Las aplicaciones de productividad se han convertido en uno de los mejores aliados para los profesionales, pues permiten organizar proyectos, coordinar equipos y convertir horas en resultados de forma rápida, intuitiva y, más importante aún, altamente efectiva.
Por eso vamos a ponértelo muy fácil: hemos elaborado un listado con las 20 mejores apps para productividad, las que debes probar sí o sí. ¡No te imagines el tiempo que te vas a ahorrar en pruebas estériles y disgustos solo con seguir leyendo!
Cuáles son las mejores herramientas de productividad y gestión de tareas y por qué
Existen decenas de soluciones para planificar, priorizar y hacer seguimiento de proyectos, desde gestores gratuitos hasta suites completas de pago, y conocer sus principales características te permitirá elegir las que mejor se adaptan a tus necesidades.
1. Notion: Mejor para un espacio de trabajo todo en uno y organización
Notion destaca entre las aplicaciones de productividad porque reúne notas, documentos, wikis y gestión de proyectos en un espacio flexible, pensado para equipos y basado en bloques.
Permite crear bases de datos con vistas (tablas, kanban, calendarios), reutilizar plantillas y colaborar en tiempo real. Además, Notion AI ayuda a redactar, resumir y encontrar información sin salir del workspace.
2. Microsoft 365 Suite o Google Workspace: Mejores para productividad completa de oficina
Microsoft 365 y Google Workspace agrupan las aplicaciones para gestionar proyectos más esenciales de oficina, como correo, calendario, almacenamiento en la nube y edición de documentos.
En Microsoft están herramientas como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y OneDrive, y en Google, Gmail, Drive, Docs, Sheets y Meet, con colaboración en tiempo real y funciones de IA integradas seguras.
3. GoDaddy Conversations: Mejor para gestionar las comunicaciones con clientes en un solo lugar
GoDaddy Conversations centraliza la mensajería de tu negocio en un único buzón unificado. Así, desde una sola app de gestión de tareas, puedes responder a clientes por voz, SMS y correo de GoDaddy Microsoft 365, además de chats de redes como Facebook e Instagram.
Incluye opciones tan prácticas como horarios comerciales configurables y bloqueo de números molestos.
4. Todoist: Mejor para listas de tareas intuitivas y organización de tareas
Todoist es un gestor de tareas ligero que permite capturar y organizar las que tengas pendientes al momento. Su entrada en lenguaje natural facilita añadir fechas y recurrencias, y permite estructurar proyectos con secciones, etiquetas y filtros.
Funciona en web y móvil, y se integra con calendarios y herramientas habituales para mantener el foco donde de verdad importa.
5. TickTick: Mejor para gestión de tareas y seguimiento de hábitos incorporado
TickTick combina lista de tareas, calendario y seguimiento de hábitos en una sola herramienta. Esto permite crear tareas rápido con análisis inteligente de fechas, y además añade recordatorios, vistas de lista y kanban.
Integra un temporizador Pomodoro para que te concentres en el trabajo y exprimas al máximo tu tiempo, sincroniza entre dispositivos y ofrece versión gratuita, con extras en su plan Premium anual.
6. Trello: Mejor para gestión visual de proyectos
Trello destaca entre las aplicaciones de productividad por su enfoque visual tipo kanban, con tableros con listas y tarjetas que arrastras para reflejar el flujo de trabajo. Cada tarjeta admite checklists, fechas, archivos y comentarios para colaborar.
Puedes ampliar sus funciones con Power-Ups e integraciones, y automatizar tareas repetitivas con Butler sin tener que programar para equipos y proyectos.
7. Sunsama: Mejor para planificación diaria y equilibrio entre trabajo y vida
Sunsama está diseñada para planificar el día con intención y cuidar el equilibrio entre vida y trabajo. Reúne tus calendarios de Google, Outlook y otros servicios y te permite hacer timeboxing de tareas en la agenda.
Además, integra tareas de apps como Todoist o Trello y ofrece autoprogramación.
8. GoDaddy Invoicing and Payments: Mejor para facturación empresarial sencilla y pagos rápidos
GoDaddy Invoicing and Payments te ayuda a crear y enviar facturas digitales en minutos, con plantillas listas y opción de añadir impuestos o descuentos.
Gracias a ella podrás cobrar con tarjetas bancarias, configurar facturación recurrente, enviar recordatorios automáticos y gestionar cobros desde un único panel, acelerando tu flujo de caja.
9. Evernote: Mejor para tomar notas y almacenamiento de documentos
Evernote es un bloc de notas avanzado que permite capturar ideas y guardar documentos. Su utilidad Web Clipper, por ejemplo, permite recortar páginas, artículos o PDFs sin distracciones. Además, organiza con cuadernos, tareas y calendario, e incluye funciones como escaneo de documentos y una búsqueda potente para encontrar información muy rápido.
10. Obsidian: Mejor para construir una base de conocimientos personal y vincular ideas
Obsidian es una aplicación de productividad perfecta para construir una base de conocimientos personal, ya que guarda tus notas como archivos Markdown locales, bajo tu control total.
Su gran ventaja son el enlace bidireccional y los backlinks, que conectan conceptos al estilo wiki. Gracias a su vista gráfica, puedes visualizar relaciones entre notas y explorar ideas como red.
11. Google Keep: Mejor para notas rápidas y recordatorios
Google Keep sirve para capturar notas rápidas, listas y recordatorios desde cualquier dispositivo. Permite guardar texto, fotos, dibujos y audio, además de compartir notas con otras personas.
Sus recordatorios ayudan a no olvidar tareas, y su organización por etiquetas hace que todo se mantenga accesible cuando necesitas una idea o un pendiente.
12. Toggl Track: Mejor para seguimiento de tiempo fácil y flexible
Toggl Track facilita que puedas medir en qué se va tu tiempo, para lo que permite iniciar y detener cronómetros desde web, escritorio, móvil o extensiones del navegador.
Ofrece vista de calendario e integraciones, además de seguimiento automático en segundo plano, y después genera informes por proyecto, cliente o etiqueta para detectar fugas y mejorar la rentabilidad.
13. Habitica: Mejor para gamificar tareas y hábitos
Habitica convierte tus tareas y hábitos en un juego tipo RPG. Esto hace que, cada vez que concluyes tareas pendientes, ganes experiencia, oro y recompensas, lo que aumenta tu motivación.
Se facilitan así la creación de hábitos y la ejecución de tareas diarias, todo mientras ves subir de nivel a tu avatar y te unes a grupos para hacer frente a retos compartidos. Todo esto la sitúa entre las mejores apps para productividad gratuitas. ¡Desde luego, no se puede decir que no plantee un enfoque original!
14. Google Calendar: Mejor para programar y gestionar eventos
Google Calendar es una herramienta de agenda para programar reuniones, eventos y recordatorios. Permite invitar a asistentes, compartir calendarios y coordinar horarios desde Google Workspace, e incluye opciones de citas, recordatorios por email y controles de privacidad, integrándose sin problema con otros servicios.
15. GoDaddy Email: Mejor para soluciones de correo electrónico profesional para negocios
GoDaddy Email ofrece correo profesional con tu dominio para reforzar tu marca. Nuestros planes incluyen almacenamiento en la nube, sincronización de email, contactos y calendario en tus dispositivos y clientes de correo. También admite calendarios compartidos y numerosos alias, lo que simplifica la gestión diaria de tu negocio.
16. Miro: Mejor para pizarra colaborativa en línea
Miro es una pizarra colaborativa en línea para idear, diagramar y facilitar talleres. Su lienzo funciona en tiempo real o en modo asíncrono, y ofrece bibliotecas de plantillas para brainstorming, agile y clases.
Incluye herramientas de facilitación como votación, temporizador y presentaciones, además de integraciones con Slack, Jira y Teams.
17. Zapier: Mejor para automatizar flujos de trabajo entre aplicaciones
Zapier conecta aplicaciones populares para automatizar tareas sin programar desde un editor visual sencillo. Creas ‘Zaps’ con un disparador (trigger) y una o varias acciones, y puedes añadir pasos extra, filtros, búsquedas y retrasos.
Además, con Paths incorporas lógica condicional tipo ‘si/entonces’, genial para enrutar leads, avisos y actualizaciones entre equipos.
18. ChatGPT: Mejor para escritura, investigación y lluvia de ideas impulsadas por IA
ChatGPT sirve como asistente de IA para escribir, investigar y generar ideas. Su software de IA redacta borradores, mejora el tono, resume documentos y propone esquemas, por eso se ha convertido en una de las herramientas de productividad preferida por muchos.
Puede explicar conceptos, comparar opciones y ayudar a depurar código o preparar presentaciones. Funciona por conversación, lo que permite iterar con instrucciones y ejemplos hasta llegar al resultado que necesitas.
19. GoDaddy Airo: Mejor para productividad empresarial impulsada por IA
GoDaddy Airo reúne herramientas de IA para lanzar y hacer crecer un negocio desde cero.
Tan solo necesitas acceder al Builder de Airo, servicio de IA incluido al comprar un dominio que crea una página web de forma automática sin que tengas que escribir ni una sola línea de código.
Además, ayuda a redactar emails y boletines acordes a tu marca y te propone acciones de marketing con altas probabilidades de resultar exitosas si se ejecutan bien.
20. Google o Apple Password Manager: Mejor para gestión de contraseñas y seguridad
La app Passwords de Apple y Google Password Managerguardan contraseñas y passkeys, sincronizan entre dispositivos y rellenan credenciales automáticamente.
Google añade Password Checkup para detectar contraseñas débiles o filtradas y permite importar y exportar. Por su parte, el servicio de Apple centraliza también claves Wi-Fi y códigos de verificación, con avisos de seguridad e iCloud Keychain fácilmente.
Cómo elegir la aplicación de productividad adecuada
La mejor forma de elegir las aplicaciones de productividad que realmente pueden resultarte útiles es tener en cuenta los siguientes aspectos antes de empezar a utilizarlas.
- Definir si necesitas notas, tareas o proyectos, así como si trabajas solo o en equipo.
- Revisar su compatibilidad con web, móvil y escritorio, y asegurarte de que sincroniza rápido con modo offline seguro.
- Comprobar integraciones clave como correo, calendario, almacenamiento y chat para evitar tener que pasar el día saltando entre pestañas.
- Valorar automatizaciones, plantillas y funciones de IA para capturar, clasificar y priorizar sin esfuerzo.
- Hacer hincapié en la seguridad, con permisos, cifrado, copias, 2FA y exportación, para que no haya problemas si decides cambiar de proveedor.
- Calcular el precio real teniendo en cuenta todas las variables.
- Elegir una herramienta de productividad fácil de usar, con una interfaz clara, atajos, soporte y comunidad.
Ahora que tienes un poco más claro qué son las aplicaciones de productividad y cuáles se adaptan mejor a tus necesidades, la gestión de tareas ha dejado de ser un misterio para ti. ¡Solo te queda empezar a utilizarlas para catapultar tu trabajo y empezar a conseguir mejores resultados!
