Effektivere Kundenkommunikation mit Microsoft 365

Wenn du heutzutage Unternehmer:in bist, musst du deine Kund:innen über die verschiedensten Kanäle ansprechen können. Und gleichzeitig können deine Reaktionszeiten entscheidend sein für Geschäftsabschlüsse und auch für das langfristige Image deines Unternehmens.

Deshalb brauchst du eine gut strukturierte digitale Vertriebs- und Kommunikationsstrategie und eine dazu passende Plattform, um nicht die Übersicht zu verlieren. Nur welche? Eine der Plattformen mit den meisten Möglichkeiten ist Microsoft 365: Es bietet dir eine Vielzahl an integrierten Tools, die es dir ermöglichen, deine Kundenkommunikation effizient zu steuern, verschiedene Kanäle zusammenzuführen, Follow-ups zu automatisieren und alle wichtigen Informationen an einem Ort zu verwalten. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du Microsoft 365 zu diesem Zweck gezielt einsetzen kannst und die Stärken der Plattform voll ausnutzt.

Outlook: Kundenkommunikation zentral steuern

Als Dreh- und Angelpunkt deiner Kommunikation eignet sich Outlook am besten. Der Microsoft-Klassiker Outlook ist weit mehr als ein E-Mail-Client: In Microsoft 365 ist Outlook nahtlos mit Kalender, Kontakten, Aufgaben und Teams vernetzt. Du kannst also nicht nur e-mailen, sondern E-Mails priorisieren, kategorisieren, mit Aufgaben verknüpfen oder direkt Besprechungen in Präsenz oder in Form von Teams-Meetings ansetzen.

Für die Priorisierung und Kategorisierung eingehender E-Mails kannst du Regeln, Kategorien und Flags verwenden. So behältst du den Überblick über Kundenanfragen, Rückmeldungen oder Angebote. Die Integration mit Teams und dessen vielfältigen Funktionen ermöglicht eine reibungslose und transparente Zusammenarbeit in deinem Vertriebsteam.

Routineaufgaben automatisieren

Ein Großteil der täglichen Kundenkommunikation besteht aus wiederkehrenden Fragen, zum Beispiel zu Preisen, zu Lieferzeiten oder Bedienungsanleitungen und ähnlichen Dokumenten. Hier besteht ein großes Automatisierungspotenzial, und auch dabei hilft Microsoft. Zur Automatisierung von Teilen deines Workflows in Outlook stehen dir in Microsoft 365 nämlich zwei verschiedene Tools zur Verfügung, die jeweils eine unterschiedliche Reichweite haben: QuickSteps sowie Power Automate.

QuickSteps heißen die Automatisierungen, die nur innerhalb von Outlook zur Verfügung stehen. Sie sind schnell und einfach nutzbar und können trotzdem eine ganze Menge. Sie sind beispielsweise nützlich, wenn du auf E-Mails mit einem bestimmten Betreff eine vorgefertigte E-Mail-Antwort schicken möchtest, wenn du E-Mails automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben oder automatisch eine Aufgabe aus ihnen erstellen willst.

Wenn dir dies nicht ausreicht, dann kannst du Power Automate nutzen: Dies ist Microsofts mächtiges Automatisierungstool, das innerhalb und zwischen verschiedenen Tools von Microsoft 365 angewandt werden kann. Mit Power Automate kannst du beispielsweise aus einer eingehenden E-Mail eine Aufgabe im Microsoft Planner erstellen lassen, eine Teams-Nachricht verschicken lassen oder die Freigabe einer Datei in SharePoint bewirken – oder umgekehrt, also aus einem Ereignis außerhalb von Outlook eine Aktion innerhalb Outlooks ableiten. Und natürlich ist Power Automate auch ganz unabhängig von Outlook einsetzbar, also beispielsweise zwischen Teams und Planner.

Outlook und darüber hinaus: integrierte Kalender

Ebenso essenziell für deinen Vertrieb und deine Kundenkommunikation wie E-Mail ist eine praktische und leicht zu pflegende Terminplattform. In Microsoft 365 gibt es hierzu verschiedene Kalenderfunktionen. Wenn du ohnehin mit Outlook arbeitest, wird der Outlook-Kalender wahrscheinlich für dich im Mittelpunkt stehen, als zentrale Plattform zur Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen.

Mit dem Terminplanungs-Assistenten ist es im Outlook-Kalender ganz einfach, freie Zeitfenster mit Kund:innen oder Teammitgliedern abzustimmen. Zudem lässt er sich mit CRM-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 integrieren, sodass Vertriebsprozesse direkt mit Terminen verknüpft werden können.

Freigegebene Kalender und Gruppenkalender in Microsoft 365 bieten eine praktische Möglichkeit, Termine teamweit sichtbar zu machen. So kann etwa ein gemeinsamer Kalender für Kundenbesuche gepflegt werden, der Transparenz über die Verfügbarkeit einzelner Vertriebsmitarbeiter:innen schafft und die Vertretungsplanung im Team erleichtert. Farbige Kategorien oder benutzerdefinierte Kalenderansichten helfen dabei, Termine nach Priorität, Kundenregion oder Vertriebsphase zu organisieren.

Einen gut gepflegten Outlook-Kalender kannst du in anderen Tools von Microsoft 365 direkt mit- und weiternutzen: So ist der in Microsoft Teams integrierte Kalender besonders hilfreich bei der Zusammenarbeit mit deinen Vertriebs- oder anderen Mitarbeiter:innen. Hier können Meetings direkt aus einem Team-Kanal geplant und nahtlos mit dem Outlook-Kalender synchronisiert werden. Teams ermöglicht es außerdem, spontane Besprechungen zu starten, Termine aufzuzeichnen oder Dateien und andere Inhalte direkt im Gespräch zu teilen. So bleibt das gesamte Team in Echtzeit auf dem Laufenden, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.

Kundentermine online buchen lassen

Ein besonders kundenorientiertes Tool für die Terminplanung stellt Microsoft Bookings dar. Dieses Tool erlaubt es, eine öffentlich zugängliche Buchungsseite anzubieten, über die Kund:innen selbstständig freie Termine auswählen und buchen können – etwa für Produktdemos, Beratungsgespräche oder Support-Termine. Die gebuchten Termine erscheinen automatisch im Kalender deiner zuständigen Mitarbeiter:innen, inklusive individueller Zeitfenster und automatischer Bestätigungs- sowie Erinnerungsmails. Bookings reduziert so den organisatorischen Aufwand der Termine mit Kund:innen für dich und dein Team, und nicht zuletzt erfüllst du auch die Erwartungen der Kund:innen, die immer mehr an Online-Terminbuchungen in allen Lebens- und Arbeitsbereichen gewöhnt sind, vom Rathaus bis hin zum Hausarzt.

Und hier kann dann auch Power Automate wieder ins Spiel kommen: mit einer weitreichenden Automatisierung rund um Kalendereinträge. So lassen sich beispielsweise Folgeaufgaben nach einem Kundenmeeting automatisch erstellen oder Erinnerungen für geplante Nachfassaktionen auslösen und somit ganze Vertriebsprozesse – von der ersten Anfrage bis zur Nachverfolgung – digital abbilden und automatisieren.

Von Word über OneDrive bis hin zu Copilot: Dokumente erstellen und direkt versenden

Die Erstellung und der Versand von Dokumenten wie beispielsweise Angeboten sind tägliches Brot im Vertrieb. Mit Microsoft Word und den integrierten Vorlagen kannst du Angebote schnell, konsistent und in deiner Corporate Identity erstellen. Über OneDrive kannst du sie nicht nur zentral speichern, sondern auch direkt per E-Mail versenden oder als Link freigeben. Und wenn du Funktionen brauchst, die über OneDrive hinausgehen – etwa eine attraktive Webseite, die eine Übersicht über die freigegebenen Dateien gibt – dann kannst du SharePoint nutzen, und in Verbindung damit auch hier wieder die weitreichenden Automatisierungsmöglichkeiten von Power Automate.

Der Vorteil von beiden Tools, OneDrive und SharePoint: Alle Angebotsdokumente bleiben archiviert, können versioniert und bei Bedarf wiederverwendet werden. Dank Cloudspeicherung ist auch unterwegs der Zugriff jederzeit möglich – egal ob vom Tablet, Smartphone oder Laptop.

Wenn du einen noch intelligenteren Gehilfen brauchst als Power Automate, dann kannst du außerdem Microsofts KI-Assistenten Copilot in deine Kundenkommunikation und deinen Vertrieb einbinden. Copilot ist eine generative KI und kann als solche beispielsweise in Outlook E-Mails entwerfen, personalisieren oder zusammenfassen. Das Besondere an Copilot: Er berücksichtigt dabei auch frühere Gespräche mit der Kundin oder dem Kunden, um den richtigen Ton zu treffen und die passenden Inhalte zu liefern. Das spart nicht nur Zeit, sondern lässt die gesamte Kundenkommunikation natürlicher und reibungsloser wirken.

In Microsoft Teams unterstützt Copilot dich bei der Gesprächsvor- und -nachbereitung. Er kann Besprechungsnotizen automatisch zusammenfassen und Aufgaben daraus ableiten, etwa für den Microsoft Planner. So geht kein wichtiger Kundenwunsch verloren und alle Teammitglieder bleiben informiert – auch wenn sie selbst nicht am Gespräch teilgenommen haben.

In Word oder Excel kann Copilot eingesetzt werden, um etwa Angebotsunterlagen auf Basis vorhandener Vorlagen zu erstellen oder Vertriebszahlen auszuwerten, Trends zu erkennen, verständliche Zusammenfassungen zu erstellen und ähnliches.

Kundenkommunikation mit Microsoft Forms: Feedback deiner Kund:innen einholen

All diese Aktivitäten sind kein Selbstzweck, sondern sollen dem guten Verhältnis zwischen dir und deinen Kund:innen dienen. Kundenzufriedenheit ist eine der wichtigsten Größen in der Kundenkommunikation und überhaupt in deiner Geschäftstätigkeit. Du solltest dich hierbei nicht nur auf deine Intuition und die deiner Vertriebsmitarbeiter:innen verlassen: Mit Microsoft Forms lassen sich unkompliziert Umfragen erstellen, ob als Multiple-Choice-Fragebögen, einfache Zufriedenheitsskalen oder Freitext-Formulare. Diese können direkt per E-Mail versendet oder als Link in Rechnungen, Newslettern oder auf Websites eingebunden werden.

Die Ergebnisse werden in Echtzeit gesammelt und können automatisch innerhalb von Microsoft 365, beispielsweise mit Excel, weiterverarbeitet werden. Auch Forms selber beinhaltet schon Möglichkeiten zur attraktiven und übersichtlichen grafischen Aufbereitung der Ergebnisse deiner Umfragen, mit denen du immer den aktuellen Stand des Feedbacks sehen kannst – kumuliert über alle Antwortenden und auch für einzelne Teilnehmende.

Du siehst also: Microsoft 365 bietet dir für alle Aspekte der Kundenkommunikation und des Vertrieb Möglichkeiten zur Organisation und Automatisierung, die dein Geschäft auf das nächste Level heben können.

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