Automatisierung mit Microsoft 365 | Spare wertvolle Arbeitszeit

Wie oft erwischst du dich dabei, wie du repetitive, zeitaufwendige Aufgaben erledigst, die dich von den wirklich wichtigen Dingen abhalten? Das Kopieren von Daten von A nach B, das manuelle Versenden von Erinnerungen, das Einholen von Genehmigungen per E-Mail-Pingpong – all das frisst wertvolle Zeit und Nerven. Einen Großteil dieser Aufgaben kannst du einfach an einen digitalen Assistenten abgeben. Hier kommt die Automatisierung mit Microsoft 365 ins Spiel. Viele kennen Microsoft 365 vor allem für Word, Excel und Outlook. Aber wir zeigen dir, wie du mit den Bordmitteln von Microsoft 365, insbesondere mit Power Automate, lästige Routineaufgaben automatisieren und so mehr Freiraum für Kreativität und strategische Aufgaben gewinnen kannst.

Power Automate: Der Schlüssel zur effizienten Prozessautomatisierung

Power Automate (früher bekannt als Microsoft Flow) ist das Herzstück der Automatisierungslösungen in Microsoft 365 und bereits in vielen Business-Abonnements enthalten. Es ermöglicht dir, Geschäftsprozesse mit einer umfassenden Lösung zu optimieren, die auf Low Code und KI basiert. Das Besondere: Du brauchst keine Programmierkenntnisse, um leistungsstarke Workflows zu erstellen. Brauchst du einen automatisierten Ablauf („Flow“ genannt), klickst du ihn dir einfach zusammen. Power Automate bietet Funktionen für Desktop-Flows (lokale Anwendungen automatisieren), Cloud-Flows (ereignisgesteuerte Abläufe) oder Geschäftsprozess-Flows (unternehmensweit definierte Abläufe) an.

Genehmigungsprozesse vereinfachen und beschleunigen

Kennst du das? Eine Anfrage wird per E-Mail eingereicht, dann manuell weitergeleitet, irgendwo vergessen und schließlich verspätet bearbeitet. Mit Power Automate gehören solche Szenarien der Vergangenheit an. Genehmigungsprozesse lassen sich vollständig automatisieren und transparent gestalten.

Der Prozess beginnt typischerweise mit einem Auslöser – etwa dem Einreichen eines Formulars oder dem Hochladen eines Dokuments. Power Automate erstellt dann automatisch eine Genehmigungsanforderung und leitet diese an die zuständigen Personen weiter. Diese können die Anfrage direkt aus der Benachrichtigung heraus genehmigen oder ablehnen.

Ein großer Vorteil: Jeder Schritt wird protokolliert, sodass du jederzeit nachvollziehen kannst, wer wann welche Entscheidung getroffen hat. Das erhöht nicht nur die Transparenz, sondern hilft auch bei der Einhaltung von Dokumentationspflichten.

Rechnungsfreigaben automatisieren und Kosten sparen

Die Automatisierung von Rechnungsfreigaben ist ein Paradebeispiel für die Effizienzsteigerung durch Microsoft 365: Mit entsprechenden Workflows kannst du Rechnungen je nach Betrag automatisiert oder im Stufenmodell freigeben. Das spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch, durch termingerechte Zahlungen Mahngebühren zu vermeiden.

Ein praktisches Beispiel: Für jede:n Lieferant:in lassen sich individuelle Parameter festlegen. Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag werden automatisch freigegeben, während höhere Beträge einen mehrstufigen Genehmigungsprozess durchlaufen. Jede Rechnung kann zudem dem entsprechenden Projekt sowie der Kostenstelle zugeordnet werden. Bei Fristablauf erfolgt eine automatische Mahnung – so bleibt keine Rechnung mehr zu lange liegen.

Automatisierung im Alltag: Praktische Anwendungsfälle

Die Möglichkeiten der Automatisierung in Microsoft 365 gehen weit über Genehmigungsprozesse hinaus. Hier sind einige weitere Anwendungsfälle, die deinen Arbeitsalltag erleichtern können:

Formularantworten automatisch speichern und verarbeiten

Sammelst du regelmäßig Daten über Formulare? Mit Power Automate kannst du Formularantworten automatisch in Excel-Tabellen, SharePoint-Listen oder Datenbanken speichern. Noch besser: Du kannst basierend auf den Antworten weitere Aktionen auslösen – etwa automatische Bestätigungsmails versenden oder bei bestimmten Antworten Benachrichtigungen an zuständige Teammitglieder:innen schicken.

Daten nahtlos zwischen Systemen übertragen

Hast du beispielsweise Daten in Excel, die in ein anderes System übertragen werden müssen? Mit Power Automate kannst du diesen Prozess automatisieren. Sobald neue Daten in deiner Excel-Tabelle erscheinen, können diese automatisch in SharePoint, Dynamics 365 oder sogar in Drittanbieter-Systeme übertragen werden.

Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter:innen optimieren

Der Einstieg neuer Mitarbeiter:innen ist ein kritischer Prozess, der oft viele manuelle Schritte umfasst. Mit Microsoft 365 kannst du diesen Prozess weitgehend automatisieren und so für ein konsistentes und effizientes Onboarding sorgen.

Ein typischer automatisierter Onboarding-Prozess könnte so aussehen: Sobald ein:e neue:r Mitarbeiter:in in das System eingetragen wird, erstellt Power Automate automatisch die nötigen Benutzerkonten, sendet Willkommens-E-Mails mit wichtigen Informationen, richtet Zugänge zu relevanten Teams-Kanälen ein und weist erste Aufgaben zu. Microsoft Forms kann dabei zur Erfassung wichtiger Informationen dienen, während Microsoft Entra (ehemals Azure AD) die Verwaltung von Benutzeridentitäten und Berechtigungen übernimmt.

Integration mit Drittanbieter-Apps erweitert die Möglichkeiten

Microsoft 365 ist kein geschlossenes System – im Gegenteil. Die Plattform lässt sich hervorragend mit Drittanbieter-Apps wie Trello oder Asana verbinden, was die Automatisierungsmöglichkeiten nochmals erweitert.

Während Microsoft Planner bereits in Office 365 integriert ist, bieten Trello und Asana durch ihre öffentlichen APIs flexible Integrationsmöglichkeiten. Sie können mit zahlreichen anderen Anwendungen verbunden werden und lassen sich an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen.

Ein praktisches Beispiel: Du könntest einen Workflow erstellen, der neue Aufgaben in Asana automatisch in deinem Teams-Kanal ankündigt oder der bei Fälligkeit einer Trello-Karte automatisch eine Erinnerung per E-Mail versendet.

Zeitbasierte Erinnerungen: Nie wieder wichtige Nachrichten vergessen

Kennst du das Gefühl, eine wichtige Teams-Nachricht zu übersehen oder gerade keine Zeit für eine Antwort zu haben? Mit Power Automate kannst du einfach zeitbasierte Erinnerungen einrichten.

Der Workflow ist denkbar einfach: Du fährst über eine Teams-Nachricht, legst fest, wann du erinnert werden möchtest, und hinterlegst bei Bedarf eine kurze Notiz. Zur festgelegten Zeit erhältst du dann eine Erinnerung vom Power Automate Bot mit einem Link zur ursprünglichen Nachricht.

Copilot in Power Automate: KI revolutioniert die Workflow-Erstellung

Die neueste Innovation im Bereich der Automatisierung ist Copilot in Power Automate. Dieser KI-Assistent beschleunigt deinen Weg zur Automatisierung und Transformation deiner Prozesse, indem er deine in natürlicher Sprache verfassten Anweisungen nutzt, um mögliche Lösungen vorzuschlagen.

Mit Copilot in Cloud-Flows kannst du eine Automatisierung erstellen, indem du einfach beschreibst, was du benötigst. Der Assistent führt dich durch den Prozess und erstellt basierend auf deinen Angaben einen funktionierenden Workflow.

Fazit: Automatisierung als Schlüssel zur Produktivitätssteigerung

Die Automatisierung von Workflows mit Microsoft 365 bietet enorme Potenziale zur Effizienzsteigerung. Von Genehmigungsprozessen über Rechnungsfreigaben bis hin zum Onboarding neuer Mitarbeiter:innen – die Möglichkeiten sind vielfältig und lassen sich ohne Programmierkenntnisse umsetzen.

Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Microsoft 365 und der Integration von KI-Funktionen wie Copilot werden die Automatisierungsmöglichkeiten in Zukunft noch leistungsfähiger und zugänglicher. Wer heute beginnt, seine Prozesse zu automatisieren, verschafft sich und seinem Team nicht nur mehr Zeit für die eigentlichen Tätigkeiten des Jobs, sondern auch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.