einer Auftragsbestätigung gehst du auf Nummer sicher). Schriftliche Angebotstexte haben aber einen entscheidenden Vorteil: Sie schaffen schon im Vorfeld auf beiden Seiten Klarheit, Verbindlichkeit und damit auch Vertrauen. Das hilft dir nicht nur bei der Anbahnung von Kontakten, sondern auch bei der Zusammenarbeit an sich.
Gute Gründe, um dich mit überzeugenden Angebotstexten vertraut zu machen: Wie du sie vorbereitest, aufbaust und so auf deine Kundenwünsche zuschneidest, dass sie dir gerne das nächste Projekt-Jawort geben.
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Bevor du Angebote verschickst: Lass dich darum bitten!
Theoretisch klingt es ganz einfach: Heutzutage kannst du Nachrichten mit tollen Angeboten im Handumdrehen verschicken und dabei deine Expertise so betonen, dass deinem Gegenüber gar keine andere Wahl bleibt, als sich für dich zu entscheiden! In der Realität steht diesem Happy End allerdings eine Reihe von Stolpersteinen im Weg, die du unbedingt beachten solltest.
Die erste Hürde ist eine rechtliche: Dein Angebot darfst du nur verschicken, wenn du das Einverständnis deines Gegenübers dazu hast. Andernfalls fällt deine Werbung in die Spam-Kategorie, was in Deutschland unzulässig ist. Positiv betrachtet ergibt sich daraus eine wichtige Aufgabe für den Aufbau deiner Unternehmensmarke:
Pflege ein wachsendes geschäftliches Netzwerk mit passenden Interessent:innen für deine Angebote!
Den Grundstein für dein Netzwerk bilden Menschen, mit denen du schon erfolgreich zusammengearbeitet hast oder zumindest schon länger im Kontakt bist. Ihr Interesse kannst du erneuern, indem du mit deinen persönlichen Kontakten im Austausch bleibst. Erkundige dich, wie es ihnen geht und was sie gerade bewegt. So kannst du Schnittmengen abschätzen und sie über deine aktuellen Angebote informieren, die für sie relevant sind.
Mach dich sichtbarer – über dein bestehendes Netzwerk hinaus
Möglichen Neukunden solltest du wiederum Gelegenheit geben, dich kennen zu lernen. Findet dein Angebot ihr Interesse, werden sie dich von sich aus um nähere Infos dazu bitten. Wie du das in Gang bringst? Indem du ihre Aufmerksamkeit erregst. Gelegenheiten für fachlichen Austausch bieten sich physisch und online:
- Branchenveranstaltungen, Messen und Konferenzen haben den Vorteil des direkten persönlichen Kontakts, oft auch zu Entscheider:innen in Organisationen und Unternehmen.
- Social-Media-Kanäle ermöglichen dir breite Streuung, zugleich aber auch eine sehr persönlich gefärbte Kommunikation in deinem bevorzugten Stil.
- Stetiges und idealerweise suchmaschinenoptimiertes Content-Marketing sichert deinen Leistungen und bisherigen Erfolgen die Aufmerksamkeit von Menschen, die Interesse an ähnlichen Ergebnissen haben.
- Gute Arbeit verbreitet sich am besten durchs Weitersagen. Zufriedene Kund:innen und Kolleg:innen werben Neukunden besonders effektiv, weil ihre Erfahrungsberichte Vertrauen in die tolle Zusammenarbeit mit dir schaffen.
Sprich nicht irgendwen an, sondern deine Kontaktperson
Mit deiner Pflege bestehender Kundenkontakte und gezielter Netzwerkarbeit hast du bereits die Grundlage geschaffen, um deine nächste wichtige Hürde zu bewältigen. Gute Angebotstexte klingen nicht generisch, sondern richten sich an konkrete Bedürfnisse, die du kennst, weil du mit den Menschen bereits im Austausch stehst.
Dein persönlicher Bezug spiegelt sich schon in der Aufmachung des Angebots wider.
Formal gesehen gehören wie bei jedem offiziellen Schriftverkehr deine eigene und die Anschrift deines Adressaten auf das Angebot. Hier solltest du neben dem Namen der Organisation oder des Unternehmens auch den Namen deiner Ansprechperson vermerken. So stellst du eine persönliche Verbindlichkeit her und sicherst dir auch in größeren Teamstrukturen mit längeren Entscheidungswegen eine Antwort deiner Kontaktperson.
Deine Ansprechperson zu benennen erleichtert dir gleichzeitig, alle weiteren notwendigen Angebotsdetails zu ergänzen. Du kannst dir dann auch besser vorstellen, welche zusätzlichen Angaben diese konkrete Person von dir braucht, um das Angebot in die eigene Organisation hineinzutragen und dort zu vertreten. Und du kannst dich auf eure gemeinsamen Rücksprachen stützen, um dem Dokument jene Eckpunkte und Infos beizufügen, die für die Auftragserteilung und Durchführung entscheidend sind.
Kopiere den Stil deines Briefings, damit sich deine Kund:innen im Angebot wiederfinden
Der Text deines Angebots ist eine formalisierte Zusammenfassung eurer Kommunikation zum Thema. Je treffender diese Zusammenfassung der Kundenwünsche formuliert ist, desto eher sind Entscheider:innen auf Kundenseite geneigt, das Angebot anzunehmen. Auch dabei hilft dir die persönliche Kommunikation mit deiner Ansprechperson.
Stilistisch gesehen heißt das, den richtigen Tonfall bei der schriftlichen Ansprache zu wählen – von der Anrede (das Startup-übliche „Du“ oder das traditionellere „Sie“) bis hin zu kundenspezifischen Stilvorlieben.
Inhaltlich wertest du Angebote auf, indem du bei der Beschreibung der Leistungen Formulierungen deiner Kund:innen verwendest. Hier lohnt es sich, deinen eigenen Fachjargon durch ihre Begriffe und Redeweisen zu ersetzen oder zumindest damit anzureichern. So kannst du deinen Adressaten klarer vermitteln, was genau du machst und was für Vorteile das für sie bringt.
Jetzt stehen deine wichtigsten Bausteine für einen Angebotstext, der inhaltlich gute Chancen hat, Zustimmung zu finden. Dein Ergebnis braucht aber noch den letzten formalen Schliff – eine Fleißarbeit, die du dir mit Vorlagen erleichtern kannst.
Nutze Angebotstemplates, die alles Notwendige enthalten.
In jeden Angebotstext gehören wiederkehrende Punkte, die du immer berücksichtigen solltest. Schaffe dir entsprechende Vorlagen, um keinen davon zu vergessen:
- Datum und Gültigkeitszeitraum des Angebots
- Kontaktdaten & Anschrift: von wem für wen
- Anbieterdetails: deine Steuernummer (oder Umsatzsteuer-ID) und Bankverbindung – letztere kannst du auch diskret in der Fußzeile unterbringen
- Fortlaufende Angebotsnummer – wichtig für die Zuordnung des Vorgangs, z.B. bei verändertem Angebot für den eindeutigen Zuschlag der gewählten Angebotsversion, später auch für deine korrekte Buchhaltung
- Exakte Leistungsbeschreibung, mit Mengen- und Zeitpunktangaben zur Erbringung
- Kosten und Ressourcen zur Erbringung oder Herstellung und Lieferung – diese Angaben können bei besonders komplexen Projekten auch als Zusatz-Anlagen beigefügt werden
- Zahlungsbedingungen und AGBs
Anbieter:innen oder größere Vertriebsteams, für die Angebotserstellungen routinemäßig zum Geschäftsalltag gehören, können sich früher oder später für die Nutzung einer Angebotssoftware entscheiden, um diesen Prozess so weit wie möglich zu automatisieren.
Entwickle Angebote passend zu deinem Unternehmen
Dein erfolgreicher Angebotstext drückt überzeugend aus, wie du mit deinen besonderen Fähigkeiten und Ressourcen Kundenwünsche erfüllst. Oft genug ist dabei nicht die erste Version das letzte Wort. Es kann einige Anpassungen erfordern, bevor dein Angebot abgenommen wird. Dann bildet es den finalen Konsens ab, den ihr gemeinsam im Kundengespräch gefunden habt.
Wichtig ist, dass du deine angebotenen Leistungen inkl. Preisnachlass oder Zusatzleistungen auch wirtschaftlich erbringen kannst.
Keineswegs solltest du dabei über den niedrigsten Preis konkurrieren: Niemandem ist geholfen, wenn du deine Expertise unter Wert verkaufst. Erfolgsentscheidend sollte für dich sein, dass du die Vorteile deiner Arbeitsweise klar herausstellst. Das kann die Effizienz sein, mit der du schneller als andere Anbieter zum Ergebnis kommst. Betonen kannst du auch die Qualität deiner Ausführung – durch eine Kombination von Fähigkeiten, die nur du mitbringst.
Erfahre hier, worauf du beim Pricing von Produkten und Dienstleistungen beachten solltest.
Mache deine Besonderheiten zum Qualitätsmerkmal, und beobachte, welche Kunden auf diese Vorzüge zustimmend reagieren. Erlaube dir, auch im sprachlichen und grafischen Stil deiner Angebote abzubilden, wie du gerne kommunizierst. Ob trocken und humorvoll, schlicht und präzise, oder verspielt und blumig; gestalte deine Ansprache passend zur Persönlichkeit deines Unternehmens.
So werden deine Angebotstexte nach dem Angebotszuschlag zum Drehbuch für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, die beide Seiten bereichert.
Tipp: Hier findest du die besten Vorlagen für überzeugende Angebotstexte
Bildnachweis: Pixabay, Fotograf:in StockSnap
