Apps zur Arbeitszeiterfassung sind heutzutage unverzichtbar, um den Stempelprozess in Unternehmen zu erleichtern. Besonders seitdem die Gesetzeslage im Arbeitsbereich strenger geworden ist, steigt die Nachfrage nach diesen Tools.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und der zunehmende Trend zum Homeoffice sind zwei der Hauptgründe, warum die Apps immer mehr an Bedeutung gewinnen. Doch warum ist das Führen eines Arbeitszeitnachweises überhaupt Pflicht, und welche Apps eignen sich am besten dafür?
Ist das Stempeln im Job Pflicht?
In Deutschland ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 rechtlich bindend geworden. Das BAG entschied, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Diese Entscheidung stützt sich auf ein früheres Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019, das alle EU-Mitgliedsstaaten dazu verpflichtete, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen, um den Schutz der Arbeitnehmerrechte zu gewährleisten. Auch wenn es noch keine detaillierte gesetzliche Regelung in Form eines nationalen Gesetzes gibt. Ein Gesetzentwurf zur Konkretisierung wird jedoch erwartet.
Das Ziel dieser Reform ist es, unter anderem Überstunden zu überwachen, die oft nicht von den Unternehmen bezahlt werden. Dadurch soll die Qualität der Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmer verbessert werden.
Natürlich gibt es je nach Job einige Herausforderungen bei der Zeiterfassung, insbesondere bei flexiblen Arbeitszeiten oder ortsunabhängigen Tätigkeiten. Doch glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Apps, die diesen Prozess, sogar im Homeoffice, erleichtern. Letztlich liegt es an den Unternehmen, gemeinsam mit den Arbeitnehmervertretern die am besten geeignete Lösung auszuwählen. Wichtig ist jedoch: Die Zeiterfassung ist für Unternehmen obligatorisch. Falls Unternehmen dem nicht nachkommen, drohen hohe Geldstrafen.
Wie erfasst man die Arbeitszeit der Mitarbeiter?
Es gibt mehrere Methoden, um die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu erfassen. Hier sind einige der gängigsten:
- Manuell in Excel- oder Google-Sheets: Die Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten per Hand ein.
- Kartensysteme: Ähnlich wie die früheren Stempelkarten, nur mit moderneren Technologien.
- Biometrische Systeme: Es wird per Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Retinascan oder Stimmerkennung gestempelt.
- Software am Arbeitsplatz: Auf den Computern der Mitarbeiter installierte Programme, die das Ein- und Ausstempeln ermöglichen.
Unternehmen müssen entscheiden, welches System am besten zu ihren Bedürfnissen passt – abhängig von den Arbeitsbedingungen und der Flexibilität, die der Job erfordert. Besonders in Zeiten von Homeoffice und flexiblen Arbeitszeiten sind Apps zur Zeiterfassung eine sehr gute Lösung.
Die besten Apps zur Arbeitszeiterfassung
Es gibt zahlreiche Systeme, die die Zeiterfassung über mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets ermöglichen. Diese Apps sind ideal, um die Arbeitszeiten von überall aus zu erfassen.
Die 6 besten Apps, die sowohl für Android- als auch iOS-Geräte verfügbar sind:
1. Clockin
Clockin ist eine umfassende Zeiterfassungs-App aus Münster, die sich besonders für Unternehmen eignet, die Mitarbeiter im Homeoffice oder Freelancer beschäftigen. Die App lässt sich durch Farben und dein Firmenlogo individuell anpassen. Ein großer Vorteil von Clockin ist, dass die Arbeitszeit von überall erfasst werden kann, und sogar im Offline-Modus. Zusätzlich kannst du bei Bedarf die Stundenzettel deiner Mitarbeiter automatisch als Excel-Datei erstellen lassen, was die Dokumentation deutlich vereinfacht.
Funktionen von Clockin:
- Zeiterfassung auf Tablet, Smartphone oder PC.
- Geolokalisierung zur Verhinderung von betrügerischen Stempelungen.
- Automatische Erstellung und Export von Stundenzetteln in Excel und PDF.
- Anpassbare Benutzeroberfläche mit deinem Firmenlogo und Farben.
Clockin bietet drei Preismodelle an. Die digitale Stechuhr startet bei 3,19 € (bei 24 Monaten Laufzeit), die Projekt Zeiterfassung gibt es ab 5,59 € und das volle Paket mit Zeiterfassung und Dokumentation ab 7,99 € pro Monat und Nutzer. Je mehr Mitarbeitende registriert sind, desto günstiger wird der Preis.
2. ZEP
ZEP ist eine flexible Software, die unterschiedliche Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Funktionen bietet. Sie kann je nach Bedarf individuell angepasst werden. Mit ZEP Clock lässt sich die Arbeitszeiterfassung einfach und rechtskonform erledigen, während ZEP Compact eine detaillierte Projektzeiterfassung bietet, um Arbeitszeiten auf Kunden und Aufgaben zu erfassen. ZEP Professional geht noch weiter und deckt das gesamte Projektmanagement ab – von der Angebotsstellung bis zur Abrechnung.
Funktionen von ZEP:
- ZEP Clock: Einfache und rechtskonforme Zeiterfassung
- ZEP Compact: Projektzeiterfassung mit Auswertungen nach Aufgaben und Kunden
- ZEP Professional: Vollständige Projektplanung und -abwicklung in einer Software.
ZEP-Preise:
Je nach gewählter Funktion starten die Preise bei 1,50 € pro Monat für ZEP Clock, 8,00 € für ZEP Compact und 20,00 € für ZEP Professional.
3. Crewmeister
Crewmeister ist eine einfache Zeiterfassungs-App, die es deinen Mitarbeiterinnen ermöglicht, ihre Arbeitszeiten sogar ohne Internetverbindung zu erfassen. Mit nur einem Klick können sie sich einloggen und ihre Arbeitszeiten erfassen. Mitarbeiterinnen können zudem selbstständig Pausen festlegen oder nach getaner Arbeit den Arbeitstag beenden. Für zusätzliche Sicherheit kann die App den Standort der Mitarbeiterinnen per GPS-Tracking erfassen, um die Anwesenheit bei Kundinnen nachzuweisen.
Funktionen von Crewmeister:
- Zeiterfassung ohne Internetverbindung
- GPS-Tracking, um den Standort beim Stempeln zu erfassen
- Pausenregelungen können von der HR-Abteilung festgelegt werden
- Mitarbeiter können sich eigenständig ein- und ausstempeln sowie Pausen eintragen
Crewmeister-Preise:
Die Preise richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter und dem gewählten Paket. Es gibt Module für Zeiterfassung, Zeiterfassung Plus, Urlaubsplaner und Schichtplaner. Die Preise beginnen bei 11,90 € pro Monat, wenn jährlich bezahlt wird. Crewmeister bietet außerdem eine 14-tägige kostenlose Testphase und den ersten Monat gratis bei jährlicher Zahlung.
4. Beebole
Beebole ist eine weitere beliebte App zur Arbeitszeiterfassung. Sie ist einfach zu bedienen und bietet viele Funktionen, die an die Bedürfnisse jedes Mitarbeiters angepasst werden können.
Vorteile:
- Tägliche, wöchentliche oder monatliche leistungsstarke Berichte über die Arbeitszeit.
- Kundenabrechnung: Besonders praktisch, um Projektstunden für die Abrechnung zu erfassen.
- Verwaltung von Urlaubszeiten und Abwesenheiten.
- Lohnabrechnung: Die App unterstützt bei der Verwaltung von Gehältern.
Beebole bietet eine 30-tägige Testphase an, danach kostet die Nutzung ab 6,99 Euro pro Monat und Nutzer.
5. Factorial
Factorial ist ein umfassendes HR-Tool, das über die reine Zeiterfassung hinausgeht. Es ermöglicht auch die Verwaltung von Bewerbungsverfahren, internen Dokumenten und Unternehmensausgaben.
Zu den Funktionen zählen u. a.:
- Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
- Arbeitszeitmanagement: Arbeitszeiten können erfasst und bearbeitet werden.
- Schichtplanung
- Dokumentenverwaltung: Verträge und andere Dokumente können sicher gespeichert werden.
Factorial bietet eine 14-tägige Testphase und unterschiedliche Preismodelle. Für die Zeiterfassung reicht das „Starter“-Paket, das ab 4,75 Euro pro Mitarbeiter und Monat kostet.
6. Sesame
Sesame ist eine App, die über mobile Endgeräte oder eine Webanwendung funktioniert. Sie ist auch mit biometrischen Erkennungssystemen kompatibel.
Funktionen:
- Arbeitszeiterfassung und Urlaubsmanagement
- Turnusplanung: Arbeitszeiten und Schichtpläne können automatisiert an die Mitarbeiter gesendet werden.
- Leistungsanalysen: Die App bietet detaillierte Berichte zur Produktivität der Mitarbeiter.
Sesame richtet sich insbesondere an kleinere Unternehmen. Der Preis beginnt bei 4,25 pro User Euro pro Monat.
Fazit: Welche Zeiterfassungs-App passt zu deinem Unternehmen?
Die Arbeitszeiterfassung ist für Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Doch mit der richtigen App lässt sich dieser Prozess einfach und flexibel gestalten. Bevor du dich entscheidest, welche App du verwenden möchtest, solltest du die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens und die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter berücksichtigen.
Schau dir die Funktionen und Preise der unterschiedlichen Apps an und wähle diejenige, die am besten zu deinem Geschäftsmodell passt.
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