La privacidad de datos en pymes y grandes empresas se ha convertido en una prioridad tanto en España como en el resto del mundo. Cualquier negocio que gestione datos de clientes, empleados, proveedores o usuarios web debe tratarlos con rigor, transparencia y medidas de seguridad proporcionadas, incluso si trabaja con herramientas muy sencillas.
No hacerlo puede traducirse en sanciones, pérdida de confianza, interrupciones del servicio o daños reputacionales difíciles de reparar. Además, el cumplimiento del RGPD para pymes exige aplicar principios como confidencialidad, integridad y responsabilidad proactiva.
Por eso hemos preparado una completa guía que te mostrará cómo proteger los datos de una empresa pequeña aunque no dispongas de un gran equipo de ciberseguridad. Seguir sus pasos te permitirá reforzar la privacidad de datos en pymes desde lo más básico. ¡Ya verás como no es tan difícil!
1. Establece una política de privacidad
Una de las mejores formas de proteger la privacidad de la empresa, de sus empleados y de sus clientes es desarrollar una política de privacidad. En ella, debes explicar de qué manera va a actuar la empresa y qué posibles soluciones va a implementar para mantener a salvo la información personal.
Debes tener en cuenta que algunas corporaciones recopilan datos personales de los clientes -nombre, número de teléfono y direcciones de correo electrónico-. La política de privacidad debe detallar qué serie de datos de los clientes recopila la corporación, qué uso van a tener y qué medidas de seguridad ayudarán a proteger esta cantidad de información.
Como empresa, debes evitar recopilar datos confidenciales de los clientes.
2. Forma a los empleados de la empresa
¿Sabes que el 90% de las fugas de información son fruto de un error humano? Las pequeñas empresas deben destinar el tiempo necesario para formar su personal y asegurar la privacidad de datos sensibles.
Gracias a esta capacitación, los empleados podrán comprender cuál es su labor a la hora de ayudar a proteger el alto volumen de información manejada por la corporación, tanto datos privados como comerciales.
Esta formación sobre cómo proteger la privacidad de una empresa, debe priorizar las siguientes áreas:
- Sugerencias para crear contraseñas seguras y restablecerlas cada 60 o 90 días.
- Estar a la última en tendencias en las obligaciones que establece la Ley de protección de datos, así com ode estafas y fraudes a través de Internet.
- Conocer los principios básicos y las mejores prácticas de seguridad. Por ejemplo, cómo detectar correos electrónicos fraudulentos, evitar abrir archivos adjuntos o hacer clic en enlaces sospechosos.
- Asesoramiento en la protección de datos. Por ejemplo, a la hora de almacenar información en espacios aprobados por la empresa -un servicio en la nube autenticado, por ejemplo-.
Una vez se completa la formación, el propio personal de la empresa puede firmar un documento que acredite que han sido capacitados y educados acerca de las políticas de privacidad de datos de la empresa.
3. Invierte en software de seguridad
Invertir en software de seguridad es una de las decisiones más importantes para reforzar la privacidad de datos en pymes. No basta con tener cuidado: el phishing, el malware o el ransomware pueden afectar a cualquier negocio que esté conectado a internet.
Empieza protegiendo los dispositivos desde los que se accede a información corporativa: tanto ordenadores como tablets y móviles. Un antivirus empresarial y un sistema antimalware ayudan a detectar archivos maliciosos, bloquear amenazas y reducir infecciones que pongan en riesgo documentos o credenciales. Conviene contar con firewall, protección frente a ransomware, actualizaciones y alertas.
Estas acciones de ciberseguridad para pymes son fundamentales cuando se teletrabaja, se usan redes públicas o diferentes empleados acceden a la misma información. Para evitar fugas de información en empresas, utiliza gestores de contraseñas, cifrado, VPN y controles de acceso que limiten quiénes pueden consultar, editar o descargar datos. Así, la privacidad de datos en pymes no dependerá únicamente de la prudencia individual.
Si buscas una solución sencilla pero competente para empezar, el antivirus para pequeñas empresas de GoDaddy integra Norton Small Business. Esto te dará acceso a protección para dispositivos, VPN, copias de seguridad en la nube, gestor de contraseñas y supervisión para negocios. Esta combinación mejora la seguridad de la información empresarial sin necesidad de desplegar una infraestructura compleja.
El software de seguridad debe formar parte de una estrategia más amplia. Revisa qué programas utilizas, elimina aplicaciones innecesarias, instala parches cuando estén disponibles y configura alertas ante accesos inusuales. Todo esto fortalece la privacidad de datos en pymes porque reduce puntos débiles y ayuda a detectar y anticiparse a incidentes.
También es importante saber cómo prevenir la pérdida de datos. Para ello, combina protección en tiempo real con copias de seguridad automáticas, almacenamiento seguro y pruebas de restauración. Si un equipo se infecta, se pierde o queda bloqueado por ransomware, podrás recuperar la información de forma mucho más sencilla.
Como ves, la privacidad de datos en pymes no depende de una única herramienta, sino de sumar diferentes capas de protección. Elegir software fiable y mantenerlo actualizado es imprescindible: parecen decisiones simples, pero sostenerlas de forma periódica y medible es básico que tu empresa no sea víctima de sorpresas desagradables en materia de seguridad de los datos.
4. Implementa la autenticación multifactor (MFA)
Uno de los principios básicos que incluye la formación de la plantilla es aprender a crear contraseñas seguras y cambiarlas de manera regular cada 60 o 90 días. Otro consejo para proteger los datos de acceso y garantizar inicios de sesión seguros es implementar la autenticación multifactor.
La autenticación de múltiples factores (MFA) ayuda a verificar la identidad de la persona que inicia sesión y añade una capa adicional de protección de seguridad, al solicitar información extra junto al nombre de usuario y la contraseña.
Pero, ¿qué es la autenticación multifactor?
La autenticación multifactor ayuda a verificar la identidad de la persona que inicia sesión y agrega una capa adicional de protección de seguridad al solicitar información adicional junto con su nombre de usuario y contraseña.
Algunos ejemplos de MFA son recibir una llamada en el teléfono móvil de un empleado o enviar un código de acceso a través de mensaje de texto. De esta manera, ayuda a verificar la identidad de la persona que inicia sesión y añade una capa extra de protección de seguridad.
5. Utiliza una red Wi-Fi segura
La mayoría de las pequeñas empresas tienen una red Wi-Fi destinada a la plantilla. Esta debe ser segura, encriptada y oculta.
Los empleados que trabajan desde casa o en remoto deben emplear una red privada virtual -VPN- para proteger los datos personales, comerciales y cualquier otro tipo de información comercial.
6. Crea copias de seguridad de los datos periódicamente
Recuerda hacer copias de seguridad de los datos privados en los ordenadores. Algunos de estos datos pueden incluir documentos de texto, hojas de cálculo, archivos financieros, de recursos humanos o la base de datos de la empresa.
Activa la configuración automática para hacer una copia de seguridad de estos archivos. Además, los datos almacenados en la nube también deben respaldarse periódicamente.
¿Tienes copias impresas de documentos importantes? Mantenlos almacenados en un lugar seguro y separado de la sede del negocio de manera que no se vean afectados en caso de la afección de un desastre natural o cualquier otro problema que pueda afectar al negocio.
7. Invierte en un seguro de riesgos cibernéticos
Hay multitud de seguros para subsanar violaciones de datos y con fines de responsabilidad cibernética.
De esta manera, los empresarios pueden ponerse en contacto con las empresas aseguradoras para obtener una cotización y contratar un seguro que sea acorde a las necesidades del negocio. De esta manera, pueden ir un paso más allá ala hora de garantizar la seguridad y la privacidad de la pequeña empresa.
La protección de datos personales y de la privacidad de la empresa es una de las mayores preocupaciones de las empresas. Estas pautas podrán ayudarte a proteger la privacidad de tu negocio y ayudarte a continuar tu camino como empresa de la manera más segura.
