Tener las mejores aplicaciones para trabajar en remoto pueden ayudarte a gestionar con diligencia las tareas u operaciones del día a día de tu negocio, ya sea dentro o fuera de tu espacio habitual de trabajo. Si buscas la mejor forma de seguir trabajando al mismo ritmo de siempre pero en tu casa o en otro lugar, usar las herramientas adecuadas garantiza el éxito.
El teletrabajo llegó de la mano de la crisis sanitaria de la COVID-19 y terminó quedándose entre nosotros, pero para poder implantarlo sin afectar negativamente a la actividad es imprescindible utilizar las apps de Office 365. Sigue leyendo para descubrir cuáles son y
cómo pueden ayudarte.
Aplicaciones de Office 365 para trabajar en remoto y mantener la productividad
En este artículo, vamos a revisar las aplicaciones de Office 365 que te permitirán mantener el contacto con tus compañeros de trabajo y poder trabajar con la tranquilidad de que no vas a perder todo el progreso hecho durante el tiempo que estés en casa. Office 365 ofrece soluciones para:
- Compartir archivos y notas de trabajo.
- Tener conversaciones en tiempo real con otras personas.
- Flexibilidad de uso en varios dispositivos.
- Mantener los esfuerzos en creación de contenido y actividades de marketing.
Echemos un vistazo a cada uno de los puntos anteriores.
1. Compartir archivos y notas de trabajo
Las apps de trabajo en remoto que permiten compartir archivos con tus compañeros de trabajo, colaboradores, socios de proyecto o clientes son esenciales para cualquier persona que tenga que quedarse en casa para hacer su trabajo con cierta facilidad.
Dentro de los paquetes Esencial online y Profesional Pro de Office 365 se incluye el servicio de almacenamiento online OneDrive, con el que tendrás 1TB de disco para subir tus archivos, modificarlos y compartirlos con quien tú quieras, en cualquier momento.
Por otro lado, si necesitas compartir notas de trabajo para poder finalizar un proyecto que tienes a medio hacer, puedes usar la aplicación OneNote, con la que puedes crear notas nuevas, dejar comentarios en las notas ya creadas, compartir ideas con tus compañeros de trabajo y aportar la información necesaria para que nadie se quede bloqueado y poder seguir adelante, fomentando el trabajo colaborativo. De esta forma, puedes darle un nuevo enfoque a tus comunicaciones y desarrollar tus tareas desde cualquier parte del mundo, siempre que tengas un buen ordenador portátil y una conexión estable a Internet.
Además, como permite sincronizar otras funcionalidades como el calendario, tu bandeja de correo electrónico y la agenda de contactos, todos tus documentos, proyectos y datos relevantes se guardan automáticamente en la nube. Esto es muy útil si se da el caso de que, en el tránsito de la oficina a casa para trabajar en remoto, pierdes el móvil o el portátil y no pierdas la cabeza. Solo tendrás que preocuparte de la pérdida material, porque al tener los archivos guardados solo tendrás que iniciar sesión desde otro dispositivo y acceder a ellos.
Artículo relacionado: ¿Qué beneficios aporta un correo electrónico profesional a tu negocio?
2. Tener conversaciones en tiempo real con otras personas
En segundo lugar, Microsoft profundiza en el trabajo colaborativo en tiempo real con herramientas y funciones que permiten seguir trabajando a distancia y estar comunicado con el resto de empleados. Las aplicaciones de Office 365 aseguran que puedas seguir conversando con tus compañeros con facilidad, o incluso poder realizar llamadas y videoconferencias por si se hace imprescindible aclarar alguna tarea que no quedase clara con anterioridad.
En GoDaddy te ofrecemos la aplicación de chat y voz Microsoft Teams, incluido dentro del paquete Profesional Pro, con el que podrás también, si eres freelance, programar reuniones con tus clientes y colaboradores.
Esto sin duda es de gran ayuda para poder progresar y acabar los proyectos y propuestas que tengas en tu mesa de trabajo, estés donde estés.
3. Flexibilidad de uso en varios dispositivos
Cuando tengas que trabajar fuera de la oficina, sea por la razón que sea, saber que cuentas con las aplicaciones adecuadas para acceder a tus calendarios, emails, archivos y notas usando cualquier dispositivo da mucha tranquilidad.
Office 365 ofrece total flexibilidad. Puedes sincronizar todos tus archivos y el resto de funcionalidades del servicio en la nube, hacer login y acceder con todos los dispositivos que quieras, ahorrándote tiempo y esfuerzo.
No importa lo que hagas o donde te encuentres en este momento, puedes comprobar tus cuentas de correo y ver si tienes mensajes nuevos, compartir archivos o incluso trabajar sin conexión desde un portátil, tablet o smartphone. Esto significa que no perderás el tren, ya que si por ejemplo en tu negocio tienes proyectos con unos plazos de entrega muy apretados, podrás seguir manteniendo las fechas pactadas con tus clientes, o podrás contactar con ellos por teléfono o desde la tablet para analizar cómo marcha el proyecto y ver si necesita algún cambio de última hora. Todo sea por evitar que tu carrera profesional termine antes de tiempo.
4. Mantener los esfuerzos en creación de contenido y actividades de marketing
Si en tu página web ofreces servicios de redactor de contenidos, diseño gráfico o eres un vendedor de correas para perros, es fundamental mostrar una imagen lo más profesional posible y que tus clientes sigan confiando en ti. Eso significa que, para seguir dándoles contenido original que genere tráfico hacia tu web o productos innovadores que te hagan aumentar los ingresos recurrentes, tienes que esforzarte un poco y actualizar tu blog y plataformas de redes sociales que utilices.
Office 365 ofrece muchas ventajas, las cuales te permiten de forma intuitiva analizar los datos de tu negocio y poner en práctica las mejores estrategias de marketing que resuelvan tus problemas y ayuden a tu empresa a crecer.
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Todo en uno con las aplicaciones de Office 365
Office 365 is designed to help freelancers and remote workers produce an exemplary standard of work outside of the standard office environment.
By utilizing the features, functionality and platforms offered in Office 365, you’ll have the remote work apps to keep your tasks organized and timely.
No acaban aquí las ventajas de trabajar en remoto usando Office 365. Puedes echarle un vistazk¡o a estos dos artículos sobre otra de las aplicaciones trella del paquete de herramientas de Microsoft, el gestor de correo Outlook:
- 5 beneficios que te ofrece Microsoft Outlook como emprendedor
- ¿Cómo funciona Outlook en Microsoft Office 365?
Integración de IA Copilot en Microsoft 365 para
potenciar la productividad
Sin duda, el gran avance de productividad en las apps de Office 365 llegó con Copilot, una capa de Inteligencia Artificial embebida en herramientas como Word, Excel, PowerPoint,
Outlook y Teams. Su integración entiende el contexto de tus documentos, correos y reuniones para sugerir, resumir y crear contenidos, manteniendo tus datos empresariales bajo control en todo momento.
¿Qué es Microsoft Copilot? Este asistente de IA combina modelos de lenguaje a gran
escala con tus datos de trabajo a través de Microsoft Graph, funcionando junto a aplicaciones que usas a diario para ofrecerte ayuda en tiempo real basada en contexto.
Esto permite generar borradores, reformular textos, resumir hilos y reuniones, e incluso convertir documentos en presentaciones. Copilot no entrena sus modelos con tus prompts
ni respuestas y dispone de cifrado tanto en tránsito como en reposo. Así, el valor de la IA se mantiene en todo momento dentro de los límites y permisos de tu organización.
En cuanto a las opciones que ofrece, son muchas y muy variadas:
● Word: Sugiere estructuras y versiones alternativas de un texto.
● Excel: Responde en lenguaje natural para explorar datos, sugerir fórmulas y detectar tendencias.
● PowerPoint: Crea diapositivas a partir de documentos o indicaciones.
● Outlook: Resume largas conversaciones y propone respuestas.
● Teams: Elabora resúmenes de reuniones, decisiones y tareas.
Además, Copilot Chat centraliza la conversación y Copilot Notebooks permite combinar chats, archivos y notas para analizar y producir contenido.
¿Y por qué esta herramienta de IA de Microsoft se ha vuelto imprescindible? La respuesta es porque reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas, mejora la calidad inicial de los entregables y acelera la toma de decisiones al poner el conocimiento de la organización al alcance de una pregunta.
Esto lo ha convertido en el aliado ideal para quienes ya trabajan con Microsoft 365, así como en la excusa perfecta para quienes aún no lo hacían. No importa a qué grupo pertenezcas, ¡ya sabes cómo empezar a sacar más partido a tu tiempo y obtener mucho
mejores resultados gracias a las apps de Office 365!
