Qué es y cómo ser asistente virtual: Funciones, habilidades y consejos

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lectura de 12 minuto(s)
Leticia Calvo

La Inteligencia Artificial avanza a pasos agigantados y, aunque aún le falta mucho, ya lleva tiempo transformando el panorama laboral, sobre todo el relacionado con el entorno digital. Sin embargo, la figura del asistente virtual (AV) en España se erige como una profesión tan necesaria como bien valorada.

Al contrario a lo que muchos podrían pensar, el auge de la tecnología no ha disminuido la demanda de este rol. Justo al contrario: ha demostrado que la humanización y la personalización en la gestión de determinadas tareas son insustituibles.

Se trata de un sector accesible a un amplio abanico de profesionales que ofrece además la posibilidad de trabajar en remoto, algo cada vez más valorado por quienes desean conciliar la vida personal y laboral. ¿Te gustaría saber qué hace un asistente virtual y cómo ganarte la vida con ello? Pues atiende, ¡porque vamos a contarte todo lo que necesitas saber!

asistente virtual

¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual es un profesional que ofrece servicios de administración y soporte a otro emprendedor o empresa en remoto. Facilita la gestión de las tareas diarias de un negocio empleando, para ello, apps y herramientas digitales y teniendo la posibilidad de trabajar en remoto.

Por lo tanto, su perfil se asemeja al tradicional asistente de dirección, solo que adaptado al mundo online.

Su figura ha surgido como consecuencia de la evolución y el desarrollo de los entornos digitales, y su perfil suele estar destinado a colaborar tanto con el departamento de dirección como con el equipo creativo o área de administración de la empresa.

Y es que las tareas que puede desempeñar un asistente virtual son de lo más diversas. ¡Vamos a verlas!

¿Cuáles son las funciones de un asistente virtual?

En líneas generales, un asistente virtual colabora en la correcta gestión y administración del día a día del negocio.

Estas son las principales funciones de un asistente virtual:

Vamos a ver cada una de ellas de manera más detallada.

Gestión de la facturación y colaboración en tareas de contabilidad

El perfil de asistente virtual puede ser clave a la hora de gestionar la facturación y la contabilidad de un negocio.

Tareas como la emisión de facturas, realizar un seguimiento de los cobros y reclamar los impagos son clave en su día a día.

Y, para ello, no solo debe ser una persona organizada y metódica, sino que debe tener las habilidades sociales necesarias para realizar esta labor de manera empática con el fin de mantener una buena relación con los clientes.

Gestión de eventos y de la agenda

La gestión de la agenda es otra de las tareas más habituales de los asistentes virtuales.

Organizar y agendar correctamente reuniones, concertar citas con proveedores o clientes y llevar al día la gestión de reuniones internas es vital para una buena gestión de la misma.

Y, como no, informar al CEO de la empresa de las actividades más importantes y del estado de la agenda del día.

Además, también es habitual que este perfil colabore a la hora de organizar eventos o viajes, buscando las mejores opciones para su manager.

Colaboración en la gestión del correo electrónico

En muchas ocasiones, las personas emprendedoras dedican demasiado tiempo a la gestión del correo en lugar de invertir estas horas al negocio en sí. Por ello, realizar un primer filtrado del mail corporativo y dar respuesta a aquellos correos para los que está capacitado es otra de las actividades rutinarias del asistente virtual.

Soporte y atención al cliente

En este apartado, entran en juego diferentes canales de comunicación entre las empresas y los clientes. De esta manera, el asistente virtual puede dedicarse a la atención al cliente de diferentes formas:

  • Dando respuesta a los mensajes que llegan a través de redes sociales.
  • Responder llamadas y correos electrónicos de los clientes, ayudándoles a gestionar posibles incidencias o resolver sus dudas.
  • Dar soporte y respuesta a los mensajes que llegan a través de apps de mensajería instantánea como WhatsApp o Telegram, o a través del chatbot de la página web.

Soporte en la creación de contenidos

En algunas ocasiones, la ayuda del asistente virtual es clave para darle un toque final a una creatividad de Instagram, corregir el texto propuesto para un correo electrónico o terminar de editar una grabación para subirla a una plataforma como WordPress.

De hecho, muchos asistentes virtuales tienen conocimientos de diseño gráfico, edición de fotografías, vídeo o audio o, al menos, conocen herramientas como GoDaddy Studio que facilitan tremendamente la labor de creación de contenidos para redes sociales y otras plataformas online.

Realizar un seguimiento de las tareas de logística

En muchas ocasiones, los negocios delegan tareas sencillas de logística al perfil del AV. De esta manera, se encargará de realizar los envíos necesarios y de hacer un seguimiento de los mismos para asegurarse de que se están gestionando de la manera correcta.

¿Qué beneficios tiene contratar un asistente virtual para las empresas?

Ahora que ya conoces las tareas que puede llevar a cabo un asistente virtual. Pero, ¿por qué querría una empresa contratar este perfil?

Estas son las principales ventajas de contratar un asistente virtual en tu negocio:

  • Permite delegar tareas que requieren del tiempo de la persona emprendedora, pero que no aportan demasiado valor al negocio.
  • La persona emprendedora puede dedicar estas horas a proyectos que estén 100% vinculados al propósito de crecimiento de su negocio.
  • En muchas ocasiones, los asistentes virtuales tienen una mayor experiencia que el propio emprendedor o CEO de la empresa en la realización de algunas tareas. Por ello, enriquecen el trabajo realizado.
  • Su trabajo supone una mejor organización de las tareas, creando un negocio más productivo y eficiente.

Por todos estos beneficios, cada vez son más las personas emprendedoras y los negocios que están contratando este perfil para sus empresas.

¿Qué habilidades debe tener una persona para trabajar de asistente virtual?

¿Te gustaría convertirte en asistente virtual? Vamos a ver una serie de cualidades que debes cumplir para ello.

Un asistente virtual debe:

  • Tener conocimientos del entorno digital para poder trabajar en remoto de manera sencilla y eficiente.
  • Conocer el manejo de algunas herramientas online de facturación, diseño gráfico, gestión de proyectos u organización de tareas.
  • Poseer habilidades de redacción y tener habilidades comunicativas para facilitar la comunicación con clientes, proveedores y otros grupos de interés de la empresa.
  • Ser una persona organizada, metódica, proactiva y resolutiva con una gran capacidad de adaptación.
  • Tener un perfil versátil, siendo capaz de gestionar tareas de distintos ámbitos con éxito.

¿Qué herramientas tecnológicas debería conocer un asistente virtual?

El trabajo de un asistente virtual gira en torno a la eficiencia y optimización del tiempo a través del uso de programas y aplicaciones específicas. Este tipo de herramientas no solo facilitan la ejecución de las tareas diarias, también permiten satisfacer las demandas de los clientes de forma mucho más efectiva.

Tanto para personal en plantilla como para aquellos que prefieren la modalidad de asistente virtual freelance, es vital contar con los mejores softwares posibles para destacar en este ámbito. ¿Pretendes encontrar empleo como asistente virtual? ¡Entonces procura conocer y saber cómo exprimir los siguientes recursos!

  • Trello y Asana: Para la gestión de proyectos, organización de tareas, y seguimiento de progresos. Facilitan la colaboración en equipo y la asignación de responsabilidades​​.
  • Wave y Quaderno: Perfectos para gestionar facturas y pagos, y especialmente útiles para asistentes que manejan las finanzas de pequeñas empresas o trabajan en áreas de ventas y administración​.
  • Mailchimp y HubSpot: Claves para la gestión de correos electrónicos y campañas de marketing, ya que permiten automatizar procesos y personalizar cualquier tipo de comunicación.
  • GoDaddy Studio: Para la creación de contenido visual de todo tipo, desde creatividades para redes sociales, banners o newsletters ¡incluso si no se tiene experiencia previa en el mundo del diseño!
  • Google Workspace: Incluye herramientas como Google Meet, Drive, y Calendar, fundamentales para la comunicación, almacenamiento en la nube y gestión de agendas.
  • LastPass: Un gestor de contraseñas que asegura la información confidencial, vital para asistentes virtuales que trabajan datos sensibles de sus clientes​​.
  • Zapier: Permite la integración y automatización entre distintas aplicaciones, lo que permite ahorrar tiempo y esfuerzo en procesos manuales​.
  • FreshBooks, Revolut Pro: Herramientas financieras importantes para la gestión de pagos, gastos, e impuestos, especialmente diseñadas para freelancers y pequeñas empresas​​.
  • Calendly y Google Calendar: Imprescindibles para conseguir organizar el tiempo de forma óptima programar citas sin que se escape ninguna, facilitando además la sincronización con otros calendarios.
  • Metricool y Buffer: Estos recursos son un auténtico salvavidas para el asistente virtual que debe controlar la gestión de redes sociales, ya que permiten programar contenido y analizar los insights de las diferentes campañas​​.
  • Google Drive y Dropbox: Para el almacenamiento de archivos y para poder compartirlos, muy importantes a la hora de trabajar de forma colaborativa y mantener la organización de documentos importantes​​.
  • WeTransfer y Smash: Dos recursos imprescindibles para todo aquel asistente virtual que necesite hacer envíos de muchos archivos o de archivos de mucho peso.

Todas estas herramientas resultan tremendamente útiles a la hora de sacar el máximo partido al trabajo diario de un asistente virtual, ya que permiten realizar una gestión eficaz del tiempo, una mejor organización y, sobre todo, la satisfacción de las necesidades de los clientes de la forma más profesional y eficiente posible.

Cómo ser asistente virtual

Si crees que todas estas habilidades encajan con tu perfil, ¿te gustaría ser asistente virtual?

Vamos a aclararte algunos puntos clave para trabajar como AV, aunque no tengas experiencia previa. Para ello:

  • Puedes optar por formarte a través de cursos online o presenciales. Pero ¿dónde estudiar? Baraja las distintas opciones disponibles, incluidas las formaciones gratuitas, y elige aquella que se ajuste a tus expectativas y tus necesidades.
  • Decide si quieres trabajar por cuenta propia o por cuenta ajena. En caso de que quieras montar tu propio proyecto para trabajar como asistente virtual, define tu público objetivo, desarrolla tu marca y crea una página web para ofrecer tus servicios.

Si eres asistente virtual, crea tu página web en menos de 1 hora con el Creador de Páginas Web de GoDaddy. ¡Empieza gratis!

  • Aprovecha los medios digitales como un blog, una newsletter o las redes sociales para trabajar y potenciar tu marca personal y convertirte en una figura relevante en el sector.
  • Date de alta en plataformas de búsqueda de empleo para acceder a las ofertas actuales. Por ejemplo, Malt, Fiverr, Workana o Freelancer publican multitud de ofertas de este campo.

Cómo encontrar trabajo como asistente virtual

Para trabajar de asistente virtual en España no es necesario contar con estudios específicos: lo importante es ser organizado, eficiente y tener habilidades administrativas y de gestión. ¡Por algo está entre los trabajos online más populares de la actualidad!

Eso sí, como ocurre con cualquier tipo de trabajo, los primeros pasos hasta encontrar empleo pueden resultar difíciles de dar, ¡por eso vamos a recomendarte algunas acciones con las que agilizar esto y empezar a rentabilizar tu apuesta lo antes posible!

  • Construir y mantener una marca personal en plataformas sociales profesionales es primordial. LinkedIn es ideal para ello, ya que te permite publicar contenido relacionado con la asistencia virtual, ampliar tu red de contactos y conectar con otros profesionales​​ que pueden requerir de tus servicios de asistente virtual.
  • Además de las redes sociales, es conveniente crear una página web profesional en la que poder publicitar tus servicios. Utilízala como portfolio y, si puedes, añadir reseñas de clientes que estén satisfechos con tu desempeño. Esto incrementará tu credibilidad y te ayudará a atraer a potenciales empleadores.
  • Existen infinidad de plataformas online dedicadas a conectar freelancers con empresas y particulares que buscan asistentes virtuales. Puedes empezar por Hubstaff Talent, Fiverr, Belay, Freelancer o Infojobs, pero por el camino encontrarás muchas más. Cada una tiene sus particularidades, pero todas ellas te permitirán crear un perfil, listar tus servicios y aplicar a ofertas de trabajo​​.
  • Algo que no todo el mundo hace, y que es muy recomendable, es contactar directamente con empresas que pueden no estar buscando activamente un asistente virtual, pero que podrían necesitarlo. Una estrategia proactiva en este sentido podría ser investigar y acercarte de forma directa a empresas que consideres que podrían beneficiarse de tus servicios. ¡Puede que sea en ese justo momento cuando se den cuenta de lo mucho que te necesitan!
  • Aunque no es imprescindible tener una formación específica, contar con conocimientos en ciertas herramientas digitales y habilidades administrativas siempre es un plus. Herramientas como Notion, Trello, Asana, y conocimientos en Excel y Google Docs, son cada día más valorados​. Además, hablar inglés, y un tercer idioma, puede abrirte puertas a ofertas mejor pagadas y con mayor potencial.

Accede a nuestro Creador de Páginas Web, hazte con nuestro servicio de correo profesional y empieza a moverte. Conseguirás tu primer empleo como asistente virtual más pronto que tarde, ¡y a partir de ahí podrás desarrollar una nueva y exitosa carrera laboral desde la comodidad de tu casa!

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