Cómo organizar un evento online de éxito paso a paso

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lectura de 11 minuto(s)
Leticia Calvo

Organizar un evento online es, cada vez, más frecuente en la actualidad. Y es que, además del empujón que supuso para su auge la pandemia causada por la COVID-19, las innumerables ventajas que tienen la retransmisión virtual de este tipo de convenciones han hecho que se consoliden de manera definitiva.

De hecho, también es cada vez más habitual ver eventos híbridos: es decir, aquellos que dan la posibilidad de asistir de manera presencial a las ponencias y, a su vez, de hacerlo de forma virtual.

En este artículo vamos a crear una pequeña guía que pueda ayudarte en la futura organización de eventos virtuales de éxito. Vamos a ver qué factores debemos tener en cuenta tanto antes como después del mismo y qué pasos debemos dar en firme para asegurar la correcta marcha de su celebración.

Pero, antes, vamos a empezar por algo básico: ¿por qué tu próximo evento debería ser online?

Ventajas de los eventos virtuales frente a los eventos presenciales

Estos son los principales beneficios que aportan los eventos online frente a los eventos físicos:

  • Al no necesitar una sede en la que celebrar el evento y realizar las ponencias online, los costes y los esfuerzos de producción se reducen notablemente y, por lo tanto, puede resultar mucho más rentable. Además, la eliminación de esta partida facilita la organización de un evento con un presupuesto más bajo o la posibilidad de invertir estas cuantías en otras partidas como, por ejemplo, la cantidad de ponentes del evento, el estatus de los mismos o el dinero que se invierte en la captación de asistentes.
  • No se restringe a una ubicación física, y esto supone dos beneficios muy claros. Por un lado, resulta más fácil traer a ponentes potentes al evento minimizando los costes de traslados, dietas, etcétera. Por otro, se abre tremendamente el abanico de personas que pueden asistir, tanto por ubicación como en número de asistentes al evento.
  • Permiten tener una interacción en tiempo real con otros asistentes del evento. Además, en muchas ocasiones no se realiza la típica ronda de preguntas al final: por el contrario, los asistentes pueden comunicarse en directo con el ponente y aclarar sus dudas in situ.
  • La grabación del evento resulta tremendamente sencilla. De hecho, apps como Zoom -muy empleadas para videoconferencias en este tipo de sesiones- permiten grabar directamente la sesión y exportarla a vídeo. De esta manera, su posterior difusión resulta mucho más sencilla -y más económica- entre quienes quieren volver a asistir a las conferencias o quienes no han tenido la posibilidad de hacerlo en directo.

Ahora que ya conoces las principales ventajas de los eventos online, vamos a ver los distintos tipos que puedes organizar.

¿Qué tipos de eventos online existen?

Quizá en un primer momento solo estés pensando en organizar un congreso virtual. Sin embargo, van mucho más allá.

Estos son los principales tipos de eventos virtuales que puedes organizar:

  • Un congreso online.
  • Un webinar.
  • Una reunión online de una comunidad.
  • Un evento de Live Streaming Commerce para lanzar un nuevo producto de una marca.
  • Una rueda de prensa.
  • Clases o cursos online.
  • Cualquier tipo de retransmisión en directo. Lo más habitual ligado al mundo de Twitch son las partidas de videojuegos online, aunque cada vez cobran más relevancia los eventos retransmitidos por streaming tanto del mundo del deporte como de la cultura.
  • Una charla en directo con personas de tu comunidad, especialmente si tienes relevancia en redes sociales.
  • La grabación de un podcast en directo, generalmente en formato entrevista.

Como ves, hay multitud de formatos que pueden adaptarse perfectamente a esta modalidad. A continuación, vamos a ver qué pasos debemos dar para organizar de la mejor forma eventos digitales.

Pasos para organizar un evento por Internet

Si quieres celebrar un evento online, sigue los próximos pasos:

  1. Haz un briefing del evento.
  2. Elige la fecha y la hora de su celebración.
  3. Selecciona a las personas ponentes.
  4. Elige de las aplicaciones necesarias para celebrar el evento online.
  5. Difunde y promociona la convocatoria.
  6. Celebra el evento online.
  7. Crea un post-evento que deje un buen sabor de boca.

Vamos a ver cada una de ellas con un poco más de detalle.

1. Haz un briefing del evento

El primer paso será crear un documento que recoja:

  • Cuál es el objetivo del evento.
  • ¿A quién va dirigido? Investiga a fondo a tu público objetivo para asegurarte una organización tremendamente dirigida.
  • Qué temáticas tienen cabida.
  • De qué recursos se dispone -económicos, de equipo, etcétera- y cuáles se necesitan -posibilidad de incluir patrocinadores, personas voluntarias, etcétera-.

De esta manera, se resuelven todas las diferentes dudas que pueden surgir en los pasos previos a la organización.

2. Elige la fecha y la hora de su celebración

La hora y el día del evento es clave para asegurar su éxito. Para ello, ten en cuenta tanto los eventos que se celebran ese día relacionados con tu sector de especialización como aquellos ajenos que podrían afectar a la decisión de asistir a ellos o no.

Por ejemplo, los eventos deportivos, políticos, la proximidad de un festivo en el que habitualmente la gente se va de puente...

Por otro lado, la hora es un factor tremendamente importante. Elige aquel horario compatible con la actividad del target del evento.

Pónselo fácil a quienes quieran formar parte del evento: no les hagas elegir entre varias opciones disponibles ni crees conflictos en su agenda laboral.

3. Selecciona a las personas ponentes

En caso de contar con diferentes ponentes en el evento, es el momento de elegirlos. Para ello, no te olvides de:

  • Conocer a fondo el sector de la empresa organizadora.
  • Detectar quiénes pueden aportar valor en sus charlas o ponencias: especialistas en el área o en una temática concreta que encajan en base al objetivo del evento.
  • Realizar una breve investigación para asegurarte de que las personas elegidas no están involucradas en polémicas que podrían teñir negativamente la marcha del evento.

La calidad de los ponentes es el mayor reclamo que puede tener un evento, tanto a la hora de captar asistentes como al realizar acciones de comunicación y promoción del mismo.

Y, como no, la del moderador del evento. ¿Quién podría encajar en este papel? Si “tienen tirón”, como quien dice, todo será mucho más fácil.

Una vez elegido el cartel, es el momento de contactar con los posibles ponentes. Para ello, es clave dejar claro en qué consiste en el evento, qué se espera de su participación y conocer cuáles son sus exigencias para formar parte del mismo. Con esta información, se puede iniciar la fase de negociación previa al cierre de la agenda definitiva del acontecimiento.

4. Elección de las aplicaciones necesarias para organizar el evento online

En este punto, debes decidir todo lo relativo a las apps o herramientas que emplearás para el evento. En este caso, debes determinar:

  • La plataforma de eventos como Eventbrite, Bright Talks o GoToWebinar.
  • Las herramientas empleadas para facilitar el registro de los usuarios. Por ejemplo, apps de email marketing o herramientas como las citadas anteriormente permiten facilitar este proceso.
  • Qué aplicación se va a emplear para realizar las retransmisiones en directo. La más empleada suele ser Zoom, pero hay quien organiza Live Streaming Commerce a través de Twitch o de Instagram.
  • Si vas a necesitar soporte técnico durante la retransmisión en directo para garantizar una mejor experiencia tanto a los ponentes como a los asistentes.

Crear un listado de las apps que necesitas y de sus costes es una buena idea para llevar los gastos bien contabilizados. Y es que, aunque muchas de estas herramientas tienen versiones gratuitas, probablemente se quedarán cortas para los requerimientos del acontecimiento.

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5. Difusión y promoción de la convocatoria

Ha llegado el momento de comunicar la celebración del evento y, para ello, se debe crear un plan de marketing dirigido a alcanzar el objetivo marcado en un inicio.

Para ello, debes:

  • Elegir los canales a través de los cuales vas a comunicar el evento: campañas de email marketing a la base de datos de la empresa, publicidad y publicaciones en redes sociales, rueda de prensa online, etcétera.
  • Determinar si vas a realizar alguna colaboración con los ponentes u otros influencers del sector que puedan hacerte llegar a un mayor número de personas interesadas.
  • Preparar los materiales necesarios de comunicación: crear una landing page para facilitar el registro, habilitar los pagos online la página para facilitar la venta de entradas, generar todos los materiales publicitarios y de comunicación -post en el blog, banner para un anuncio de Instagram, etcétera-.

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  • Configurar las automatizaciones pertinentes para asegurar el correcto registro de los usuarios. Al menos, el correo de confirmación del pago de las entradas o del registro con éxito, recordatorios tanto el día antes como en los momentos anteriores a su inicio y un correo post-evento de agradecimiento en el que puedes incluir tanto la grabación para verla en diferido como otros materiales de interés. Por ejemplo, descuentos para los productos de tu empresa o las de los patrocinadores del evento.
  • Determinar si se va hacer un plan en redes para la retransmisión en directo, qué se necesita y quién se encargará de ello. Además, se debe tener en cuenta la necesidad de un plan de contingencia en caso de que haya algún problema durante el evento.

A lo largo de esta fase, debes revisar cómo está yendo la consecución de objetivos. ¿Cuántas personas se están registrando? ¿Qué canales están funcionando mejor y cuáles tienen margen de mejora? ¿Se pueden optimizar algunas campañas y cómo se debe hacer'?

Aprovecha las ventajas que aportan estas herramientas online para realizar un seguimiento exhaustivo de la marcha de la campaña.

6. Celebra el evento online

El día del evento, todo debe ir lo más rodado posible. Para ello, es importante:

  • Comprobar que funcionan correctamente todos los micrófonos y webcams, y que se escucha y se ve correctamente a quienes dan la ponencia. Si, además, se trata de un evento híbrido debemos tener en cuenta que las cámaras están situadas en la posición correcta y que no hay errores en la retransmisión.
  • Verificar que las personas que van a dar una conferencia o masterclass tienen disponibles todos los materiales que necesitan para ello.
  • Dinamizar las charlas, interactuando con la audiencia del evento, realizando preguntas, recogiendo dudas de los asistentes, cuidando el tiempo entre las charlas y trasladando la información relevante a la organización o a las personas ponentes.
  • Fomentar la participación y difusión del evento en redes sociales, dando directrices claras como el uso de hashtags o facilitando el uso de materiales del mismo.
  • Recoger información de primera mano de los ponentes que pueda resultar útil para la organización futura de otros eventos digitales o, directamente, a la empresa organizadora.

Además, puedes aprovechar su celebración para conseguir nuevos leads o hacer crecer tu comunidad en redes sociales.

7. Crea un post-evento que deje un buen sabor de boca

Un evento no termina una vez se ha celebrado: ahora debes cuidar el recuerdo que les queda a los asistentes del mismo porque puede tener numerosos beneficios para tu marca.

Para ello, puedes:

  • Enviar un mail de agradecimiento, incluyendo un enlace a la grabación de las conferencias y a otros materiales de apoyo -presentaciones, contenidos del blog creados a posteriori, etcétera-.
  • Solicitar la opinión para introducir futuras mejoras a través de encuestas online.
  • Crear materiales que colaboren a difundir las bondades de haber asistido al evento una vez finalizado.

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