No ambiente corporativo, a escolha por Gmail ou Outlook não é tão simples quanto parece. Para as empresas, a definição por uma boa plataforma de e-mail impacta a comunicação e o registro das atividades, assim como transmite credibilidade e facilita a localização rápida das informações.
Esses aspectos fazem com que seja fundamental uma comparação entre as duas plataformas para saber qual é a opção mais adequada. No quesito popularidade, um estudo da MailJerry indicou que há uma mudança em andamento.
Até 2022, o serviço com maior número de usuários era o e-mail do Google, que chegou a 60% naquele ano. No entanto, começou a declinar a partir de 2023 e atingiu 43% em 2024. A perspectiva é que fique com 36% em 2025, com a opção do pacote Microsoft 365 com 61%.
Então, como decidir qual é a melhor alternativa? Neste artigo, trazemos uma comparação com vantagens e desvantagens dos dois provedores. Leia e confira os dados!
O que é o Gmail?
Gmail é um serviço de e-mail do Google, que fornece 15 GB de armazenamento gratuito. Oferece ferramentas de segurança, de organização da caixa de entrada e de compatibilidade com outras soluções, como o Outlook. Integra o Google Workspace, um conjunto de aplicações colaborativas e de produtividade.
Planos do Gmail
O Gmail é gratuito, mas seus planos pagos oferecem mais recursos. Confira as assinaturas!
- Plano Básico: oferece 100 GB de armazenamento para Gmail, Drive e Fotos. Custa R$9,99 por mês ou R$99,99 por ano;
- Plano Padrão: conta com 200 GB de armazenamento e permite o compartilhamento com até 5 pessoas. O preço é de R$14,99 por mês ou R$149,90 por ano;
- Plano Premium: tem 2 TB de armazenamento, não tem limite de itens salvos com o Editor Mágico no Google Fotos e oferece recursos diferenciados do Google Workspace. Custa R$49,99 por mês ou R$499,90 por ano;
- Plano AI Premium: oferece 2 TB de armazenamento e tem recursos de inteligência artificial (Gemini Advanced, Gemini no Gmail, no Docs e outros apps, e NotebookLM Plus), além dos mesmos benefícios da modalidade Premium. Tem 1 mês gratuito de teste e fica R$96,99 por mês depois desse período. Não tem opção de pagamento anual;
- Outros Planos Premium: têm recursos de armazenamento de 5 TB, 10 TB, 20 TB e 30 TB. O valor é de R$1.949,90 por ano para a alternativa com 5 TB. Não há informação de outros valores, mas há disponibilidade somente para pagamento mensal.
Vantagens e Desvantagens do Gmail
Há várias vantagens e desvantagens no e-mail do Google. Veja mais detalhes de cada um dos pontos positivos e negativos desse provedor de serviço.
Vantagens de usar o Gmail
As vantagens de usar o Gmail são:
- separação da caixa de entrada em categorias, como “Promoções”, “Principais” e “Social”;
- envio de lembretes, caso você demore para responder determinada mensagem;
- integração com outros aplicativos do Google, como o Drive e a Agenda;
- possibilidade de separar os marcadores por cor, a fim de garantir mais organização;
- recursos de proteção contra phishing para evitar vazamentos de dados usados por cibercriminosos;
- identificação de mensagens com links e anexos maliciosos;
- visualização de quando você utilizou o serviço pela última vez;
- biblioteca de extensões que permite adicionar plugins para adicionar templates e criar opções de assinaturas, por exemplo;
- busca de e-mails com o uso de filtros, como remetente, data, palavra-chave e assunto;
- customização da interface para alterar o plano de fundo, o painel de leitura e a escolha dos aplicativos disponíveis na lateral esquerda.
Leia também: O que é e-mail corporativo? 7 exemplos + como fazer
Desvantagens de usar o Gmail
As desvantagens de usar o Gmail são:
- arquivação automática, situação que dificulta a pesquisa por e-mails antigos;
- filtro de spam ineficiente, que pode considerar algumas conversas legítimas como propaganda;
- monitoramento dos conteúdos feito pelo Google para a exibição de anúncios personalizados. Assim, há pouca privacidade;
- gerenciamento complexo de múltiplas contas;
- confusão de mensagens, caso você acesse vários sites com contas do Gmail diferentes;
- redução do controle dos dados pessoais, já que os termos de uso do serviço fornecem o direito de utilização e armazenamento desses itens por parte do Google;
- aumento das chances de invasão da conta, já que os cibercriminosos focam o grande número de usuários e as informações valiosas armazenadas pela empresa provedora;
- apresentação de anúncios invasivos na conta gratuita.
Portanto, ainda que existam vários recursos de segurança, há uma chance elevada de invasão por parte de cibercriminosos. Além do mais, você oferece uma grande quantidade de dados para o Google.
O que é o Outlook?
O Outlook é o serviço de e-mail da Microsoft, que oferece 15 GB de armazenamento gratuito. Oferece diferentes funcionalidades relacionadas ao envio e recebimento de e-mails, acompanhamento de tarefas, gestão de calendário, armazenamento de contatos e segurança da informação. Integra o Microsoft Office 365, plataforma de produtividade e proteção.
Leia também: Como criar grupo de e-mail no Outlook? Descubra como ter a sua conta e aproveitar esse recurso!
Planos do Outlook
A versão gratuita do e-mail oferece até 15 GB de armazenamento. Mas você pode fazer uma assinatura do Outlook para ter acesso a mais recursos. Veja:
- Microsoft 365 Personal: indicado para 1 pessoa, acesso em 5 dispositivos ao mesmo tempo, tem 1 TB de armazenamento, oferece apps de produtividade com o Microsoft Copilot e conta com segurança de dados e dispositivo, e e-mail sem anúncios. O preço é de R$51 por mês ou R$509 por ano;
- Microsoft 365 Family: vale para 1 a 6 pessoas, permite entrar em 5 dispositivos simultaneamente, tem 6 TB de armazenamento (1 TB por usuário) e os mesmos recursos dos outros planos. Custa R$60 por mês ou R$599 por ano;
- Microsoft 365 Business Basic: acesso para até 300 funcionários, 1 TB de armazenamento por colaborador e 10 aplicativos extras para as demandas corporativas (Forms e Planner, por exemplo). Custa R$33,40 por usuário por mês, com pagamento anual;
- Microsoft 365 Business Standard: tem os mesmos recursos do Business Basic, mas oferece ferramentas de design e edição, Copilot e espaços de trabalho colaborativos. O preço é de R$83,50 por usuário por mês, com pagamento anual.
O Microsoft Copilot é um assistente virtual que utiliza inteligência artificial (IA). Portanto, as duas alternativas — Outlook e Gmail — contam com a tecnologia para facilitar a rotina diária.
Vantagens e Desvantagens do Outlook
Em relação às vantagens e desvantagens do Outlook, há vários pontos a considerar. Confira os principais aspectos que exigem sua atenção.
Vantagens de usar o Outlook
As vantagens de usar o Outlook são:
- integração com o ecossistema Microsoft (Word, Excel, PowerPoint e Teams, por exemplo) para otimizar o fluxo de trabalho;
- calendário embutido para organização da agenda;
- recursos avançados de segurança, com proteção avançada contra ameaças, criptografia de dados e autenticação multifator;
- escalabilidade e flexibilidade para atender a empresas de todos os tamanhos;
- ferramentas de colaboração e produtividade, como calendários compartilhados, gerenciamento de tarefas e edição de documentos em tempo real por mais de um usuário;
- gerenciamento inteligente de e-mail, com recursos como Focused Inbox, Clutter e Sweep para priorizar e organizar e-mails;
- abordagem integrada, que reduz custos e simplifica o gerenciamento de TI;
- confiabilidade, com 99,9% de tempo de atividade garantido por data centers globais que fornecem recursos de redundância e failover;
- suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana;
- documentação extensa;
- recursos de treinamento;
- recursos avançados de acessibilidade, como comandos de voz;
- design clássico e robusto;
- agrupamento de recursos;
- busca avançada por mensagens antigas com o uso de filtros.
Desvantagens de usar o Outlook
As desvantagens de usar o Outlook são:
- serviço sem oferta de pesquisas salvas;
- falta de recursos de agendamento ou adiamento de e-mails;
- auxílio para respostas inteligentes pouco eficiente;
- gerenciamento de tarefas básico e trabalhoso.
Leia também: Veja como funciona o E-mail Workspace da GoDaddy e entenda por que vale a pena ter acesso a essa solução
Gmail ou Outlook: qual o melhor?
A escolha entre Gmail ou Outlook depende dos recursos que você busca. Enquanto o provedor do Google é mais intuitivo, tem várias funcionalidades gratuitas e se integra com aplicativos de terceiros, o serviço da Microsoft tem organização, alta personalização e compatibilidade com produtos da empresa.
Na prática, o Gmail é mais interessante para quem trabalha com equipes remotas e/ou é iniciante. Já o Outlook oferece recursos avançados e várias opções de armazenamento e automação.
Portanto, a plataforma da Microsoft tem uma estrutura melhor para negócios que requerem organização. Ainda tem outros pontos relevantes:
- o Outlook tem suporte por telefone, enquanto o Gmail oferece apoio apenas por e-mail. Ambos são válidos somente para os assinantes;
- o serviço da Microsoft tem as mesmas funcionalidades do provedor do Google, mas há mais limitações na conta gratuita;
- há mais opções de personalização no Outlook, mas o Gmail é mais fácil de usar.
Qual tem mais espaço, Gmail ou Outlook?
Gmail e Outlook têm o mesmo espaço gratuito, com 15 GB de armazenamento. A diferença está nos planos pagos e no compartilhamento.
O serviço de e-mail do Google oferece até 30 TB, válido para a caixa de entrada, o Google Drive e o Google Fotos. Já o provedor da Microsoft tem até 1 TB por usuário (sem limitações no total) para as mensagens, o OneDrive e o Microsoft 365.
Portanto, a resposta sobre qual tem mais espaço, Gmail ou Outlook, depende das suas necessidades. No entanto, a solução da Microsoft é melhor para quem tem vários colaboradores ou quer escalar o negócio.
Outlook ou Gmail: qual o mais seguro?
Em relação à segurança, o Outlook se destaca. Apesar de o Gmail ter várias funcionalidades, como autenticação de 2 fatores e criptografia, o provedor da Microsoft conta com proteção dos dados de ponta a ponta, medidas robustas e comunicações privadas.
Na prática, ambos são interessantes nesse quesito, mas o e-mail do Google tem recursos mais simples, voltados especialmente para uso individual. Ainda tem a questão do uso das suas informações por parte da empresa e seus algoritmos. Assim, a privacidade é menor.
Essa preocupação não aparece para os usuários do Outlook. Esse é um dos fatores para que empresas de médio e grande porte prefiram essa plataforma. Seu uso também é recomendado para negócios que já utilizam outras soluções da Microsoft.
Com todo esse conhecimento, você já pode decidir entre Gmail ou Outlook. Analise todas as funcionalidades, verifique as suas demandas e considere o seu orçamento. Dessa forma, você fará a melhor comparação possível.
Nessa escolha, conte com a GoDaddy! Conheça nossa solução de e-mail e Microsoft 365, verifique os planos e os recursos incluídos, como:
- garantia de reembolso de 7 dias;
- 99,9% de uptime;
- e-mail profissional;
- sincronização entre dispositivos.
Quer saber mais? Acesse a página da solução Microsoft Office 365 da GoDaddy e encontre a assinatura ideal para você!
