Wissensmanagement & Schulungen mit Microsoft 365: Die Vorteile

Wissen gehört in Unternehmen zum wertvollsten Kapital. Darum stehen viele Organisationen vor einer großen Herausforderung: Wie bewahrst du das Wissen auf den Rechnern und in den Köpfen deiner Mitarbeiter:innen, machst es zugänglich und sorgst für kontinuierliches Lernen? Auch bei einem Generationswechsel kann die systematische Wissensbewahrung zur Überlebensfrage für Unternehmen werden. Microsoft 365 bietet hierfür einen umfassenden Werkzeugkasten, der dir hilft, Wissen zu dokumentieren, zu teilen und Schulungen effizient zu gestalten.

Warum ist Wissensmanagement heute wichtiger denn je

Stell dir vor: Eine langjährige Mitarbeiterin verlässt dein Unternehmen und nimmt jahrzehntelanges Wissen mit. Oder ein komplexes Projekt scheitert, weil Informationen in E-Mail-Postfächern verschwunden sind. Genau solche Szenarien verhindert ein durchdachtes Wissensmanagement. Es sorgt dafür, dass Wissen nicht an einzelne Personen gebunden bleibt, sondern zum kollektiven Gut wird.

Ein gutes Wissensmanagement-System verhindert nicht nur Wissensverlust, sondern steigert auch die Effizienz, fördert Innovation und verkürzt die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter:innen. Mit Microsoft 365 hast du bereits alle nötigen Werkzeuge zur Hand, um ein solches System aufzubauen – ohne zusätzliche Anschaffungskosten oder komplizierte Integration fremder Software.

Eigene Wissensdatenbank in SharePoint: Das digitale Gedächtnis deiner Organisation

SharePoint ist der ideale Ort, um eine zentrale Wissensdatenbank aufzubauen, die das kollektive Wissen deiner Organisation bewahrt. Mit SharePoint kannst du innerhalb weniger Stunden eine funktionsfähige Wissensplattform aufsetzen, die nahtlos in deine bestehende Microsoft-365-Umgebung integriert ist.

Eine SharePoint-Wissensdatenbank ermöglicht die strukturierte Organisation nach Themen und Kategorien, was die Navigation und das schnelle Auffinden von Informationen erleichtert. Die leistungsstarke Suchfunktion von Microsoft 365 sorgt dafür, dass relevante Informationen aus der Wissensdatenbank auch über Teams, Outlook oder OneDrive auffindbar sind.

Trainingspläne effizient gestalten mit Microsoft Planner

Eine strukturierte Herangehensweise an Schulungen ist entscheidend für ihren Erfolg. Mit Microsoft Planner kannst du Trainingsaktivitäten systematisch planen, zuweisen und verfolgen. Du erstellst Aufgaben mit konkreten Beschreibungen, weist sie bestimmten Personen zu, kategorisierst sie und setzt Start- und Fälligkeitsdaten.

Besonders praktisch für das Schulungsmanagement sind die Funktionen zur Prioritätensetzung und die Integration von Checklisten. So könntest du beispielsweise für einen neuen Mitarbeiter einen Einarbeitungsplan erstellen, der die verschiedenen Schulungsmodule als Aufgaben enthält und deren Fortschritt übersichtlich visualisiert.

Die Verknüpfung mit anderen Microsoft-Produkten wie Teams, To Do und Outlook macht Planner zu einem zentralen Hub für dein Trainingsmanagement. Die Teilnehmer:innen haben ihre anstehenden Lernaufgaben immer im Blick und du behältst mühelos den Überblick über den Lernfortschritt deines Teams.

Microsoft Stream: Wissen in Videoform bewahren

Videos haben sich als äußerst effektives Medium zur Wissensvermittlung etabliert. Mit Microsoft Stream kannst du in wenigen Minuten Wissen in Form von Videos festhalten und anderen zugänglich machen. Das Besondere an Videos: Sie sind interaktiver als klassische Anleitungen, können zeit- und ortsunabhängig angeschaut werden und ermöglichen es den Zuschauer:innen, in ihrem eigenen Tempo zu lernen.

Praktische Anwendungsfälle für Videostreams in deinem Wissensmanagement sind:

Aufzeichnungen von Webinaren oder internen Schulungen
Screencast-Tutorials für Softwareanwendungen
Erklärvideos zu komplexen Prozessen
Aufzeichnungen von Expertengesprächen oder Interviews

Das Wertvolle dabei: Durch die Integration in Microsoft 365 sind all diese Videos über die plattformübergreifende Suchfunktion auffindbar. So können deine Mitarbeiter:innen auch dann hilfreiche Inhalte finden, wenn sie gar nicht aktiv nach einem Video suchen.

PowerPoint: Mehr als nur Folien für deine internen Trainings

PowerPoint ist weit mehr als ein Tool für simple Präsentationen. Mit den fortgeschrittenen Funktionen von PowerPoint 365 kannst du interaktive, multimediale Lernmaterialien erstellen, die deine internen Schulungen auf die nächste Stufe heben.

Für professionelle Schulungsunterlagen bietet PowerPoint 365:

Einbindung von Audio- und Videodateien für multimediale Lernerfahrungen
Komplexe Animationen zur Veranschaulichung von Prozessen
Folienmaster und eigene Designs für ein einheitliches Erscheinungsbild aller Schulungsunterlagen
Barrierefreie Gestaltungsmöglichkeiten für inklusive Schulungsmaterialien

Darüber hinaus ermöglicht die Echtzeitkooperation in PowerPoint 365, dass mehrere Trainer:innen gleichzeitig an Schulungsmaterialien arbeiten können. Und mit der Option, Präsentationen aufzuzeichnen, schaffst du nachhaltige Lernressourcen, die jederzeit wieder abgerufen werden können.

Lernpfade gestalten mit Microsoft Viva Learning

Viva Learning ist Microsofts Antwort auf die wachsende Bedeutung des kontinuierlichen Lernens im Arbeitsalltag. Als zentrales Lernportal direkt in Microsoft Teams integriert, bietet es Zugang zu einer breiten Palette von Lerninhalten.

Mit Viva Learning kannst du:

Auf Inhalte von LinkedIn Learning, Microsoft Learn und unternehmenseigene SharePoint-Inhalte zugreifen
Lernmaterialien im Team teilen und diskutieren
Persönliche Lesezeichen für relevante Kurse setzen
Schulungszeiten direkt im Kalender blockieren

Besonders wertvoll für dein Wissensmanagement: Viva Learning fördert soziales Lernen, bei dem nicht nur formales Wissen vermittelt wird, sondern Mitarbeiter:innen sich gegenseitig inspirieren und unterstützen. Die Plattform ermutigt zu selbständiger Weiterbildung und zum aktiven Teilen von Erkenntnissen – ein wesentlicher Faktor für eine lebendige Lernkultur.

Microsoft Copilot: Der KI-gestützte Assistent für dein Wissensmanagement

Als neueste Ergänzung der Microsoft-365-Suite verändert Copilot die Art und Weise, wie wir mit Unternehmenswissen interagieren. Copilot analysiert und verarbeitet die in Microsoft 365 gespeicherten Informationen und macht sie auf neue Weise zugänglich.

Mit Copilot kannst du:

Inhalte aus Dateien wie Transkripte blitzschnell zusammenfassen und vergleichen
Eigene Wissensagenten auf Basis von Dokumenten erstellen
YouTube-Videos und wissenschaftliche Papers analysieren lassen
Daten strukturieren, um Wissen daraus nutzbar zu machen

Ein praktisches Beispiel: Stell dir vor, du möchtest eine umfangreiche Schulungsunterlage erstellen. Mit Copilot kannst du bestehende Dokumente analysieren lassen, relevante Inhalte extrahieren und in ein neues Format überführen – und das alles durch Anweisungen in natürlicher Sprache. Das spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch, Zusammenhänge in deinem Unternehmenswissen zu entdecken.

Fazit: Die Zukunft des Wissensmanagements mit Microsoft 365

Wissensmanagement ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der sich mit den Bedürfnissen deiner Organisation weiterentwickelt. Microsoft 365 bietet dir alle Werkzeuge, um diesen Prozess zu gestalten – von der Erfassung und Strukturierung des Wissens bis zur kreativen Vermittlung und Nachverfolgung des Lernerfolgs.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt dabei nicht allein in den technischen Möglichkeiten, sondern in der strategischen Nutzung dieser Tools im Einklang mit deiner Unternehmenskultur. Fördere eine Atmosphäre des offenen Wissensaustauschs, in der Mitarbeiter:innen gerne ihr Wissen teilen und voneinander lernen. Microsoft 365 gibt dir die nötigen Werkzeuge an die Hand.