¿Cómo crear una base de datos desde cero para tu negocio?

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Leticia Calvo

Tener una base de datos estructurada y accesible es vital para los negocios en la actualidad.

Las posibilidades que ofrece el mundo online y las herramientas de análisis de datos, así como el almacenamiento de esta información en la nube y los sistemas CRM hacen que sea sencillo para los negocios gestionar este tipo de información.

Si quieres aprender a crear una base de datos para tu negocio y mejorar tus resultados gracias a su correcta gestión, ¡estás en el artículo indicado!

Pero antes, empecemos por lo más básico: ¿qué entendemos por base de datos?

¿Qué es una base de datos de clientes?

Una base de datos de clientes es un espacio de almacenamiento de información relevante para la empresa de sus clientes y sus prospectos.

Algunos de los datos relevantes para un negocio pueden ser:

  • Datos demográficos: ubicación, sexo, edad.
  • Datos de contacto.
  • Historial de pedidos realizados.
  • Posibles incidencias que han tenido con la empresa.
  • Preferencias de compra o de envío.

Este registro es tremendamente útil, pues supone tener información de primera mano sobre los clientes de la empresa. Algo muy valioso a la hora de analizar cuál es su perfil, trazar estrategias de marketing y ventas o dar futuros pasos con la empresa en consonancia con las preferencias de los clientes.

Vamos a ver en profundidad por qué es útil para los negocios tener una base de datos bien trabajada.

¿Para qué sirve una base de datos?

La base de datos es imprescindible para cualquier empresa. Bien empleada y organizada, se convierte en un pilar de las estrategias de ventas y marketing.

A continuación, vamos a ver cuáles es sus principales utilidades:

  • Reunir en una sola ubicación los datos personales y de ventas de los clientes y de los prospectos. Por ejemplo, pedidos realizados, posibles incidencias, ubicación o datos de contacto.
  • Incluir datos relevantes de los clientes que, en caso contrario, podrían caer en el olvido. Preferencias de cualquier tipo, posibles objeciones a una compra realizada, etcétera.
  • Filtrar y segmentar los contactos para realizar acciones muy dirigidas de ventas o de marketing.
  • Emplear estos contactos para lanzar futuras acciones de ventas, testear nuevos productos o realizar encuestas online.
  • Facilitar la labor del departamento de atención al cliente, permitiéndole acceder fácilmente al historial del cliente y pudiendo gestionar así de manera más eficaz las posibles incidencias.

Y ahora que ya hemos visto cuáles son sus principales usos, vamos a ver qué beneficios aporta una base de datos a una empresa.

¿Por qué es importante para un negocio? Principales ventajas

Si bien anteriormente los negocios no tenían más opción que tener una base de datos offline, en la actualidad las empresas tienen la posibilidad de almacenar la información relativa a los clientes en la nube.

Las bases de datos en la nube permiten el acceso a la información de varios usuarios al mismo tiempo, y son fáciles de filtrar y mantener -eliminar información errónea, contactos que ya no son útiles, etcétera-

Pero, además, tener una base de datos en la nube tiene otras muchas ventajas para una empresa:

  • Una base de datos online y bien estructurada te da múltiples opciones de filtrado de la información. Algo tremendamente útil para lanzar campañas de marketing y ventas dirigidas a un segmento muy concreto de clientes.
  • Por su escalabilidad. Al ser una base de datos guardada en la nube, gestionar un número elevado de clientes no supone un problema de almacenamiento.
  • Permiten el acceso a la información de varios usuarios al mismo tiempo.
  • Las bases de datos en la nube son tremendamente útiles también para el equipo de Atención al Cliente de la empresa, agilizando la de posibles incidencias o reclamaciones.
  • Permite obtener datos relevantes para evaluar el funcionamiento de la empresa. Por ejemplo, antigüedad media de los clientes, recurrencia de compra o ticket medio. Estos datos son vitales a la hora de detectar posibles márgenes de mejora y oportunidades de venta.

En definitiva, las bases de datos son esenciales para una empresa a la hora de tener toda la información acerca de sus clientes localizada y bien estructurada. Máxime cuando se introduce un CRM en la empresa, se automatiza la actualización de sus datos y se potencia la facilidad de obtener reportes.

Mejores CRM

A partir de ahí, los usos que puede darle un negocio de cara a mejorar la marcha de la empresa son muy variados.

¿Cómo crear una base de datos desde cero para tu negocio?

Ahora que ya conoces por qué es importante que las empresas cuenten con una base de datos estructurada, vamos a ver cómo puedes crear una para tu negocio.

No importa si ya has empezado a dar los primeros pasos en esta labor o si todavía no te has puesto a ello. Vamos a verlo de manera detenida para que, además, puedas implantar posibles mejoras en caso de ir un paso por delante.

Para crear tu propia base de datos, sigue estos 4 pasos:

A continuación, vamos a ver con detenimiento cada una de estas etapas. Pero, antes, recuerda que debes mirar al mínimo detalle todos los aspectos relativos a la privacidad de los datos y cumplir correctamente con la Ley RGPD.

Ahora sí, ¡vamos a ello!

Determina qué información es relevante para tu negocio

Antes de intentar obtener la mayor información posible de tus clientes, párate un momento a pensar qué datos son relevantes para tu negocio. O qué información crees que están dispuestos a dar tus clientes.

Esto depende, en gran medida, de tu manera de recabar los datos, del tipo de negocio que tengas y del uso que quieras darle a dicha información.

Por ejemplo, una persona no irá con la misma predisposición a dar sus datos personales a la recepción de una clínica dental que a incluir su información personal en un formulario web para descargarse un simple lead magnet.

De manera general, los datos básicos son el nombre y el correo electrónico. Posteriormente, podemos solicitar número de teléfono, dirección, código postal, fecha de nacimiento, estado civil…

Analiza tu negocio y entiende qué datos son imprescindibles y cuáles son deseables.

Comprende qué frenos pueden tener tus clientes a la hora de aportar depende qué información, y pónselo fácil.

Traza las acciones para conseguir estos datos

Gracias al mundo online, tenemos multitud de posibilidades para empezar a crear una base de datos.

Tanto si tienes un negocio físico como online, puedes empezar a solicitar los datos personales de tus clientes de diferentes maneras.

Bases de datos antiguas

Vamos a ver algunas de las más eficaces:

  • Crear un lead magnet atractivo que llame la atención de tus potenciales clientes y se animen, así, a dejar sus datos personales.
  • En tiendas online, obligar a realizar la compra bajo registro.
  • Creando un webinar gratuito previo registro que pueda serle útil a tu público objetivo.
  • En eCommerce, dando un descuento a los clientes por suscribirse a la newsletter.
  • Enviar newsletter semanales de alto valor -de entretenimiento o con contenido educativo- para tu público objetivo.
  • Realizar concursos o sorteos previo registro.
  • Crea una tarjeta de fidelización para tus clientes habituales para solicitar sus datos personales.
  • Optar por un modelo freemium de tu negocio al que se accede previo registro.

Hay multitud de opciones diferentes, y todas igual de válidas. La elección de una u otra depende de tu negocio y, como no, de los recursos que tengas disponibles.

Selecciona la mejor herramienta para crear tu base de datos.

La solución más sencilla a la hora de crear una base de datos es hacerlo en un documento de Excel -o, en su defecto, de Google Sheets-. Sin embargo, a la hora de extraer y manejar datos debes hacerlo de manera manual. Es decir, que requiere de tiempo y es una tarea que no está exenta de errores humanos.

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Aunque es cierto que ambas herramientas pueden ayudarte en una fase inicial, para sacarle el máximo partido a tu base de datos debes optar por un CRM -Customer Relationship Management-.

Es decir, una herramienta que unifica en una base de datos todas las interacciones entre un contacto y su empresa.

Y esto es tremendamente útil a la hora de emplear toda esta información para realizar campañas de ventas, marketing o desempeñar las labores de Atención al Cliente.

Gracias al empleo de un CRM podrás disfrutar de bases de datos automatizadas con funcionalidades ampliadas -capacidad para tener un historial, apuntar observaciones relevantes, etcétera-.

Además, permiten crear informes de manera automática y, como no, exportar o importar datos de los contactos de la empresa.

Hay multitud de CRM en el mercado dirigidos a empresas de todos los sectores y dimensiones. Algunas de los sistemas CRM más conocidos son:

  • Microsoft Dynamics.
  • Salesforce.
  • Hubspot.
  • Sage.
  • SAP.
  • Oracle

Valora qué funcionalidades tiene cada uno de ellos y cuál se ajusta mejor a tu empresa.

Actualiza la información.

Tener una base de datos actualizada es vital. Sin embargo, es habitual que los datos personales de tus clientes vayan cambiando a lo largo del tiempo. También lo es que puedan existir algunas incidencias con los clientes o que se actualice el historial de pedidos.

Asegúrate de mantener los datos actualizados para garantizar el éxito de su gestión y empleo para las estrategias de marketing y ventas.

Otro factor importante es depurar esta base de datos para tener únicamente los clientes activos o los prospectos de la empresa.

¿Ya sabes cómo crear la base de datos de tus clientes?

Define tus objetivos con respecto a la base de datos de tu empresa, así como tus necesidades. Traza un plan de acción, ¡y manos a la obra! La información más valiosa para tu negocio está al alcance de tu mano.