Quando falamos de sistema operacional para PC, o Windows continua como o mais utilizado no mundo. Mas a Microsoft não se destaca apenas pelo software: o Microsoft 365 conta com diversas ferramentas indispensáveis em uma empresa. Para seus e-mais, por exemplo, algumas dicas de Outlook vão fazer toda a diferença na sua rotina.
O sistema, porém, não serve somente para organizar e-mails. Dá para criar grupos de trabalho, organizar tarefas, marcar reuniões, acompanhar prazos e manter a rotina sob controle. Muitas dessas funções estão escondidas — mas você descobrirá todos os segredos agora!
Confira 9 dicas de como organizar as tarefas no MS Outlook e ganhar tempo no dia a dia!
9 dicas de como usar o outlook para organizar tarefas essenciais para uma empresa
Veja como usar o Outlook para otimizar seu dia a dia de trabalho:
- Crie grupos de contatos;
- Organize e-mails e pautas;
- Adicione feriados e eventos esportivos;
- Insira o calendário de outra pessoa ao seu;
- Arraste arquivos para o Teams automaticamente;
- Ative a Caixa de Entrada Focada;
- Agende seus e-mails;
- Use o Clutter para classificar mensagens;
- “Varra” todos os e-mails de um mesmo autor.
Ao entender como usar o Outlook, você não apenas organiza seus e-mails, mas tem à disposição diversas dicas de produtividade no trabalho. Veja, com detalhes, como proceder com cada uma.
1. Crie grupos de contatos
Uma das primeiras dicas de como organizar o Outlook é criar grupos de contato, recurso que ajuda a enviar mensagens mais precisas. Você pode categorizar, por exemplo, entre setores da empresa ou níveis do fundo de funil. Veja como fazer:
- no canto esquerdo do seu Outlook, clique no ícone Grupos > Novo grupo;
- insira o nome e a descrição. Depois, clique em Criar;
- coloque todos os contatos desejados no grupo.
Na hora de enviar um e-mail ou marcar uma reunião, todos os participantes que você adicionou receberão a notificação.
2. Organize e-mails e pautas
Uma das dicas de Outlook mais simples, porém essenciais, é a de organizar suas pastas por categoria. Dessa forma, você separa suas mensagens por projeto ou cliente, por exemplo.
A organização é simples: basta selecionar um e-mail, clicar com o botão direito e escolher a opção “Categorizar”. Por padrão, o Outlook nomeia as categorias por cores — verde, amarela e vermelha, por exemplo —, mas você pode alterá-las em “Gerenciar categorias’’.
Também é possível arrastar e-mails para pastas específicas.
3. Adicione feriados e eventos esportivos
Se você trabalha com uma multinacional, conhecer datas importantes de outros países é muito importante para marcar reuniões e horários adequados. Para tal, siga as dicas no seu Outlook:
- clique no ícone de calendário > Adicionar calendário;
- nos ícones do canto esquerdo, clique em Feriados;
- selecione os países nos quais a sua empresa trabalha.
Para empresas que atuam no setor esportivo ou acompanham eventos da área, o Outlook oferece uma função útil: o calendário de esportes. Dá para adicionar competições automaticamente e acompanhar os jogos direto na agenda.
Siga o passo a passo:
- acesse a opção “Adicionar calendário” e selecione “Esportes”;
- escolha a categoria desejada (futebol, basquete, etc.);
- veja a lista de campeonatos em andamento e clique no que deseja acompanhar;
- filtre por time específico ou adicione o campeonato completo.
4. Insira o calendário de outra pessoa ao seu
Ainda no assunto calendário, outra das dicas de Outlook que facilitam o dia a dia de uma empresa é o de adicionar a agenda de outra pessoa. Assim, toda vez que ocorrer uma alteração, você acompanhará automaticamente.
Em “Adicionar calendário”, clique em “Assinar da web” e cole a URL do calendário que você deseja seguir. Também é possível importar eventos de um arquivo; para tal, selecione “Carregar do arquivo” e envie o documento.
5. Arraste arquivos para o Teams automaticamente
Se você ainda não trabalha com o Teams, é uma questão de tempo. Segundo o Statista, a plataforma alcançou 320 milhões de usuários ativos em 7 anos.
Como é uma ferramenta nativa da Microsoft, você não precisa salvar arquivos do Outlook para enviá-los durante uma reunião. Basta arrastar o documento até a plataforma e enviar.
É possível fazer o mesmo com e-mails: selecione a mensagem que deseja mandar e arraste até o Teams.
6. Ative a Caixa de Entrada Focada
Uma das principais dicas de como organizar a caixa de entrada no Outlook é por meio da categoria “Destaques (Focused Inbox)”, ou caixa de entrada focada.
Basicamente, é um recurso que divide os e-mails entre “destaques” e “outros”. Assim, sua página inicial mostrará somente as mensagens importantes para seu trabalho.
Para ativá-la, siga o passo a passo:
- clique no ícone de Configurações, localizado no canto superior direito da página inicial;
- vá em E-mail > Layout;
- a primeira categoria será Caixa de Entrada Destaques. Clique em Classificar mensagens em Destaques e Outros. Termine em Salvar, no final da página.
Já para classificar os e-mails entre “destaques” e “outros”, clique no e-mail com o botão direito, selecione Mover > Mover para a caixa de entrada Destaques/Outros.
7. Agende seus e-mails
Você precisa enviar uma mensagem, mas não quer mandar de madrugada ou fora do horário de expediente? Uma das dicas essenciais do Outlook é justamente a possibilidade de agendar seus e-mails. Veja como fazer:
- escreva seu e-mail normalmente;
- no botão de envio, clique na seta apontada para baixo, logo à direita da palavra Enviar;
- clique em Tempo personalizado;
- a ferramenta abrirá um calendário, com dia e horário à sua escolha. Após selecioná-los, clique em Enviar.
8. Use o Clutter para classificar mensagens
Boa parte das dicas de Outlook têm como objetivo organizar seus e-mails. Com a enorme quantidade de mensagens recebidas diariamente — boa parte spam —, esses recursos ajudam a otimizar o tempo e a focar no que realmente importa.
Uma dica simples de como organizar a caixa de entrada do Outlook é por meio do Clutter, ferramenta que classifica determinados e-mails como de baixa prioridade e os armazena sem notificar o usuário. Para utilizá-la, é preciso usar Mac e ter uma conta de e-mail em um servidor do Exchange, além do Microsoft 365.
O problema é que, por ser uma inteligência artificial, o Clutter classifica a baixa prioridade conforme os próprios critérios de programação. Portanto, vale dar uma olhada no final do dia para ter certeza de que o recurso limpou sua caixa de entrada da maneira correta. Para tal, siga o passo a passo:
- no painel esquerdo do Outlook, selecione sua conta do Exchange;
- selecione a pasta Clutter para ver suas mensagens.
9. “Varra” todos os e-mails de um mesmo autor
Para se livrar dos e-mails de um mesmo autor de uma vez só, selecione a mensagem e clique no ícone de vassoura localizado na barra de tarefas. A partir daí, o Outlook permite escolher entre:
- mover todas as mensagens atuais da caixa de entrada;
- mover todas as mensagens atuais e futuras da caixa de entrada;
- sempre manter a mensagem mais recente, mas remover as antigas;
- sempre mover mensagens com mais de 10 dias.
Você também pode escolher em qual pasta colocar essas mensagens.
Microsoft 365: todos os dias com você
Agora que você entendeu como organizar o Outlook, percebeu que a ferramenta não é apenas uma caixa de e-mails. É possível estruturar todas as tarefas do seu dia a dia, criar grupos de trabalho e conferir feriados do mundo inteiro. E é nessa lógica que Microsoft 365 trabalha: tudo o que você precisa em uma única plataforma.
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