Wichtige Erkenntnisse
- Regelmäßige Postfachbereinigung: Outlook bietet Funktionen, um alte, große oder unnötige E-Mails zu löschen bzw. zu archivieren und den Papierkorb komplett zu leeren. Dies hilft, Speicherplatz zu sparen und das Postfach übersichtlich zu halten.
- Automatisierte Organisation: Mit der Funktion „Outlook aufräumen“ und durch das Erstellen von Regeln lassen sich E-Mails automatisch sortieren, Unterhaltungen zusammenführen und Ordner effizient strukturieren.
- Duplikate und Spam vermeiden: Tools und Add-ins helfen, doppelte E-Mails und Anhänge zu finden und zu entfernen. Gegen Spam und unerwünschte Newsletter helfen Spamfilter, das manuelle Markieren von Junk-Mails und das gezielte Abbestellen von Newslettern.
- Zusätzliche hilfreiche Add-ins: Verschiedene Erweiterungen wie das farbliche Markieren oder zeitversetzte Versenden von E-Mails steigern die Effizienz und Übersichtlichkeit im täglichen Umgang mit Outlook.
Microsoft Outlook ist ein komplexer Organizer, der die digitale Kommunikation vereinfachen soll. Die beliebte Software bündelt verschiedene E-Mail-Adressen, verwaltet dein Adressbuch und hilft dir mit einem Terminkalender und To-do-Listen, den Alltag besser zu strukturieren. Allerdings kann die Masse an Daten schnell unübersichtlich werden. Darum solltest du in regelmäßigen Abständen Outlook aufräumen, nicht mehr benötigte Kommunikation löschen und überprüfen, ob alle Angaben auf dem neuesten Stand sind. Hier liest du, wie du dabei am besten vorgehst.
Wie kann ich mein Outlook-Postfach schnell entrümpeln?
Auch im Zeitalter der blitzschnellen Kommunikation per Messenger und Chat haben E-Mails kaum an Bedeutung verloren. Schließlich haben E-Mails viele Vorteile. Du kannst sie aufbewahren, wenn du später auf die Informationen zugreifen willst, an andere weiterleiten oder Dritte in die Unterhaltung einbeziehen. Für Unternehmen sind Newsletter nach wie vor ein wichtiger Weg, um ihre Kunden zu erreichen. Dies führt leider oft zu Clutter im Outlook-Postfach. Microsoft hält zum Glück eine nützliche Funktion bereit, mit der du dein Outlook aufräumen kannst: die Postfachbereinigung. Mit ihr kannst du:
- besonders große ältere E-Mails aufspüren, die nur Speicherplatz verbrauchen und diese löschen
- ältere E-Mails ab einem bestimmten Termin (standardmäßig sind 90 Tage vorgegeben) löschen, weil du sie nicht mehr brauchst
- E-Mails, die du verwahren willst oder musst, in einen Archivordner verschieben
- den Ordner „Gelöschte Mails“ komplett leeren
Du kannst alle Funktionen nutzen oder nur eine. Ein Tipp: Scrolle vor dem Löschen noch einmal alle E-Mails durch. Vielleicht findest du doch noch eine wichtige Information oder nützliche Anhänge, die du zunächst sichern willst.
Die Funktion „Outlook aufräumen“ als zusätzliche Hilfe
Neben der Postfachbereinigung bietet Outlook die Funktion „Outlook aufräumen“ an, die tut, sie verspricht: Sie bringt Ordnung in den Posteingang. Mit ihr kannst du:
- einzelne Unterhaltungen aufräumen
- Ordner aufräumen
- Ordner und Unterordner aufräumen
Alles, was du zum Löschen auswählst, wird in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben. So hast du ein Sicherheitsnetz, falls du beim Löschen zu übereifrig warst. In den Einstellungen kannst du auch andere Ordner als Alternativen angeben und beispielsweise verschiedene Ordner zum Speichern privater Kommunikation und des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs rund um deinen Online-Shop anlegen.
Tipp: Sehr hilfreich ist die Anweisung „Beim Aufräumen von Unterordnern die Ordnerhierarchie im Zielordner neu herstellen“ – so bleibt dein Ordnungssystem erhalten.
Regeln einrichten, um E-Mails automatisch zu sortieren
Im aktuellen Outlook, das zu Microsoft 365 gehört, findest du die Option „Regeln“ und darunter „Regel erstellen“. Hier kannst du festlegen, dass E-Mails eines bestimmten Absenders direkt in einen Unterordner verschoben werden. Dies kann eine einzelne Person sein (deine.frau@zuhause.de) oder eine Gruppe (kollege1@arbeit.de, kollege2@arbeit.de etc.). Du kannst Regeln auch bearbeiten, zeitweise deaktivieren und ganz löschen.
Doppelte E-Mails oder Anhänge in Outlook finden und entfernen
Geht eine Unterhaltung mehrmals per E-Mail hin und her, entstehen oft Duplikate, die unnötigen Speicherplatz verbrauchen. Besonders nervig sind die vielen Duplikate deiner eigenen Anhänge im Ordner „Gesendet“. Hier solltest du als Erstes ansetzen, wenn du dein Outlook aufräumen willst. Prüfe dabei, ob du diese E-Mails gleich komplett löschen möchtest oder nur die Anhänge. Möglicherweise hast du etwas in der eigentlichen E-Mail geschrieben, das du noch brauchst.
Du kannst die Arbeit auch von einem Tool erledigen lassen, zum Beispiel vom „1-Klick Duplikate Löschen für Outlook“, das du unter dem Reiter Add-ins findest. Hier legst du zunächst die Regeln für Duplikate fest und in welchen Ordnern nach ihnen gesucht werden soll.
Was ist die beste Strategie, um Spam und unerwünschte E-Mails loszuwerden?
Spam und Werbekommunikation wie Newsletter nehmen viel Platz weg und sind oft der Hauptgrund, warum du Outlook aufräumen solltest. Die Spamfilter der großen E-Mail-Anbieter leisten hier zwar schon gute Arbeit, doch immer wieder rutscht Spam durch. Und Newsletter bekommst du vor allem, weil du heute nichts mehr bestellen kannst, ohne dass deine E-Mail-Adresse in den Datenbanken des Händlers landet. Einige Tipps dazu:
- Hinterlasse niemals E-Mail-Adressen öffentlich sichtbar im Internet: Hier werden sie von Bots und Crawlern geerntet und für Spam missbraucht.
- Spam-Nachrichten, die nicht als solche geflaggt werden, markierst du als Junk. So „lernt“ dein Outlook, wie es Spam erkennt und besser herausfiltert.
- Lege dir eine oder zwei zusätzliche E-Mail-Adressen zu, mit denen du im Internet aktiv bist. Alle E-Mails, die an diese Adressen gesendet werden, prüfst du einmal pro Woche auf nützliche Informationen, ehe sie automatisch gelöscht werden.
- Überlege, welche Newsletter dir wichtig sind und welche nicht. Nimm dir die Zeit, diese abzubestellen (ein entsprechender Link im Newsletter ist Pflicht), um die Werbeflut zu reduzieren.
All dies trägt dazu bei, dass dein Postfach in Zukunft weniger überfüllt sein wird und du nicht so häufig dein Outlook aufräumen musst. Ärgerst du dich über ständige E-Mail-Unterhaltungen zwischen mehreren Beteiligten, die eine Fülle von E-Mails, oft mit Anhängen, generieren? Schlag einen Wechsel auf ein dienstliches Messenger-Programm wie Microsoft Teams vor, das ebenfalls in Microsoft 365 enthalten ist.
Welche Tools oder Add-ins gibt es, um Outlook effizient zu verwalten?
Das Tool zum Aufstöbern von Duplikaten ist nur eines von vielen Add-ins, mit denen du die Arbeit mit Outlook effizienter gestalten kannst. Hier haben wir weitere nützliche E-Mail-Funktionen für dich zusammengefasst: Markiere zum Beispiel E-Mails in unterschiedlichen Farben für einen besseren Überblick oder lerne, wie du sie zeitversetzt verschickst. So stellst du sicher, dass sie den Empfänger zum bestmöglichen Zeitpunkt erreichen.
Fazit
Nutze unsere praktischen Tipps, wie man sein Outlook-Postfach organisiert und effizienter verwaltet. Halte dein E-Mail-Postfach übersichtlich und erleichtere dir die tägliche Arbeit durch regelmäßiges Aufräumen, das Löschen unnötiger E-Mails, die Nutzung von Aufräum- und Bereinigungsfunktionen, das Einrichten von Regeln zur automatischen Sortierung sowie durch Spam-Prävention und sorge durch den Einsatz von Add-ins für mehr Übersichtlichkeit.
Bildnachweis: Pixabay, Fotograf:in ribkhan
