Backup e-mail Outlook Office 365: como fazer? [TUTORIAL]

Principais aprendizados

Fazer backup de e-mails no Outlook 365 é essencial para proteger dados contra exclusões acidentais, ataques cibernéticos ou falhas técnicas. Essa prática garante a recuperação rápida de informações críticas, assegurando a continuidade de negócios e a conformidade com políticas de retenção de dados.
Para fazer backup, abra o Outlook, clique em "Arquivo"> "Abrir e Exportar"> "Importar/Exportar". Selecione "Exportar para um arquivo", escolha "Arquivo PST", marque a pasta desejada e salve em um local seguro, como um HD externo, para garantir proteção adicional contra perdas.
Alterar periodicamente o local do arquivo de backup (ex: de HD interno para externo) é vital para evitar riscos como ransomwares ou falhas físicas. Crie novos arquivos PST com data no nome para versionamento e mantenha múltiplas cópias em diferentes mídias.

Na era digital, o e-mail é muito mais do que uma ferramenta de comunicação; é um repositório de informações e documentos importantes, memórias valiosas e até registro de transações. No ambiente corporativo e no uso pessoal, a perda desses dados pode ser catastrófica. Por isso, é essencial saber como fazer backup do e-mail no Outlook Office 365.

Embora o Microsoft 365 ofereça medidas robustas de segurança em sua central de dados, é crucial entender uma premissa fundamental: a responsabilidade final pelas informações é do usuário.

Ou seja, a Microsoft gerencia a infraestrutura, mas não protege contra exclusões acidentais por um colaborador, ataques de ransomware que corrompem arquivos ou corrupção de dados local. Logo, fazer backup regular dos seus e-mails no Outlook 365 não é uma tarefa opcional, é um imperativo de segurança digital.

Quer saber como fazer backup do e-mail no Outlook Office 365? Continue a leitura.

O que é e qual é a importância do backup de e-mail?

Backup de e-mail é o processo de criar uma cópia segura e independente de todas as mensagens, contatos, calendários e anexos de uma conta de e-mail. Essa cópia, geralmente armazenada em um local separado (como um arquivo PST/OST no computador, um HD externo ou na nuvem), serve como um seguro contra a perda de dados.

Sua importância é crítica por três motivos principais:

segurança contra perdas: protege contra exclusões acidentais, corrupção de dados ou falhas técnicas no provedor de e-mail;
resiliência a ataques cibernéticos: é a principal defesa contra ameaças virtuais que podem sequestrar ou apagar sua caixa de entrada original;
preservação e conformidade: garante a posse permanente de informações valiosas para negócios, memórias pessoais ou documentos legais exigidos por lei, indo além das políticas de retenção do provedor.

Em suma, a importância do backup é transferir a responsabilidade dos dados do provedor para você, o que assegura que nada seja perdido irreversivelmente.

Este tema pode parecer um pouco mais complexo por se tratar de muitos termos técnicos. Mas fique tranquilo! Caso haja dúvidas, leia [Dicionário do desenvolvedor] 50 termos de programação, um compilado de termos explicados para facilitar seu entendimento.

Como fazer backup do e-mail no Outlook Office 365?

Fazer backup no Outlook significa exportar seus dados para um arquivo .PST, um formato que armazena tudo localmente em seu computador. Para realizar o processo, siga o passo a passo:

Abra o Outlook e o menu “Arquivo”;
Acesse a ferramenta “Importar/Exportar”;
Escolha a opção de exportação;
Selecione o tipo de arquivo;
Escolha a pasta para backup;
Escolha o local para salvar;
Defina uma senha para mais segurança.

Entenda cada uma das etapas com mais detalhes a seguir.

Inicie o aplicativo Outlook em seu computador. Na faixa de opções superior, clique na guia "Arquivo".

2 - Acesse a ferramenta "Importar/Exportar"

No menu que se abre, selecione "Abrir e Exportar" e, em seguida, clique em "Importar/Exportar". Esse comando inicia o assistente de importação e exportação.

3 - Escolha a opção de exportação

Na nova janela, selecione "Exportar para um arquivo" e clique em "Avançar".

4 - Selecione o tipo de arquivo

Escolha "Arquivo de dados do Outlook (.pst)" e clique em "Avançar" novamente.

5 - Escolha a pasta para backup

Selecione a pasta de e-mail que deseja fazer backup (por exemplo, sua caixa de entrada principal ou selecione a pasta superior com seu endereço de e-mail para backup completo). Marque a opção "Incluir subpastas" e clique em "Avançar".

6 - Escolha o local para salvar

Clique em "Procurar" para navegar até o local em que deseja salvar o arquivo de backup (é altamente recomendável escolher um HD externo ou unidade de rede, e não apenas o disco local do computador).

Dê um nome descritivo ao arquivo (ex: ancBackup_e-mail_2024.pst) e clique em "OK" e depois em "Concluir".

7 - Defina uma senha para mais segurança

Uma janela pop-up pedirá para você criar uma senha para proteger o arquivo. Esse recurso adiciona uma camada extra de segurança. Você pode clicar em "OK" sem inserir uma senha, mas não é recomendado.

Pronto! Agora você já sabe como fazer backup do e-mail no Outlook Office 365. Lembre-se de repetir este processo periodicamente para manter sua cópia de segurança atualizada.

Qual é a importância de alterar o e-mail de backup?

A importância de alterar ou atualizar periodicamente o e-mail de backup no Outlook reside na segurança cibernética e integridade contínua dos dados. Um backup não é um evento único, mas um processo dinâmico.

À medida que o volume de e-mails cresce, um arquivo de backup antigo (.PST) se torna desatualizado, deixando de proteger informações recentes e críticas. Criar um novo backup garante que comunicações, contratos e projetos novos fiquem salvos.

Alterar o local de armazenamento do arquivo de backup também é crucial para a proteção contra perda de dados. Se o backup sempre for salvo no mesmo disco rígido do computador, permanece vulnerável a falhas físicas desse dispositivo, ransomware ou roubo.

Mover o novo arquivo para um HD externo ou nuvem implementa o princípio "3-2-1" (três cópias, em dois meios, uma off-site), que isola os dados da ameaça original e transforma o backup de uma cópia estática em uma estratégia robusta de recuperação de desastres.

Como alterar o e-mail de backup no Outlook?

Alterar o e-mail de backup nada mais é do que criar um novo arquivo de backup atualizado e salvá-lo em um local diferente do anterior para maior segurança. Para isso, siga as seguintes etapas:

Localize o backup antigo;
Repita o processo de exportação;
Selecione a pasta para novo backup;
Altere o local onde deseja salvar;
Finalize o processo.

Entenda cada um dos passos com mais detalhes a seguir.

1 - Localize o backup antigo

Antes de criar um novo, localize o arquivo de backup anterior (geralmente com extensão .PST) em seu computador ou HD externo. Esse processo evita confusão entre versões antigas e novas.

2 - Siga o processo de exportação

Repita o processo padrão de exportação:

abra o Outlook e clique em Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar;
selecione "Exportar para um arquivo" e clique em "Avançar";
escolha "Arquivo de dados do Outlook (.pst)" e avance.

3 - Selecione a pasta para o novo backup

Escolha a pasta superior do seu e-mail (que representa toda a sua conta) para um backup completo, marcando "Incluir subpastas".

4 - Defina um novo local de backup

Ao clicar em "Procurar" para escolher a pasta de destino, navegue até um local diferente do arquivo de backup anterior. Se o backup antigo estava no HD interno, por exemplo, salve o novo em um HD externo ou unidade de rede.

Por outro lado, se já estava em um HD externo, você pode criar uma nova pasta com a data atual (ex: Backup_Outlook_2024-10).

5 - Finalize o processo

Nomeie o novo arquivo de forma clara (ex: Backup_Outlook_Out2024.pst), clique em "OK" e depois em "Concluir".

Ao saber como alterar o e-mail de backup no Outlook, você mantém uma estratégia de backup robusta e resiliente.

Eleve sua produtividade com Microsoft 365 na GoDaddy!

Você já domina como fazer backup de e-mails manualmente, mas e se pudesse automatizar toda a proteção dos seus dados? Com o complemento de backup do Microsoft 365, seus e-mails são arquivados automaticamente, garantindo segurança contra exclusões acidentais ou falhas técnicas.

Imagine focar o que realmente importa, como crescer seu negócio, enquanto uma solução robusta cuida da integridade das suas informações, permitindo recuperação rápida e simplificada a qualquer momento.

Descubra o plano ideal e contrate agora!

Oferecemos suporte em português, mas algumas funcionalidades de backup avançado podem estar disponíveis apenas em inglês.