Nicht alles läuft heutzutage über Chat, Social Media und E-Mail. Im Gegenteil: Viele Kundinnen und Kunden sind digitale Kommunikationsmöglichkeiten leid und wissen es zu schätzen, wenn sie dein Unternehmen telefonisch erreichen können.
Noch attraktiver machst du diese Möglichkeit mit einer kostenlosen 0800-Nummer: Sie zeigt Kunden, dass du ihnen das Leben leicht machen willst, und verleiht deinem Unternehmen einen noch professionelleren Touch. In diesem Artikel erfährst du, wie du eine 0800-Nummer einrichtest, welche weiteren Vorteile sie bietet und wie du sie für dein Unternehmen optimal einsetzt.
Was ist eine 0800-Nummer?
Eine 0800-Nummer ist eine Telefonnummer, die mit den Ziffern 0800 beginnt und die Kundinnen aus dem Inland kostenlos anrufen können. Das bedeutet, dass du als Unternehmen die Kosten für eingehende Anrufe übernimmst, während deine Kunden einen kostenlosen Service erhalten. Solche Nummern werden häufig von Unternehmen genutzt, um Support-Anfragen oder Vertriebsanrufe zu erleichtern.
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Vorteile einer 0800-Nummer
Eine 0800-Nummer verursacht für dein Unternehmen höhere Kosten als eine herkömmliche Telefonnummer. Klar: die Gebühren, die der Kunde nicht übernimmt, musst du übernehmen. Welche Vorteile bekommst du für diese höheren Kosten?
Zunächst einmal verbesserst du die Zufriedenheit deiner bestehenden potenziellen Kundinnen. Sie müssen sich nicht um ihre Telefonrechnung sorgen. 0800-Nummern sind in der Bevölkerung schon so bekannt, dass fast alle Leute von vornherein wissen, dass keine Kosten für solche Nummern anfallen – und für die, die es nicht wissen, schreibst du es am besten noch einmal ausdrücklich dazu.
Dazu bist du nicht verpflichtet: Nur wenn du Werbung mit kostenpflichtigen Nummern machst, dann musst du die beim Anruf entstehenden Kosten mit angeben. Bei sogenannten Mehrwertdienst-Rufnummern, die besonders teuer sind – also etwa 0900-Nummern – musst du die Kosten sogar in einer Ansage zu Beginn des Anrufes deutlich machen. Bei einer 0800-Nummer bist du nicht verpflichtet, anzugeben, dass sie kostenlos ist. Aber natürlich solltest du es tun, denn du bietest deinen Anrufenden ja einen besonderen Service damit. Die Bundesnetzagentur empfiehlt außerdem, dass du bei der Werbung mit deiner kostenlosen 0800-Nummer darauf hinweist, dass bei Anrufen aus dem Ausland Kosten entstehen können.
Weitere Vorteile einer 0800-Nummer: Dein Unternehmen wirkt professioneller, und das Vertrauen in deine Marke wird gestärkt. Und was unter Umständen noch wichtiger ist: Die Hürde, dein Unternehmen zu kontaktieren, sinkt. Kunden beziehungsweise Interessenten sind eher bereit, dein Unternehmen anzurufen, wenn keine Kosten drohen. Das kann vor allem im Vertrieb und ähnlichen Bereichen eine wichtige Rolle spielen. Es hilft beispielsweise, die Conversion Rate zu steigern.
Ein weiterer Vorteil: Anbieter von 0800-Nummern ermöglichen dir die flexible Anrufweiterleitung an verschiedene Abteilungen oder Standorte. Sie sind nicht spezifisch für eine bestimmte Stadt oder einen Ort, so dass die Anrufenden nicht sehen können, wo dein Unternehmen ansässig ist oder in welche Stadt der Anruf geht. Eine 0800-Nummer eignet sich daher besonders für Unternehmen, die überregional agieren und eine einheitliche, professionelle Außenwirkung erzielen möchten.
0800-Nummern: Kosten, Anbieter, Antragsverfahren
Kostenlose 0800-Nummern werden von denselben Telekommunikationsanbietern bereitgestellt wie andere Rufnummern: So kannst du beispielsweise bei der Telekom oder bei Vodafone veranlassen, dass du eine 0800-Nummer betreiben kannst.
Aber anders als eine herkömmliche Festnetz-Nummer musst du deine 0800-Nummer vorher bei der Bundesnetzagentur beantragen. Dies machst du entweder selbst, oder dein Anbieter – beispielsweise die Telekom – erledigt es für dich. Letzteres ist für dich unkomplizierter. Es kann aber sein, dass dein Anbieter nur einen bestimmten Pool an Nummern hat, aus denen du auswählen kannst. Wenn du direkt bei der Bundesnetzagentur beantragst, dann kannst du dort recherchieren, welche 0800-Nummern überhaupt noch frei sind, hast also eine größere Auswahl. Du kannst auch nach sogenannten Vanity-Nummern suchen: Das sind die Nummern, die auf Tastentelefonen einer bestimmten Buchstabenkombination entsprechen, also etwa „0800-DEINUNTERNEHMEN“.
Die Bundesnetzagentur stellt bestimmte Bedingungen: So musst du innerhalb von 180 Tagen nach Antragstellung anfangen, die 0800-Nummer zu nutzen. Du darfst sie nicht auf eine kostenpflichtige Nummer weiterleiten – das wäre Verbrauchertäuschung – und du musst für die Beantragung eine Adresse in Deutschland angeben.
Die Kosten für eine 0800-Nummer variieren je nach Anbieter und Tarifmodell. In der Regel setzen sie sich aus einer monatlichen Grundgebühr sowie den Gesprächskosten pro Minute zusammen. Je nachdem, ob der Anrufer vom Festnetz oder einem Handy aus anruft, liegen diese in der Größenordnung von um die 2 Cent bis um die 20 Cent. Einige Anbieter bieten auch Flatrates an.
Einrichtung einer 0800-Hotline: So geht‘s
Wie richtest du also eine kostenlose 0800-Hotline ein? Zunächst wählst du einen Anbieter aus und beantragst die gewünschte Nummer – entweder beim Anbieter oder der Bundesnetzagentur. Anschließend legst du fest, an welche Telefonnummern eingehende Anrufe weitergeleitet werden sollen. Vor dem offiziellen Start solltest du Testanrufe durchführen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.
Eine zuverlässige Erreichbarkeit ist essenziell für einen guten Kundenservice. Viele Anbieter ermöglichen flexible Weiterleitungsoptionen, sodass Anrufe je nach Uhrzeit an verschiedene Abteilungen oder Standorte umgeleitet werden können. Falls die Kapazitäten erschöpft sind, kann ein Anrufbeantworter oder ein Callcenter einspringen. Moderne VoIP-Technologien bieten zudem die Möglichkeit, Anrufe direkt an mobile Geräte weiterzuleiten.
Dann geht es weiter mit einer professionellen Begrüßungsansage. Sie ist wichtig, damit du bei den Anrufenden einen guten ersten Eindruck hinterlässt. In der Ansage sollte der Name des Unternehmens genannt werden, gefolgt von einer kurzen Erklärung, wozu die Rufnummer dient. Falls nötig, sollten Weiterleitungsoptionen und alternative Kontaktmöglichkeiten genannt werden.
Wofür solltest du eine 0800-Nummer einsetzen?
Sie kann sowohl für den Kundenservice als auch für den Vertrieb genutzt werden. Im Support-Bereich profitieren Kundinnen von einer schnellen und unkomplizierten Hilfe. Automatisierte Menüs können zudem dazu beitragen, Anfragen effizient zu bearbeiten und an die richtige Abteilung weiterzuleiten. Im Vertrieb kann eine kostenlose Hotline dazu führen, dass mehr Interessenten anrufen und sich über deine Angebote informieren. Eine gezielte Nutzung kann also dabei helfen, sowohl die Kundenzufriedenheit als auch die Umsätze zu steigern.
Da bei eingehenden Anrufen in der Regel personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist es wichtig, die geltenden Datenschutzbestimmungen zu beachten. Kunden sollten darüber informiert werden, welche Daten gespeichert werden und zu welchem Zweck. Falls eine Aufzeichnung von Gesprächen erfolgt, muss du dies den Anrufenden transparent kommunizieren und deren Zustimmung einholen – beziehungsweise bei fehlender Zustimmung auf eine Aufzeichnung verzichten. All diese Datenschutzaspekte gelten natürlich auch bei anderen Nummern als 0800-Nummern.
Übrigens: Eine Integration der 0800-Nummer in ein CRM-System ist auch möglich und kann deinen Kundenservice noch einmal auf ein neues Level heben. Bei eingehenden Anrufen können Bestandskundinnen automatisch erkannt und ihre bisherigen Anfragen aufgerufen werden. Dadurch wird eine schnellere und effizientere Bearbeitung der Anliegen ermöglicht. Zudem lassen sich Anrufnotizen und Gesprächsverläufe speichern, um die Kundenhistorie nachvollziehen zu können.
Die Wirkung der 0800-Rufnummer optimieren
Die meisten Anbieter stellen Analysetools bereit, mit denen du die Nutzung deiner 0800-Nummer überwachen kannst. Dabei lassen sich wichtige Kennzahlen wie die Anzahl der eingehenden Anrufe, die durchschnittliche Gesprächsdauer sowie die Stoßzeiten der Anrufe auswerten. Diese Daten solltest du regelmäßig anschauen – sie helfen dir, deine Erreichbarkeit zu optimieren und deinen Kundenservice weiter zu verbessern.
Trotz der vielen Vorteile einer 0800-Nummer gibt es auch einige potenzielle Nachteile, die du im Auge behalten solltest. Die Kosten können bei hohem Anrufaufkommen schnell steigen, insbesondere wenn lange Gespräche geführt werden. Zudem bevorzugen nicht alle Kunden den telefonischen Kontakt, sodass ergänzende Kommunikationskanäle wie Live-Chat oder E-Mail-Support sinnvoll sein können.
Außerdem ist eine 0800-Nummer in der Regel nicht für internationale Kunden nutzbar, weshalb für diesen Fall alternative Lösungen gefunden werden sollten. Wenn du auf jeden Fall auch international kostenlos erreichbar sein möchtest, dann frage bei deinem Anbieter (oder einem anderen Anbieter) nach einer 00800-Nummer (mit zwei Nullen am Anfang). Diese sind kostenlos und international erreichbar, sind aber in der Regel mit noch höheren Kosten für dein Unternehmen verbunden.
Apropos Kosten: Falls eine 0800-Nummer doch zu teuer für dich wird – zum Beispiel, weil deine Anrufenden sehr gesprächig sind und die Telefonate lange dauern – gibt es alternative Modelle. Beispielsweise können 0180-Nummern genutzt werden, bei denen der Anrufer einen Teil der Kosten trägt. Ebenso könntest du über regionale Nummern mit Weiterleitungsoptionen nachdenken, um eine flexible Erreichbarkeit sicherzustellen.
Und schließlich solltest du eine 0800-Nummer aktiv in deine Marketingstrategie integrieren. Du bietest deinen Kunden und Interessenten damit einen tollen Service, der mit signifikanten Kosten für dich verbunden ist – also mach das auch bekannt! Die 0800-Nummer sollte auf der Website deines Unternehmens gut sichtbar platziert und in Social-Media-Kampagnen beworben werden. Auch auf Printmaterialien wie Visitenkarten oder Flyern sollte die Nummer immer eingebunden werden. Sogar für traditionelle Radiowerbung eignet sie sich – vor allem dann, wenn du eine Vanity-Nummer gewählt hast, weil sie für die Zuhörenden leicht zu merken ist. Und dir fallen bestimmt noch mehr Möglichkeiten ein!
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Bildnachweis: Pixabay, Fotograf:in Foundry
